Fakturering

Översikt

Fakturamodulen i B2B.nu låter dig skapa, skicka och följa upp fakturor på ett enkelt sätt. Du kan hantera hela faktureringsflödet -- från utkast till betalning -- inklusive kreditfakturor, påminnelser och ROT/RUT-avdrag.

Översiktssidan visar fyra statistikkort längst upp:

• Skapade -- antal fakturor som ännu inte skickats (utkast)
• Skickade -- antal fakturor som skickats till kund
• Förfallna -- antal fakturor där förfallodagen passerats utan full betalning
• Utestående -- totalt belopp som ännu inte betalats

Behörighet: Du behöver behörigheten fakturor för att komma åt denna modul.

---

Komma igång

1. Se till att dina företagsuppgifter är ifyllda under Inställningar > Företag (adress, organisationsnummer, bankgiro/plusgiro, Swish, IBAN, BIC/SWIFT m.m.). Detta är särskilt viktigt innan du skapar din första faktura -- systemet visar ett tips om detta. På samma sida finns fakturainställningarna: Fakturanummerprefix, Nästa fakturanummer, Betalningsvillkor (dagar), Dröjsmålsränta (%), Påminnelseavgift, Standard referens (vår), Standard meddelande och Fakturafotnot.
2. Lägg upp minst en kund (se Kunder).
3. Valfritt: Lägg upp produkter/tjänster (se Produkter) -- du kan också skriva fria rader direkt på fakturan.

---

Fakturastatusar

En faktura går igenom följande statusar:

I listan visas en skickad eller delbetald faktura vars förfallodag har passerats som Förfallen respektive Förfallen (del). En ROT/RUT-faktura där bara Skatteverkets del återstår står som Väntar på Skatteverket.

---

Skapa en ny faktura

1. Klicka på Ny faktura från fakturalistan.
2. Fyll i följande:

Kund (obligatoriskt)

• Välj kund i fältet Välj kund. Du kan söka på namn, kundnummer eller organisationsnummer.
• Har föreningen ett medlemsregister kan du även välja en medlem direkt i samma fält -- sök på namn eller medlemsnummer. Medlemsförslagen är märkta med Medlem. Det används när du behöver fakturera en medlem för något utöver medlemsavgiften, till exempel träningskläder, läger eller lokalhyra.
• När du sparar fakturan skapar B2B automatiskt ett kundkort för medlemmen (namn, adress, e-post och telefon hämtas från medlemskortet) och kopplar det till medlemmen. Nästa faktura till samma medlem -- och medlemsavgifterna -- använder samma kundkort. Medlemmar som redan har ett kundkort visas som vanliga kunder i listan.
• Behöver du lägga upp en ny kund? Klicka på Ny kund bredvid kundväljet.
• Om kunden är en EU-kund med VAT-nummer visas automatiskt en banner om omvänd skattskyldighet och momsen sätts till 0%.
• Under kundfältet visas en kort upplysning om vad som gäller för kunden: Privatperson – ROT/RUT-avdrag kan väljas nedan., eller Företagskund – omvänd byggmoms kan väljas nedan vid byggtjänster. om företaget har slagit på omvänd byggmoms.
• För svenska privatpersoner visas rutan ROT/RUT-avdrag direkt under kundfältet (se ROT/RUT-avdrag).
• För svenska företagskunder visas reglaget Omvänd betalningsskyldighet – byggtjänster direkt under kundfältet, om omvänd byggmoms är påslaget under Inställningar > Bokföring > Momsredovisning (se Omvänd byggmoms).

Fakturainformation (högerspalten)

• Fakturanummer -- tilldelas automatiskt vid skapande. Du kan inte ändra det manuellt.
• Fakturamall -- välj vilken mall fakturan ska använda för PDF-generering. Standardmallen är förvald.
• Fakturadatum (obligatoriskt) -- föreslaget datum är idag.
• Förfallodatum (obligatoriskt) -- beräknas automatiskt baserat på kundens betalningsvillkor (standard 30 dagar).
• Valuta -- SEK är förvalt. Du kan välja någon av de valutor som Riksbanken publicerar kurser för (t.ex. EUR, USD, NOK, DKK, GBP).
• Växelkurs (SEK per 1 ...) -- visas när du väljer en annan valuta än SEK. Kursen hämtas från Riksbanken för fakturadatumet; klicka på pilknappen (Hämta från Riksbanken) för att hämta den igen, eller skriv in en egen kurs.
• Vår referens -- din kontaktperson. Förifylls från Standard referens (vår) under Inställningar > Företag om den är satt.
• Er referens -- kundens referensperson.

