Arbetsflöden i ChatGPT-appen

Med B2B.nu-appen kan du arbeta med kunder, offerter, fakturor, egna uppgifter, tid och underlag. Vilka funktioner du ser beror på företagets aktiverade etapp, dina B2B-behörigheter och vad du har godkänt när du anslöt appen.

Komma igång

När en administratör ansluter appen visas rutan Aktivera alla appfunktioner för företaget på godkännandesidan. Den är förbockad, och när du godkänner slås alla etapper på för företaget så att funktionerna fungerar direkt. Bocka ur rutan om du vill välja etapp själv. Rutan visas inte för användare som inte är administratörer, och inte när alla etapper redan är på.

Etappen kan också väljas eller sänkas under Inställningar → AI-koppling → Utökade funktioner i appen (spara skrivpolicyn). Etapp 0 behåller tidigare funktioner. Etapperna är kumulativa:

Nya rättigheter kräver nytt samtycke. Anslut appen på nytt om en funktion saknas trots att rätt etapp är aktiv. Administratören kan begränsa vilka områden AI får ändra och sätta en beloppsgräns per åtgärd.

Granska och godkänn

Nya ändringsåtgärder visar en särskild granskning i appen. Kontrollera företag, poster, mottagare, belopp, bilagor och bokföringseffekt. Klicka Godkänn och utför för att genomföra åtgärden eller Avstå för att lämna vyn utan att utföra den.

Godkännandet gäller i tio minuter. Ett ja i chatten ersätter inte knappen. Ändras uppgifterna eller byter du företag måste du granska på nytt. Upprepade klick på samma godkännande ska återge samma resultat.

Visas ett fel om osäker leverans: kontrollera utfallet i B2B och hos leveranstjänsten innan något nytt skickas. Appen byter aldrig automatiskt från e-faktura till e-post.

Kunder, leverantörer och egna uppgifter

Be exempelvis: ”Skapa kunden Exempel AB med denna adress och 30 dagars betalningsvillkor.” Appen visar möjliga befintliga träffar på namn, organisationsnummer och e-post. Välj en befintlig post eller ta uttryckligen ställning till dubbletten innan du godkänner skapandet.

Registerändringar omfattar namn, organisationsnummer, VAT-nummer, e-post, telefon, adress, postnummer, ort, land, betalningsvillkor och anteckningar. Övriga registerfält hanteras på kund- eller leverantörskortet i B2B.

Du kan ändra titel, beskrivning, prioritet och förfallodatum/klockslag på egna att-göra-uppgifter. När en återkommande uppgift klarmarkeras skapas nästa förekomst enligt dess befintliga inställningar. CRM-uppgifter och att-göra-uppgifter är olika listor.

Fakturor och offerter

Produkter hämtas med aktuellt pris, enhet och moms. Välj produkten för faktura- eller offertraden och kontrollera det slutliga beloppet i granskningen.

Fakturautkast får ändras så länge de inte är utfärdade eller förseglade. Vid ändring av rader på ett redan bokfört utkast visar appen att tidigare bokföring korrigeras och ny bokföring skapas. Låsta perioder kan inte ändras.

Skicka fakturan med e-post eller Peppol. Peppol kräver aktiverad e-faktura och en sparad, verifierad Peppol-adress på kundkortet. Granskningen visar den faktiska mottagaren. Betalningspåminnelser skickas via e-post och kräver en skickad, förfallen faktura med kvarstående skuld.

Snabb- och standardofferter kan ändras och skickas med e-post. Bara accepterade offerter kan konverteras. CRM-företaget måste först vara kopplat till en fakturakund. Om kunden saknas skapar du den separat och godkänner sedan kopplingen.

Konverteringen visar fakturans avrundning och bokföringseffekt. Vid faktureringsmetoden kan även ett fakturautkast skapa bokföring av kundfordran. Vid kontantmetoden sker bokföringen vid betalning. En redan konverterad offert återger samma faktura.

