Prata med din bokföring i ChatGPT med B2B.nu

B2B.nu-appen är godkänd av OpenAI och finns i ChatGPT. Fråga om företagets ekonomi, skapa fakturor och offerter, registrera tid och bokför kvitton direkt i chatten, utifrån aktuella uppgifter i ditt B2B.nu-konto.

Hur går företaget? Vilka kunder har inte betalat? Har några kostnader ökat ovanligt mycket? Ställ frågorna med vanliga ord, följ upp svaren och få siffrorna förklarade. När du vet vad som behöver göras kan du göra det i samma chatt, och ingenting ändras förrän du har godkänt det.

Öppna B2B.nu i ChatGPT

Det här kan appen göra

Förstå ekonomin

• Sammanfatta intäkter, kostnader, resultat och likviditet, och förklara resultat- och balansrapporter.
• Visa förfallna kundfakturor och föreslå vilka kunder du bör kontakta först.
• Ta fram momsunderlag, en likviditetsprognos och kommande ekonomiska deadlines och upptäcka kostnader som ökat ovanligt mycket.
• Visa kund- och leverantörsreskontra, verifikationer, huvudbok, importerade banktransaktioner, offerter och dina att-göra-uppgifter.

Fakturera och bokföra

• Skapa och ändra fakturautkast för befintliga kunder och skicka fakturor med e-post eller Peppol.
• Registrera kundinbetalningar som redan har kommit in och skicka betalningspåminnelser med e-post på förfallna fakturor.
• Bokföra manuella verifikationer och registrera leverantörsfakturor för befintliga leverantörer.
• Matcha och bokföra banktransaktioner som redan är importerade i B2B.nu.
• Bifoga kvitton och leverantörsfakturor som PDF eller bild. B2B.nu sparar originalet, tolkar uppgifterna och varnar för dubbletter innan du bokför med originalet bifogat.

Sälja och följa upp kunder

• Hämta produkter med aktuellt pris, skapa, ändra och skicka offerter och göra om accepterade offerter till fakturor.
• Lägga upp företag i CRM, logga aktiviteter och skapa CRM-uppgifter.
• Skapa och uppdatera kunder och leverantörer. Appen visar möjliga dubbletter innan något skapas.

Tid och projekt

• Se projekt, registrera tid och utlägg och starta eller stoppa din timer.
• Attestera tid och ta fram fakturaunderlag från attesterad tid, om du är administratör eller har redovisningsbehörighet.

Egna uppgifter

• Lägga till, ändra och klarmarkera uppgifter på din egen att-göra-lista.

Har du flera företag kan du be appen lista dem och byta till ett annat företag som du har åtkomst till och där AI-kopplingen är aktiverad.

Du godkänner varje ändring

Appen kan bara ändra något om du har gett skrivåtkomst när du anslöt. Även då genomförs ingenting utan ditt godkännande. Beroende på åtgärd godkänner du på ett av två sätt:

• I ChatGPTs dialog: när du till exempel skapar ett fakturautkast, registrerar en inbetalning, bokför en verifikation eller lägger till en uppgift sammanfattar appen vad den ska göra, och ChatGPT ber dig bekräfta innan åtgärden körs.
• I B2B.nu:s granskning: när du till exempel skickar en faktura eller påminnelse, ändrar en kund, attesterar tid eller bokför ett bifogat kvitto visar B2B.nu en granskning i chatten med företag, mottagare, belopp och bokföringseffekt. Åtgärden genomförs först när du klickar Godkänn och utför, och ett ja i chatten räcker inte. Med Avstå stänger du granskningen utan att något händer. Granskningen gäller i tio minuter. Ändras posten eller byter du företag behöver du granska på nytt.

Dina behörigheter i B2B.nu gäller även i ChatGPT. Företagets administratör kan dessutom stänga av alla skrivåtgärder, begränsa vilka områden appen får ändra och sätta en beloppsgräns per åtgärd. Som standard finns ingen beloppsgräns.

Granska alltid företag, datum, motpart och belopp. Ett fakturautkast förbrukar ett fakturanummer och bokförs direkt om du använder faktureringsmetoden. Appen överför aldrig pengar, skickar ingenting utan ditt godkännande och raderar inga poster. Rättelser gör du i B2B.nu.