Faktura i utländsk valuta

Fakturans belopp anges och skrivs ut i den valda valutan. Bokföringen sker i SEK till fakturans växelkurs, och fakturasidan visar "Fakturerad i EUR. Bokförd till kurs ...". När du registrerar betalningen anger du både beloppet i fakturans valuta och Mottaget belopp i SEK, det vill säga det som faktiskt kom in på kontot. Skiljer sig SEK-beloppet från fakturakursen visas Valutakursdifferens (vinst eller förlust), som bokförs på 3960 respektive 7960 om du inte väljer ett annat konto under Konto för kursdifferens.

Fakturarader

Klicka Lägg till rad för att lägga till en fakturarad. Varje rad har följande fält:

• Artnr -- skriv eller välj en produkts artikelnummer så fylls raden i från produktregistret (beskrivning, pris, enhet och moms). Artikelnumret styr kopplingen till produkten: skriver du ett artikelnummer som inte finns, eller tömmer fältet, blir raden en fri rad utan produkt. Artikelnumret skrivs ut i Artnr-kolumnen på fakturan och följer med i e-fakturan (Peppol). En rad som är kopplad till en produkt bokförs på produktens intäktskonto (se Produkter & Tjänster).
• Beskrivning (obligatoriskt) -- fritext eller välj en befintlig produkt från listan
• Antal -- antal enheter
• Enhet -- t.ex. st, tim, mån, kg, m, m², l
• Á-pris -- pris per enhet exklusive moms
• Rabatt -- rabatt i procent på raden
• Moms -- momssats (25%, 12%, 6% eller 0%)
• RE -- resultatenhet. Kolumnen visas bara om företaget har lagt upp resultatenheter.
• Arbete -- visas när ROT- eller RUT-avdrag är valt (se ROT/RUT-avdrag)
• Summa -- beräknas automatiskt

Krysset längst till höger tar bort raden.

Tips: Klicka Ny produkt för att snabbskapa en produkt direkt från fakturaformuläret utan att lämna sidan. Ange Namn, A-pris, Enhet och Moms -- allt som krävs är markerat med asterisk.

Textrader (rubriker mellan raderna)

Klicka Textrad för att lägga till en rad med bara text -- till exempel en rubrik som "Etapp 1 – badrum" eller en förklaring mellan produktraderna. En textrad har inget antal, pris eller moms och påverkar inte summorna. På fakturan (PDF) skrivs texten ut i fetstil på sin plats bland raderna.

Ändra ordning på raderna

Använd pilarna ↑ och ↓ längst till höger på varje rad för att flytta raden upp eller ned. Ordningen i formuläret är ordningen på fakturan. Så placerar du en textrad mellan två produktrader: lägg till textraden och flytta upp den till rätt plats.

Totaler (beräknas automatiskt)

• Netto -- summa exklusive moms
• Moms -- total moms
• Öresavrundning -- automatisk avrundning till hela kronor
• Totalt -- slutbelopp inklusive moms

Anteckningar

• Meddelande till kund -- visas på fakturan (t.ex. tacktext eller betalningsinstruktioner). Förifylls från Standard meddelande under Inställningar > Företag om det är satt.
• Interna anteckningar -- visas inte för kunden, bara internt.

Meddelandet får vara flera stycken långt. Texten radbryts automatiskt inom meddelanderutans bredd på fakturan, och dina egna radbrytningar behålls. Blir texten högre än rutan i fakturamallen växer den nedåt — använd då Inställningar → Dokumentmallar för att flytta eller förstora rutan så att texten inte hamnar ovanpå något annat.

Klicka Skapa faktura för att spara. Fakturan sparas med status Skapad (utkast) och en PDF genereras automatiskt. Utkastet bokförs inte -- det sker först när fakturan skickas.

---

Vad visas på fakturan (PDF)?

Fakturans utseende styrs av den valda mallen under Inställningar → Dokumentmallar. Där väljer du vilka uppgifter om ditt företag som skrivs ut, till exempel bankgiro, plusgiro, Swish, IBAN och BIC. IBAN och BIC hämtas från Inställningar > Företag -- vill du att de ska synas på fakturan, t.ex. för betalningar från utlandet, lägger du till fälten i mallen. I en e-faktura (Peppol) skickas IBAN som betalkonto om företaget saknar bankgiro och plusgiro.

