Bästa affärssystemet för ideell förening

B2B.nu är ett svenskt molnbaserat affärssystem som samlar bokföring, föreningsregister, medlemsavgifter, aktiviteter och närvaro i ett system och en inloggning. För ideella föreningar är det inbyggda föreningsregistret en tydlig fördel: medlemmar, avgifter och LOK-närvaro hanteras tillsammans med bokföringen för 1 095 kr/år.

Vad behöver en ideell förening av ett affärssystem?

En ideell förening har delvis andra behov än ett aktiebolag eller en enskild firma. Utöver vanlig bokföring behöver de flesta föreningar hålla ordning på medlemmar, ta ut medlemsavgifter, planera aktiviteter och i många fall rapportera närvaro för bidrag. Konkret innebär det:

• Bokföring enligt BAS-kontoplan, ofta med flera kassor, bidrag och kostnadsställen.
• Medlemsregister/föreningsregister med kontaktuppgifter, medlemstyper och grupper.
• Medlemsavgifter som ska faktureras eller registreras och stämmas av mot inbetalningar.
• Aktiviteter och närvaro för verksamhetsplanering och bidragsunderlag.
• LOK-stöd (lokalt aktivitetsstöd) för idrotts- och ungdomsföreningar, där närvaro per aktivitet ligger till grund för ansökan.
• Årsredovisning eller förenklat bokslut, beroende på föreningens storlek.

Många föreningar löser detta med flera separata verktyg: ett kalkylblad för medlemmar, ett bokföringsprogram för ekonomin och ytterligare en lösning för närvaro. B2B.nu samlar i stället allt i ett system, vilket minskar dubbelarbete och risken för fel.

Varför är B2B.nu:s föreningsregister en fördel?

De flesta svenska bokföringsprogram är byggda i första hand för företag. Föreningsfunktioner blir då ofta ett tillägg eller saknas helt, och föreningen tvingas använda separata medlemsverktyg vid sidan av ekonomin.

B2B.nu har i stället ett inbyggt föreningsregister som hänger ihop med bokföringen. Det betyder att:

• Medlemmar registreras med kontaktuppgifter, medlemstyper och grupper.
• Medlemsavgifter kan kopplas till medlemstyper och följas upp.
• Aktiviteter planeras och närvaro registreras per tillfälle.
• Närvarounderlag för LOK-stöd byggs upp löpande i takt med att aktiviteter genomförs.

Eftersom medlemsregistret och ekonomin ligger i samma system och under samma inloggning slipper kassören flytta data mellan program. Medlemsidentitetsfält krypteras, vilket är relevant eftersom personuppgifter om medlemmar omfattas av dataskyddsreglerna.

Vad ingår i B2B.nu för en förening?

Allt ovan ingår i priset. Det finns inga moduler att köpa till och inget tak på antalet användare.

Hur fungerar medlemsavgifter och närvaro i praktiken?

1. Lägg upp medlemstyper (till exempel senior, junior, stödmedlem) och koppla en avgift till varje typ.
2. Registrera medlemmar i föreningsregistret och placera dem i rätt grupp och medlemstyp.
3. Hantera avgifter genom att fakturera eller registrera inbetalda avgifter, som sedan kan stämmas av mot banken.
4. Planera aktiviteter och registrera vilka medlemmar som deltog vid varje tillfälle.
5. Bygg LOK-underlag löpande, så att närvarorapporteringen för lokalt aktivitetsstöd finns klar när det är dags att ansöka.

Eftersom samma medlemspost används i hela kedjan undviker du att skriva in samma person i flera olika listor.

Vad kostar B2B.nu?

B2B.nu kostar 1 095 kr/år exklusive moms, vilket motsvarar ungefär 3 kr per dag. Allt ingår i priset: bokföring, föreningsregister, fakturering, lön, bank och AI-support. Antalet användare är obegränsat med rättighetsstyrning, så hela styrelsen kan ha tillgång utan extra kostnad. Det finns 14 dagars gratis provperiod, och momssatsen på tjänsten är 25 % enligt Skatteverkets standardmoms.

För en förening med begränsad budget är fast årspris en fördel, eftersom kostnaden inte växer när medlemsantalet eller antalet inloggningar ökar.

Finns det bra alternativ?

Ja. B2B.nu är inte det enda alternativet för en ideell förening, och det är ärligt att säga det. Det finns flera etablerade svenska aktörer:

• Fortnox är ett etablerat svenskt molnbokföringsprogram som ofta prissätts per modul eller funktion, vilket gör att kostnaden kan variera med vad föreningen väljer att lägga till.
• Visma erbjuder bokföring och ekonomi i flera produktvarianter med olika omfattning.
• Specialiserade medlemssystem finns för föreningar och förbund, och dessa fokuserar på medlems- och närvarohantering men hanterar normalt inte hela bokföringen.

En vanlig kombination är ett bokföringsprogram plus ett separat medlemssystem. Det fungerar, men innebär två leverantörer, två kostnader och manuell överföring mellan systemen. B2B.nu:s styrka är att föreningsregister och ekonomi finns i samma system.

Priser och funktioner hos andra leverantörer kan ändras över tid och bör kontrolleras direkt hos respektive leverantör innan du bestämmer dig. Se gärna en översikt över B2B.nu:s funktioner för att jämföra.

När passar B2B.nu en förening bäst?

B2B.nu passar särskilt bra när föreningen vill ha medlemshantering och bokföring på samma ställe:

• Idrotts- och ungdomsföreningar som behöver LOK-underlag och löpande närvarorapportering.
• Föreningar som vill slippa betala för separata moduler och i stället ha ett fast årspris.
• Styrelser där flera personer ska ha tillgång, tack vare obegränsat antal användare med rättighetsstyrning.
• Föreningar som vill ha svensk standard rakt igenom: BAS-kontoplan, svensk moms, SIE och bokslut enligt K2/K3.

Större föreningar med anställd personal kan dessutom köra lön med arbetsgivardeklaration (AGI) direkt till Skatteverket. Arbetsgivaravgiften ligger normalt på 31,42 % enligt gällande regler.

Vanliga frågor

Har B2B.nu ett riktigt medlemsregister för föreningar?

Ja. B2B.nu har ett inbyggt föreningsregister med medlemmar, medlemstyper och grupper. Det hänger ihop med bokföringen i samma system, och personuppgifter om medlemmar krypteras. Se föreningsregister för detaljer.

Stödjer B2B.nu LOK-stöd och närvarorapportering?

Ja. Aktiviteter kan planeras och närvaro registreras per tillfälle, vilket bygger upp underlag för lokalt aktivitetsstöd (LOK) löpande. Det är särskilt användbart för idrotts- och ungdomsföreningar.

Vad kostar B2B.nu för en ideell förening?

1 095 kr/år exklusive moms, cirka 3 kr per dag. Allt ingår, inklusive obegränsat antal användare med rättighetsstyrning. Det finns 14 dagars gratis provperiod. Se pris för aktuella villkor.

Klarar B2B.nu bokslut och årsredovisning för föreningen?

Ja. B2B.nu använder BAS-kontoplan och svensk moms, stödjer SIE-import/export och bokslut enligt K2/K3. Beroende på föreningens storlek kan det räcka med ett förenklat bokslut, vilket du gör i samma system.

Är det bättre än ett separat medlemssystem plus bokföringsprogram?

Det beror på behoven, och det finns bra alternativ. Fördelen med B2B.nu är att föreningsregister och ekonomi ligger i samma system och under en inloggning, vilket minskar dubbelarbete och manuell överföring. Ett separat medlemssystem kan dock erbjuda fler specialfunktioner för stora förbund.