Kom igång

1. Öppna B2B.nu-appen i ChatGPT och välj lägg till (+).
2. Anslut ditt B2B.nu-konto när du blir ombedd. Logga in och välj startföretag.
3. Granska åtkomsten. Tillåt även skrivåtgärder är förvald. Bocka ur den om appen bara ska få läsa.
4. Om du är administratör visas också rutan Aktivera alla appfunktioner för företaget. Den är förbockad och slår på alla funktioner ovan för företaget direkt. Bocka ur den om du hellre väljer själv i B2B.nu.
5. Klicka på Godkänn åtkomst.
6. Starta en ny chatt, skriv @, välj B2B.nu och fråga till exempel ”Hur går det för mitt företag?”.

Du behöver ett B2B.nu-konto där företaget har AI-kopplingen aktiverad. Den färdiga appen kräver inget utvecklarläge och ingen API-nyckel. ChatGPTs egna abonnemangsvillkor gäller. Om du inte hittar appen kan det bero på vilket ChatGPT-konto du använder och vad din arbetsyta tillåter.

Du ser anslutningen och kan koppla bort den när du vill under Inställningar → AI-koppling i B2B.nu. Där väljer administratören också vilka funktioner som är påslagna, under Utökade funktioner i appen.

Börja med en fråga och fortsätt därifrån

Skriv ”Hur går det för mitt företag?” och följ upp med ”Vilka kostnader har ökat mest?” eller ”Förklara vad som påverkar resultatet.”

Fråga ”Vilka fakturor är förfallna och vem ska jag ringa först?” och be sedan appen skicka en påminnelse eller lägga till en uppgift om uppföljningen. Du kan också skriva ”Skapa en offert till Exempel AB på tio timmar konsulttid” eller bifoga ett kvitto och skriva ”Bokför det här kvittot.”

Bra att veta

• Banksaldon bygger på senast importerade uppgifter i B2B.nu, inte på en ny hämtning från banken.
• Momsunderlaget hjälper dig i arbetet, men appen lämnar inte in momsdeklarationen.
• Fakturarader med ROT/RUT, omvänd moms eller annan valuta än SEK ändrar du i B2B.nu. Offerter kan göras om till fakturor i SEK för kunder i Sverige.
• Peppol kräver att e-faktura är aktiverat och att kunden har en verifierad Peppol-adress. Appen byter aldrig själv från e-faktura till e-post.
• Lönedetaljer och medlemsregister ingår inte i appen. De finns i B2B:s fulla MCP-anslutning, som du kan använda med till exempel Claude.
• När du använder appen delas de uppgifter den hämtar med ChatGPT inom ramen för din anslutning.

Läs steg-för-steg-guiden och arbetsflödena i ChatGPT i dokumentationen. Om du använder Claude eller Grok finns instruktioner för direktanslutning med MCP.

Vanliga frågor

Kan ChatGPT läsa min bokföring innan jag ansluter?

Nej. Du behöver själv ansluta ditt B2B.nu-konto och godkänna åtkomsten. Du kan koppla bort appen när du vill under Inställningar → AI-koppling.

Appen svarar att funktionen inte är aktiverad för företaget. Vad gör jag?

Företaget har inte slagit på den funktionen ännu. Det händer oftast om appen anslöts innan funktionen fanns eller av någon som inte är administratör. En administratör väljer funktionerna under Inställningar → AI-koppling → Utökade funktioner i appen, eller ansluter appen på nytt med rutan Aktivera alla appfunktioner för företaget ibockad.

En funktion saknas trots att den är påslagen. Varför?

Nya funktioner kräver nya behörigheter. Koppla bort appen under Inställningar → AI-koppling och anslut igen, så får du godkänna den nya åtkomsten. Kontrollera också att du har behörighet till området i B2B.nu.

Kan appen läsa av kvitton?

Ja. Bifoga kvittot eller leverantörsfakturan som PDF, JPG, PNG eller GIF på högst 10 MB. B2B.nu sparar originalet och tolkar det med företagets inställningar. Om tolkningen är avstängd för företaget skickas originalet inte till någon tolktjänst, och du fyller i uppgifterna i chatten.

Kan appen skicka fakturor?

Ja, med e-post eller Peppol, men aldrig av sig själv. Du ser mottagare och belopp i granskningen och klickar Godkänn och utför. Företagets skrivpolicy måste också tillåta ändringar av fakturor.

Kan jag använda hela B2B.nu via ChatGPT-appen?

Appen täcker ekonomi, rapporter, bokföring, fakturor, offerter, CRM, kunder och leverantörer, tid och projekt, underlag och att-göra. Lönedetaljer och medlemsregister ingår inte. Rättelser av bokförda poster gör du i B2B.nu.