Företag som inte är momspliktiga

Har företaget valt Ej momspliktig under Inställningar > Bokföring > Momsredovisning (fältet Period) skrivs fakturor och offerter utan moms ut utan momsuppgifter: momsregistreringsnumret, momsbeloppen, kolumnen för momssats och momsraderna i summeringen tas bort när PDF:en skapas. Själva mallen ändras inte, så momsfälten kommer tillbaka av sig själva om företaget blir momspliktigt igen. En faktura där moms ändå har debiterats visar alltid momsen. Sätt momsen till 0% på raderna när du fakturerar som ej momspliktig.

---

ROT/RUT-avdrag

Rutan ROT/RUT-avdrag visas automatiskt när du väljer en svensk kund som är registrerad som Privatperson på kundkortet (eller som har ett personnummer ifyllt). Rutan ligger direkt under kundfältet, ovanför fakturaraderna -- inte i högerspalten med fakturainformation.

Visas ingen ROT/RUT-ruta? Kontrollera på kundkortet att kunden är markerad som Privatperson och att Kundtyp är Inrikes (Sverige). Företagskunder kan inte få ROT/RUT-avdrag.

Aktivera ROT/RUT

1. Välj avdragstyp: ROT (30 %) eller RUT (50 %). För fakturor med fakturadatum 12 maj–31 december 2025 räknas ROT-avdraget med 50 %, eftersom det var tillfälligt höjt för betalningar under den perioden. Satsen följer fakturadatumet och visas på knappen. Enligt Skatteverket är det betalningsdagen som avgör, så en sådan faktura som kunden betalade först 2026 ska ha 30 %.
2. Personnumret hämtas automatiskt från kundkortet och visas i fältet Personnummer. Saknas personnummer på kundkortet kan du skriva in det direkt i fältet -- det sparas då på kundkortet när fakturan skapas, så du behöver inte ange det igen nästa gång.
3. Markera vilka fakturarader som avser arbete (ej material) i tabellen -- en kryssruta Arbete visas på varje rad. När du kryssar i den visas en lista Kategori... där du väljer typ av arbete, t.ex. Bygg, El, VVS eller Målning/Tapetsering för ROT och Städning, Trädgårdsarbete eller IT-tjänster för RUT. Väljer du en produkt som är markerad som tjänst kryssas Arbete i automatiskt.
4. Systemet beräknar automatiskt:
5. Arbetskostnad inkl. moms
6. Beräknat avdrag (30 % för ROT, 50 % för RUT och för ROT med fakturadatum 12 maj–31 december 2025)
7. Att betala efter avdrag -- det belopp kunden faktiskt betalar

ROT-specifika uppgifter

Vid ROT-avdrag måste du även fylla i:

• Boendeform (obligatoriskt) -- Villa/Småhus, Bostadsrätt eller Hyresrätt
• Fastighetsbeteckning (obligatoriskt för villa/hyresrätt) -- t.ex. "GÄVLE BRYNÄS 7:2"
• Lägenhetsnummer -- visas vid bostadsrätt
• BRF org.nummer (obligatoriskt vid bostadsrätt) -- bostadsrättsföreningens organisationsnummer

Årligt tak

Systemet håller koll på hur mycket ROT/RUT-avdrag som redan använts för samma personnummer under kalenderåret. Om taket närmar sig eller nås visas en varning. Personnumret sparas alltid i formatet ÅÅÅÅMMDD-NNNN, så det spelar ingen roll om du skriver "800101-1234" eller "19800101-1234" -- tidigare fakturor till samma person räknas med i taket.

Bokföring och betalning av ROT/RUT-fakturor

En ROT/RUT-faktura har två betalare: kunden betalar sin del (totalen minus avdraget) och Skatteverket betalar avdraget efter att du begärt utbetalning. Vid fakturametoden delas fordran därför på två konton när fakturan bokförs:

• 1510 Kundfordringar -- kundens del
• 1513 Kundfordringar – delad faktura -- Skatteverkets del (avdraget)

Exempel: en faktura på 1 250 kr med 375 kr i ROT-avdrag bokförs D 1510 875 kr och D 1513 375 kr.