Rader på fakturor med ROT/RUT, omvänd moms eller utländsk valuta ändras i B2B:s fakturaformulär. Appens offertkonvertering omfattar svenska fakturor i SEK till inrikes kunder; den räknar inte om andra valutor. Offerter i utländsk valuta hanteras i B2B om företagets AI-policy har en beloppsgräns i SEK. CRM-automationer körs inte när CRM-företag skapas genom appen.

Tid, timer och fakturaunderlag

Du ser och ändrar egen tid. Administratörer och redovisningsanvändare kan hantera andras tid enligt företagets behörigheter. Attesterade eller fakturerade tidposter kan inte ändras genom appen.

Det finns högst en aktiv timer per användare och företag. Vid stopp visar granskningen stopptiden och den tidpost som kommer att skapas. Tiden avrundas uppåt till en kvart, med högst 24 timmar. Stopptiden är den som visas när granskningen skapas, även om du klickar på godkänn senare.

Utlägg anges med datum, beskrivning och belopp. Debiterbara utlägg kräver projekt och kan ha ett påslag. Attestering kräver administratör eller redovisningsbehörighet och visar exakt vilka poster som omfattas.

Fakturaunderlaget använder befintliga projektpriser, påslag och gruppering. Endast attesterade, debiterbara och ofakturerade tidposter/utlägg tas med. Att visa underlaget markerar inte posterna som fakturerade.

Bifoga och bokför underlag

1. Bifoga originalet som PDF, JPG, PNG eller GIF, högst 10 MB. Be appen spara underlaget.
2. Originalet sparas i B2B. Om samma fil redan finns återanvänds originalet.
3. Be att få se tolkningen. Tolkningen körs i bakgrunden med företagets befintliga inställningar. Är tolkningen avstängd skickas originalet inte till en tolktjänst.
4. Öppna Visa original i B2B från granskningen och kontrollera uppgifterna. Inloggning i B2B kan behövas. Komplettera datum, leverantör, fakturanummer, konton, moms och belopp i chatten.
5. Ta ställning till möjliga dubbletter. Ett redan registrerat identiskt original kan inte bokföras igen.
6. Granska den slutliga konteringen och klicka Godkänn och utför.

För en leverantörsfaktura behövs en befintlig leverantör och leverantörens fakturanummer. Vid kontantmetoden registreras fakturan som obetald utan att någon betalning eller verifikation skapas då. Vid faktureringsmetoden bokförs leverantörsskulden.

För kvitton måste du ange betalningssättets konto eller ett motkonto för skulden till den som gjort utlägget. Beloppen på konteringsraderna anges exklusive moms. Originalet kopplas till den skapade posten. Appen genomför inga betalningar.

Vanliga frågor

Appen svarar "Funktionen är inte aktiverad för företaget än" – vad gör jag? Företagets etapp täcker inte funktionen, till exempel uppladdning av underlag (etapp 5). En administratör kan välja etapp under Inställningar → AI-koppling → Utökade funktioner i appen, eller ansluta appen på nytt och godkänna med rutan Aktivera alla appfunktioner för företaget ibockad. Försök sedan igen i chatten.

Varför saknas godkännandeknappen? Åtgärden kan sakna stöd i den anslutna klienten, rätt etapp eller samtycke. Godkänn inte genom att försöka anropa ett dolt verktyg. Kontrollera appanslutningen och använd vid behov B2B:s vanliga gränssnitt.

Tolkningen misslyckades – måste jag ladda upp igen? Nej. Originalet finns kvar. Kontrollera det och fyll i uppgifterna manuellt eller försök tolka på nytt under Underlag i B2B.

Kan jag ångra ett utskick eller radera en bokföringspost i chatten? Nej. Kontrollera posten i B2B och använd systemets ordinarie rättelserutiner. Appen har inga verktyg för radering, kreditering eller betalningsöverföringar.