Lön
Innehåll
- Översikt
- Komma igång
- Skapa en lönekörning
- Steg 1: Period och datum
- Steg 2: Välj anställda
- Steg 3: Lägg till lönearter (tillägg och avdrag)
- Steg 4: Spara
- Beräkna lönekörning
- Godkänna lönekörning
- Skicka lönebesked
- Skicka till alla
- Skicka till enskild
- Förutsättningar
- Markera som utbetald och bokför
- AGI-rapport från lönekörning
- Visa lönebesked (PDF)
- Återställa en lönekörning
- Ta bort en lönekörning
- Detaljsidan för en lönekörning
- Söka och filtrera lönekörningar
- Vanliga frågor
Skapa lönekörningar, beräkna löner, godkänn och betala ut -- allt på ett ställe i B2B.nu.
Översikt
Under Lön ser du alla lönekörningar med statistik för valt år:
- Antal körningar -- totalt antal lönekörningar under året
- Total bruttolön -- summan av alla utbetalda bruttolöner
- Total skatt -- summan av alla skatteavdrag
- Arbetsgivaravgifter -- summan av alla arbetsgivaravgifter
Varje lönekörning har en status som visar var i processen den befinner sig:
| Status | Betydelse |
|---|---|
| Utkast | Nyligen skapad, kan ändras fritt |
| Beräknad | Löner, skatt och avgifter har räknats ut |
| Godkänd | Attesterad och klar för utbetalning |
| Utbetald | Utbetald och bokförd i redovisningen |
Komma igång
- Gå till Lön i menyn.
- Klicka Ny lönekörning.
- Ange period, välj anställda och justera eventuella tillägg.
- Klicka Spara för att skapa utkastet.
Du behöver behörighet till modulen Lön (löneadministration) för att komma åt lönemodulen. Stegen Beräkna, Godkänn och Markera utbetald kräver dessutom rollen Admin.
Skapa en lönekörning
Steg 1: Period och datum
Överst i formuläret anger du:
| Fält | Beskrivning | Obligatoriskt |
|---|---|---|
| Lönekörningsnummer | Tilldelas automatiskt (format: LÖN-ÅÅÅÅ-NNN). Kan inte ändras. | -- |
| Periodstart | Första dagen i löneperioden. Föreslås till förra månadens första dag. | Ja |
| Periodslut | Sista dagen i löneperioden. Föreslås till förra månadens sista dag. | Ja |
| Utbetalningsdatum | Datum då lönen betalas ut. Föreslås till den 25:e. | Ja |
| Anteckningar | Valfri kommentar för denna körning. | Nej |
Du kan snabbt ställa in rätt period med knapparna Föregående månad och Innevarande månad.
Steg 2: Välj anställda
Under Välj anställda listas alla aktiva anställda. Varje rad visar:
- Kryssruta för att inkludera/exkludera (anställda med lön ifylld är förkryssade)
- Namn och anställningsnummer
- Lönetyp (Månadslön, Timlön eller Ej angiven)
- Belopp -- kan ändras direkt i formuläret för denna specifika körning
- Semesterbalans -- visar betalda kvar, obetalda kvar och sparade dagar
Använd Välj alla / Avmarkera alla för snabb markering.
Steg 3: Lägg till lönearter (tillägg och avdrag)
För varje anställd kan du lägga till extra lönerader:
- Välj löneart (benämning) från listan -- lönearterna är grupperade i kategorier: Lönearter, Frånvaro, Semester, Ersättningar, Förmåner och avdrag, Korrigeringar
- Ange belopp och/eller antal beroende på löneartens typ
- Fältet Textrad låter dig skriva en fritext som visas på lönebeskedet
- Avdrag och frånvaro dras automatiskt av (negativt belopp)
Klicka på plusknappen (+) för att lägga till fler rader per anställd.
Steg 4: Spara
Klicka Spara lönekörning. Systemet skapar ett utkast med status Utkast och beräknar bruttolön, skatt och nettolön för varje anställd.
Beräkna lönekörning
När en lönekörning har status Utkast, klicka på Beräkna (steg 1) på detaljsidan. Systemet:
- Beräknar bruttolön utifrån månadslön/timlön, sysselsättningsgrad och eventuella tillägg/avdrag
- Beräknar skatteavdrag via skattetabell (om tabell och kolumn finns) eller via fast skatteprocent
- Beräknar arbetsgivaravgifter baserat på den anställdes ålder:
- 17 år eller yngre: 10,21% (enbart ålderspensionsavgift)
- 18--65 år: 31,42% (fulla avgifter)
- 66--80 år: 10,21% (reducerad avgift)
- 81 år eller äldre: 0% (inga avgifter)
- Beräknar semestertillägg om semesterdagar tas ut (sammalöneregeln)
- Beräknar nettolön (bruttolön minus skatt plus eventuella skattefria tillägg)
Status ändras till Beräknad.
Beräkning kan göras om hur många gånger som helst så länge status är Utkast.
Godkänna lönekörning
När status är Beräknad, klicka Godkänn (steg 2). Detta attesterar lönekörningen.