Så registrerar du betalningarna:

1. När kunden betalar klickar du Registrera betalning. Beloppet är förifyllt med kundens del (875 kr i exemplet), och rutan visar hur mycket som är kundens del och hur mycket som är Skatteverkets. Betalningen bokförs D 1930 / K 1510 och fakturan blir Delbetald.
2. Begär utbetalning under Rapporter > ROT/RUT-rapport (se Rapporter). Det går först när kunden har betalat sin del.
3. När Skatteverkets utbetalning kommer registrerar du den som en egen betalning på samma faktura -- antingen med Registrera betalning (beloppet är då förifyllt med Skatteverkets del) eller genom att matcha banktransaktionen mot fakturan under Bank. Betalningen bokförs D 1930 / K 1513 och fakturan blir Betald.

Betalningar fördelas alltid med kundens del först och Skatteverkets del sist. Betalar kunden hela fakturan (1 250 kr) delas betalningen: 875 kr mot 1510 och 375 kr mot 1513. I fakturalistan för bankmatchning visas ROT/RUT-fakturor med texten "(varav Skatteverket 375,00 kr)".

Medan fakturan bara väntar på Skatteverket räknas den inte som förfallen och står som Väntar på Skatteverket. En påminnelse gäller bara kundens del -- när kunden har betalat sin del går det inte att skicka påminnelse.

Kreditfaktura: En kreditering av en ROT/RUT-faktura minskar båda fordringarna i proportion till vad som är obetalt. En hel kreditering av en obetald faktura krediterar alltså 1510 med kundens del och 1513 med avdraget.

Avslag från Skatteverket: Avslår Skatteverket begäran ska kunden betala avdraget i stället. Det flyttas inte automatiskt -- bokför en manuell verifikation D 1510 / K 1513 med avdragsbeloppet, så att fordran ligger på kunden. Därefter kan du skicka en påminnelse eller ett krav till kunden på beloppet.

Vid kontantmetoden finns inga kundfordringar. Betalningarna bokförs då som intäkt och moms när de kommer in, både kundens och Skatteverkets.

---

Omvänd byggmoms

När du säljer byggtjänster till ett annat företag i byggsektorn gäller omvänd betalningsskyldighet (omvänd byggmoms): du fakturerar utan moms och köparen redovisar momsen.

Slå på omvänd byggmoms

Reglaget syns bara för företag som säljer byggtjänster. Slå på Omvänd betalningsskyldighet för byggtjänster (byggmoms) under Inställningar > Bokföring > Momsredovisning och klicka Spara inställning. Ser du inte reglaget på fakturan är inställningen avstängd.

Använda omvänd byggmoms på en faktura

1. Välj en svensk företagskund. Reglaget Omvänd betalningsskyldighet – byggtjänster visas direkt under kundfältet.
2. Slå på reglaget. Momsen på alla rader sätts till 0%, även på rader du lägger till efteråt. Slår du av reglaget återställs radernas tidigare momssatser.
3. Skapa fakturan som vanligt.

På fakturan skrivs automatiskt ut:

• texten Omvänd betalningsskyldighet med hänvisning till mervärdesskattelagen
• köparens momsregistreringsnummer -- hämtas från kundkortets Momsreg.nr, eller räknas fram ur organisationsnumret (SE + organisationsnummer + 01) om fältet är tomt
• ditt eget momsregistreringsnummer

Fakturan kräver att kunden har organisationsnummer eller momsreg.nr ifyllt. ROT/RUT-avdrag och omvänd byggmoms kan inte kombineras på samma faktura.

Förval per kund

Fakturerar du samma byggföretag ofta? Kryssa i Byggföretag – omvänd betalningsskyldighet för byggtjänster på kundkortet. Kryssrutan finns när omvänd byggmoms är påslaget under Inställningar > Bokföring. Då är reglaget förvalt på alla nya fakturor till kunden. Du kan fortfarande slå av det på en enskild faktura, till exempel om du säljer något annat än byggtjänster.

Bokföring och momsdeklaration

• Försäljningen bokförs på konto 3231 (Försäljning inom byggsektorn, omvänd betalningsskyldighet moms) utan utgående moms.
• I momsrapporten redovisas beloppet i ruta 41 (Försäljning när köparen är betalningsskyldig i Sverige).
• E-faktura (Peppol) skickas med momskategori för omvänd betalningsskyldighet och köparens momsreg.nr.

---

Redigera en faktura

Endast fakturor med status Skapad (utkast) kan redigeras.

1. Öppna fakturan och klicka Redigera faktura under Åtgärder (eller Redigera i menyn Fler).
2. Ändra önskade fält och klicka Spara ändringar.

Ett utkast är inte bokfört, så du kan ändra det fritt. Det bokförs först när det skickas.

Äldre utkast kan vara bokförda redan, eftersom utkast tidigare bokfördes när de sparades. Ändrar du något som påverkar bokföringen på ett sådant utkast -- belopp, moms, datum, ROT/RUT eller omvänd byggmoms -- bokförs fakturan om automatiskt: den gamla verifikationen vänds med en korrigeringspost ("Korrigering av fakturautkast") och en ny verifikation skapas. Tillsammans är fakturan då bokförd en gång. Är perioden låst går ändringen inte att spara. När ett sådant utkast skickas bokförs det inte en gång till.

OBS: Har fakturan redan skickats kan den inte redigeras. Skapa istället en kreditfaktura (se nedan).

---

Skicka en faktura

Du kan skicka fakturan på två sätt:

Via e-post

1. Öppna fakturan och klicka Skicka faktura.
2. I dialogen som öppnas:
3. Till (obligatoriskt) -- kundens e-postadress, förifylld från kundkortet
4. Ämne -- föreslaget ämne med fakturanummer och företagsnamn
5. Meddelande -- valfri personlig text i e-posten
6. Extra bilagor -- klicka Bifoga underlag för att välja PDF-filer från din dator
7. Klicka Skicka faktura. Faktura-PDF bifogas automatiskt.

Statusen ändras automatiskt från Skapad till Skickad. Lämnar du Meddelande tomt används standardtexten i e-postmallen.

Snabbare från listan: I fakturalistan finns Skicka i menyn (tre prickar) på ett utkasts rad. Den skickar fakturan direkt till kundens sparade e-postadress, utan dialog och utan extra bilagor.

Bifoga egna underlag

Behöver kunden få med t.ex. en tidrapport, ett avtal eller ett leverantörsunderlag kan du bifoga upp till fem egna PDF-filer i samma mejl. Fakturans egen PDF tillkommer och räknas inte in i de fem.

• Klicka Bifoga underlag och välj en eller flera filer. Du kan klicka flera gånger för att lägga till fler.
• Varje vald fil visas med namn och storlek. Klicka krysset för att ta bort en fil innan du skickar.
• Endast PDF kan bifogas, och det finns en gräns för hur stora filerna får vara -- både per fil och totalt för hela mejlet. För stora eller felaktiga filer stoppar utskicket med ett felmeddelande, så att inget halvfärdigt mejl går i väg.

OBS: Extra bilagor sparas inte i B2B. De används bara för det aktuella utskicket och måste väljas på nytt om du skickar fakturan igen. De följer inte heller med vid påminnelser eller e-faktura.

Via utskrift

1. Öppna fakturan och klicka Utskrift.
2. PDF:en öppnas i en ny flik för utskrift.
3. Om fakturan var ett utkast markeras den automatiskt som Skickad.

Bokföring: Vid fakturametoden bokförs fakturan när den skickas -- via e-post, utskrift eller e-faktura -- inte när utkastet sparas. Verifikationen dateras med fakturadatumet och hamnar i serie B. Ligger fakturadatumet i en låst period, eller utanför företagets räkenskapsår, går fakturan inte att skicka; ändra då fakturadatumet först. Misslyckas e-postutskicket bokförs ingenting. Vid kontantmetoden bokförs fakturan i stället när den betalas.

Lager: Har företaget lagerhantering minskar saldot för lagerförda artiklar när fakturan skickas, oavsett om det sker via e-post, utskrift eller e-faktura. Ett utkast påverkar inte lagret. I fakturaformuläret står I lager: N under antalet, med en varning om antalet överstiger saldot (fakturan går ändå att spara).

---

Visa och ladda ned PDF

• Klicka PDF på fakturasidan för att öppna PDF:en i en ny flik.
• Klicka Regenerera PDF om du gjort ändringar i företagsuppgifter eller fakturamall och vill uppdatera PDF:en.
• Har fakturan fler rader än vad som ryms ovanför summorna fortsätter raderna på nästa sida. Tabellhuvudet och mallens övriga uppgifter (logotyp, fakturanummer, sidfot) upprepas på varje sida, summorna står på sista sidan och varje sida märks "Sida X av Y".