- Den som godkänner registreras med namn och tidpunkt
- Status ändras till Godkänd
- Kräver rollen Admin
En lönekörning med status Utkast kan inte godkännas -- du måste beräkna först.
Skicka lönebesked
När lönekörningen är Godkänd kan du skicka lönebesked till anställda via e-post (steg 3):
Skicka till alla
Klicka Skicka lönebesked (N) där N är antalet anställda som har e-postadress och inte redan fått sitt lönebesked. Du bekräftar i en dialogruta innan utskick.
Skicka till enskild
På varje lönebesked i listan finns en kuvertknapp för att skicka till just den anställde.
Förutsättningar
- Den anställde måste ha en e-postadress registrerad
- Lönebeskedet skickas som PDF-bilaga
- Systemet genererar PDF:en automatiskt om den inte redan finns
- Datum och mottägare sparas så att du kan se vilka som redan fått sitt besked
Markera som utbetald och bokför
När lönekörningen är Godkänd, klicka Markera utbetald och bokför (steg 4). Detta:
- Skapar en bokföringsverifikation i redovisningen med standardkonteringen:
- Debet 7210 Löner = total bruttolön
- Debet 7510 Arbetsgivaravgifter = totala arbetsgivaravgifter
- Kredit 2710 Personalskatt = total skatt
- Kredit 2730 Lägstadgade sociala avgifter = totala arbetsgivaravgifter
- Kredit 1930 Företagskonto/bank = total nettolön
- Vid semesteruttag skapas dessutom konteringsrader för att reversera semesterlöneskulden (konto 2920/7290 och 2941/7519).
- Status ändras till Utbetald
- Bokföringsperioden kontrolleras -- om perioden är låst kan du inte markera som utbetald
Utbetalda lönekörningar kan inte ändras eller tas bort.
AGI-rapport från lönekörning
När lönekörningen är Utbetald visas knappen AGI till Skatteverket (steg 5). Klicka för att gå till arbetsgivärdeklarationen för aktuell period. Se dokumentationen för Arbetsgivardeklaration (AGI).
Visa lönebesked (PDF)
Varje anställds lönebesked kan visas och laddas ner som PDF. Gå till lönekörningens detaljsida och:
- Klicka på ögonknappen bredvid den anställde för att expandera lönebeskedet i sidan
- Klicka PDF för att ladda ner en PDF-fil med lönebeskedet
- PDF:en sparas automatiskt för framtida användning
Återställa en lönekörning
Om en lönekörning har status Beräknad eller Godkänd kan du återställa den till Utkast:
- Gå till lönekörningens detaljsida.
- Klicka Återställ till utkast (finns under åtgärdsmenyn).
- Status ändras tillbaka till Utkast och godkännande rensas.
Utbetalda lönekörningar kan inte återställas.
Ta bort en lönekörning
Lönekörningar med status Utkast, Beräknad eller Godkänd kan tas bort:
- Gå till lönekörningens detaljsida.
- Klicka Ta bort i åtgärdsmenyn.
- Bekräfta i dialogrutan.
All data raderas permanent: lönekörningen, alla lönebesked och alla lönerader.
Utbetalda lönekörningar kan inte tas bort.
Detaljsidan för en lönekörning
Detaljsidan visar en stegindikator med alla steg (Beräkna, Godkänn, Skicka lönebesked, Markera utbetald, AGI) samt:
- Period -- periodstart, periodslut och utbetalningsdatum
- Summering -- bruttolön, skatt, nettolön, arbetsgivaravgifter och total kostnad
- Godkännarinfo -- vem som godkände och när (om tillämpligt)
- Lönebesked per anställd -- expanderbar lista med bruttolön, skatt, nettolön, arbetsgivaravgifter, bankuppgifter och lönerader
Söka och filtrera lönekörningar
Överst på listan kan du filtrera:
- År -- välj räkenskapsår
- Status -- filtrera på Utkast, Beräknad, Godkänd eller Utbetald
Vanliga frågor
Kan jag ändra en lönekörning efter att den beräknats? Ja, återställ till Utkast först med knappen Återställ till utkast. Sedan kan du göra ändringar och beräkna om.
Hur hanteras timanställda? Timanställda beräknas med antal timmar gånger timlön. Standardvärdet är 160 timmar per månad justerat för sysselsättningsgrad. Du kan ändra antalet timmar direkt i formuläret.
Vad händer om skattetabell saknas? Om skattetabell och kolumn inte är ifyllda, eller om tabelldata inte hittas, används den fasta skatteprocenten istället (standard 30% om inget annat anges).
Kan jag skicka lönebesked till bara en anställd? Ja, varje lönebesked har en individuell skicka-knapp. Du behöver inte skicka till alla på en gång.
Hur vet jag vilka lönebesked som redan skickats? Skickade lönebesked markeras med datum och mottagaradress. Knappen visar hur många som ännu inte skickats.
Varför kan jag inte markera som utbetald? Kontrollera att lönekörningen har status Godkänd och att bokföringsperioden inte är låst. Om perioden är låst måste du öppna den under bokföringsinställningar.
Vad kostar en anställd totalt? Se raden Total kostnad på detaljsidan. Den inkluderar bruttolön plus arbetsgivaravgifter.