---

Registrera betalning

1. Öppna en faktura med status Skickad, Delbetald eller Förfallen.
2. Klicka Registrera betalning.
3. Fyll i:
4. Belopp (obligatoriskt) -- förifyllt med utestående belopp. På en ROT/RUT-faktura förifylls kundens del; Skatteverkets del registreras som en egen betalning när utbetalningen kommer (se Bokföring och betalning av ROT/RUT-fakturor)
5. Betalningsdatum (obligatoriskt) -- föreslaget datum är idag
6. Betalningssätt -- Bankgiro/PlusGiro, Swish, Kort, Kontant eller Annat
7. Referens -- t.ex. transaktionsnummer
8. Anteckning -- valfri notering
9. Klicka Registrera betalning.

Om hela beloppet betalas ändras statusen till Betald. Vid delbetalning ändras statusen till Delbetald.

Betalningen bokförs automatiskt i bokföringen (konto 1930 Bank / 1510 Kundfordringar vid fakturametoden) i serie C (Inbetalningar). På en ROT/RUT-faktura krediteras Skatteverkets del i stället konto 1513. Själva fakturan bokfördes i serie B när den skickades.

Vill du markera fakturan som betald utan att betalningen bokförs? Stäng av Bokför kundbetalningar automatiskt under Inställningar > Bokföring > Bokföringsmetod. Då markeras fakturan bara som betald när du registrerar betalningen, och betalningen får märket Bokförs manuellt. Du bokför den sedan själv, t.ex. med en manuell verifikation. Vill du bokföra en enskild betalning ändå kryssar du i Skapa verifikation för betalningen i betalningsrutan.

Ser du ingen knapp för Registrera betalning? Då står fakturan som Skapad (utkast). Ett utkast kan inte betalas. Markera den först som skickad: klicka Utskrift (om du har skickat fakturan på något annat sätt) eller Skicka faktura. Därefter visas Registrera betalning i högerkolumnen och i menyn Fler.

Registrerar du betalningar i efterhand? Ange det datum då pengarna faktiskt kom in. Det datumet styr vilken period betalningen bokförs i, inte dagens datum.

---

Skicka påminnelse

1. Öppna en faktura med status Skickad, Delbetald eller Förfallen.
2. Klicka Skicka påminnelse.
3. I dialogen:
4. Till -- kundens e-postadress
5. Ämne -- föreslaget ämne med "Påminnelse"
6. Meddelande -- valfri personlig text
7. Klicka Skicka påminnelse.

Påminnelsen skapas med:

• En påminnelseavgift enligt Påminnelseavgift under Inställningar > Företag (standard 60 kr). Dialogen visar beloppet innan du skickar.
• Ett nytt förfallodatum 10 dagar framåt
• Faktura-PDF bifogas automatiskt

Alla skickade påminnelser visas under Påminnelser på fakturasidan med nummer, datum, nytt förfallodatum, avgift och mottagare.

I fakturalistan kan du också välja Skicka påminnelse i menyn på raden. Då skickas påminnelsen direkt till kundens e-postadress med standardtexten.

På en ROT/RUT-faktura gäller påminnelsen bara kundens del. Skatteverkets del (avdraget) är inte kundens skuld, så när kunden har betalat sin del visas ingen knapp för påminnelse.

---

Kreditfaktura

Kreditera en befintlig faktura

1. Öppna fakturan du vill kreditera (måste ha status Skickad, Delbetald, Betald eller Förfallen).
2. Klicka Kreditera faktura i åtgärdsmenyn.
3. Välj krediteringstyp:
4. Hel kreditering -- krediterar hela fakturan. Originalfakturan markeras som Krediterad. Textrader (rubriker) följer med till kreditfakturan.
5. Delvis kreditering -- bocka för de rader du vill kreditera och ange antal. Originalfakturans återstående belopp minskar med krediten. Textrader visas som rubriker och kan inte väljas.
6. Klicka Skapa kreditfaktura.

Kreditfakturan får ett eget fakturanummer, negativa belopp och status Betald -- den kvittas direkt mot originalfakturan, så ingen återbetalning registreras. En PDF genereras automatiskt. Vid hel kreditering visar originalfakturan det krediterade beloppet och inget kvar att betala, och kundkortets Totalt fakturerat minskar med kreditfakturans belopp.

Betalningsdialogen, bankmatchningen och kundreskontran räknar av både verkliga inbetalningar och utfärdade kreditfakturor. Krediter visas separat från inbetalningar. Flera delkrediter som tillsammans täcker hela originalfakturan ger status Krediterad. Om en inbetalning och en delkredit tillsammans reglerar fakturan får den status Betald.

Vid ytterligare delkreditering kontrolleras tidigare krediterade antal, nettobelopp och moms för samma fakturarader. Du kan inte kreditera en redan förbrukad rad igen genom att använda belopp som finns kvar på andra rader. Identiska rader delar samma återstående utrymme. Om utrymmet inte räcker, eller äldre kreditunderlag inte kan stämmas av, stoppas krediteringen innan en ny kreditfaktura skapas. Granska då tidigare krediter och välj de återstående raderna. Separat avrundad moms kan begränsa ytterligare mycket små delkrediter.

Lager: Om företaget har lagerhantering och originalfakturans varor drogs från lagret visas kryssrutan Varorna kommer tillbaka i lager (förvald). Ikryssad läggs det krediterade antalet tillbaka i lagret. Kryssa ur den vid ett rent prisavdrag där kunden behåller varorna.

Vill du skicka kreditfakturan till kunden klickar du Skicka kreditfaktura under Åtgärder på kreditfakturans sida. PDF:en bifogas och mejlet anger att kunden inte behöver betala något. Statusen ändras inte av utskicket.

Fristående kreditfaktura

1. Från fakturalistan, klicka Ny kreditfaktura.
2. Fyll i kund och rader som en vanlig faktura -- beloppen anges som positiva värden och negeras automatiskt.
3. Kreditfakturan kopplas inte till någon befintlig faktura.

---

Kopiera en faktura

1. Öppna valfri faktura och klicka Kopiera.
2. Systemet skapar ett nytt fakturaformulär med samma kund, rader, referenser och anteckningar.
3. Fakturadatum sätts till idag och förfallodatum beräknas från kundens betalningsvillkor.
4. Justera vid behov och klicka Skapa faktura.

---

Ta bort en faktura

Endast fakturor med status Skapad (utkast) kan tas bort.

1. Öppna fakturan och klicka Ta bort utkast under Åtgärder (eller välj Ta bort i menyn på fakturans rad i listan).
2. Bekräfta borttagningen.

Skickade fakturor kan inte tas bort -- använd kreditering istället.

Bokförda utkast (fakturametoden): Utkast bokförs inte längre när de skapas, utan när fakturan skickas. Äldre utkast kan dock vara bokförda redan, eftersom utkast tidigare bokfördes när de sparades. För dem raderas verifikationen inte när utkastet tas bort -- bokföringen vänds i stället med en korrigeringsverifikation på samma datum ("Makulering av borttaget fakturautkast"), så att verifikationsnumren löper utan lucka och momsen för perioden blir oförändrad. Ligger utkastets datum i en låst period eller ett låst räkenskapsår kan utkastet inte tas bort; lås upp perioden först, eller skicka fakturan och kreditera den.

Skickat som e-faktura: Ett utkast som redan har levererats som e-faktura kan varken ändras eller tas bort. Misslyckas ett e-fakturautskick försöker systemet automatiskt igen, och när ett omförsök går fram får fakturan status Skickad. Ändrar du utkastet medan det väntar på ett omförsök stoppas omförsöket -- skicka e-fakturan igen när du är klar.

---

Sök och filtrera

På fakturalistan kan du:

• Söka på fakturanummer, OCR-nummer eller kundnamn
• Filtrera på status -- Skapad (utkast), Skickad, Delbetald, Betald, Förfallen, Krediterad, Makulerad
• Filtrera på datumperiod -- från/till-datum
• Klicka Rensa för att återställa alla filter

Listan visar 25 fakturor per sida med sidnavigering i botten.

Som standard visas fakturor för innevarande räkenskapsår. När du söker eller filtrerar visas fakturor från alla perioder.

Skriv ut: Knappen Skriv ut överst på fakturalistan skriver ut alla fakturor som matchar filtret (inte bara aktuell sida) som en A4-fakturajournal med fakturanummer, datum, förfallodatum, kund, belopp, betalt och status. Perioden står i sidhuvudet och summan längst ned räknar inte med fakturor med status Skapad (utkast) eller Makulerad.

---

Exportera fakturor

Klicka på Exportera överst i fakturalistan för att ladda ner kundfakturorna för en period – antingen som ett ZIP-arkiv med fakturornas PDF:er och en Excel-förteckning, eller bara förteckningen i Excel. Utkast ingår inte. Se Exportera fakturor.

Vanliga frågor

Kan jag ändra en skickad faktura?

Nej, skickade fakturor kan inte redigeras. Skapa en kreditfaktura och därefter en ny faktura med korrekta uppgifter.

Vad händer om jag skickar till fel e-postadress?

Du kan skicka fakturan igen via Skicka faktura igen-knappen, där du kan ange en annan e-postadress.

Hur hanteras moms för EU-kunder?

Om kunden är registrerad som EU-kund med ett giltigt VAT-nummer tillämpas automatiskt omvänd skattskyldighet -- fakturan skapas utan moms.

Hur hanteras moms för exportkunder?

Kunder utanför EU faktureras utan moms.

Vi är inte momspliktiga -- varför står det ingen moms på fakturan?

När Ej momspliktig är valt under Inställningar > Bokföring > Momsredovisning tas momsfälten (momsreg.nr, momsbelopp, momssats och momsrader) bort från fakturor och offerter utan moms. Se Företag som inte är momspliktiga.

Hur får jag med IBAN på fakturan?

Fyll i IBAN och BIC/SWIFT under Inställningar > Företag och lägg till fälten IBAN och BIC i fakturamallen under Inställningar → Dokumentmallar.

Kan jag fakturera i euro eller annan valuta?

Ja. Välj Valuta i fakturaformuläret. Växelkursen hämtas från Riksbanken och kan ändras. Se Faktura i utländsk valuta.

Kan jag använda ROT/RUT-avdrag för företagskunder?

Nej, ROT/RUT-avdrag är bara tillgängligt för svenska privatpersoner. Markera kunden som Privatperson på kundkortet.

Varför syns inte ROT/RUT-rutan på fakturan?

Rutan visas bara när kunden är en svensk Privatperson (eller har personnummer ifyllt). Den ligger under kundfältet, inte i högerspalten. Kontrollera kundkategori och kundtyp på kundkortet. Personnummer kan fyllas i direkt i ROT/RUT-rutan om det saknas.

Hur fakturerar jag med omvänd byggmoms?

Slå först på omvänd byggmoms under Inställningar > Bokföring > Momsredovisning. Välj sedan en svensk företagskund och slå på Omvänd betalningsskyldighet – byggtjänster under kundfältet. Momsen blir 0%, fakturan får rätt lagtext och köparens momsreg.nr, och försäljningen hamnar i momsdeklarationens ruta 41. Kryssa i Byggföretag på kundkortet för att få valet förvalt. Se Omvänd byggmoms.

Kan jag lägga in rubriker eller fritext mellan fakturaraderna?

Ja. Klicka Textrad i fakturaformuläret och flytta raden till rätt plats med pilarna ↑/↓. Textrader saknar belopp och skrivs ut i fetstil på fakturan.

Vad är OCR-nummer?

OCR-numret genereras automatiskt från fakturanumret med en Luhn-kontrollsiffra. Det används för att matcha inbetalningar mot fakturor vid bankgirobetalning.

Hur fungerar bokföringen?

Systemet skapar automatiskt bokföringsverifikationer -- när fakturan skickas (fakturametoden) eller vid betalning (kontantmetoden), beroende på dina bokföringsinställningar. Ett utkast bokförs inte.

Intäkten bokförs på produktens intäktskonto när raden är kopplad till en produkt som har ett sådant, annars på standardkontot för momssatsen (3001 för 25 %, 3002 för 12 %, 3003 för 6 %, 3004 för momsfritt). Se Produkter & Tjänster för hur du anger kontot och vad som krävs av kontots momssats.

Hur får jag in obetalda fakturor från mitt tidigare bokföringsprogram?

Med Bokföring > Verifikationer > Fler > Importera öppna poster. Fakturorna får sitt gamla fakturanummer, bokförs inte vid importen (saldot finns redan på 1510 från SIE-importen) och går att betala, matcha mot banken och påminna om. En importerad faktura kan inte visas som PDF, skrivas ut eller skickas från B2B.nu – originalet finns i det gamla programmet – och påminnelser skickas utan PDF. Saknade listan momsbelopp kan fakturan inte krediteras. Se Importera öppna poster.

Kan jag sätta ett eget fakturanummerprefix?

Ja, under Inställningar > Företag kan du ange ett prefix (t.ex. "F") och startnummer för fakturanummerserien.

---

Bilder och skärmdumpar

Fler vyer i modulen: