Lön

Skapa lönekörningar, beräkna löner, godkänn och betala ut -- allt på ett ställe i B2B.nu.

---

Översikt

Under Lön ser du alla lönekörningar med statistik för valt utbetalningsår (kalenderår, som i arbetsgivardeklarationen). Som standard visas innevarande år:

• Antal körningar -- totalt antal lönekörningar under året
• Total bruttolön -- summan av alla utbetalda bruttolöner
• Total skatt -- summan av alla skatteavdrag
• Arbetsgivaravgifter -- summan av alla arbetsgivaravgifter

Varje lönekörning har en status som visar var i processen den befinner sig:

---

Komma igång

1. Gå till Lön i menyn.
2. Klicka Ny lönekörning.
3. Ange period, välj anställda och justera eventuella tillägg.
4. Klicka Skapa lönekörning.

Du behöver behörighet till modulen Lön (löneadministration) för att komma åt lönemodulen. Stegen Omberäkna, Återställ till utkast, Godkänn, Markera utbetald, Bokför, Ångra bokföring och Ta bort lönekörning kräver dessutom rollen Admin. Saknar du rollen visas knapparna nedtonade med texten Kräver administratörsrollen. Att skapa lönekörningar, lägga till anställda, ändra lönerader och skicka lönebesked kräver bara skrivbehörighet till Lön.

---

Skapa en lönekörning

Steg 1: Period och datum

Överst i formuläret anger du:

Du kan snabbt ställa in rätt period med knapparna Föregående månad och Innevarande månad.

Tidunderlag från tidrapporteringen

Om företaget använder Tidrapportering hämtas attesterat tidunderlag för perioden in automatiskt — för anställda som är kopplade till ett användarkonto (fältet Användarkonto på den anställde under Anställda):

• Timanställda får attesterade arbetade timmar förifyllda i timfältet i stället för schablonen 160. Timmarna kan ändras innan du sparar.
• Utlägg att ersätta förifylls som en lönerad med löneart 4007 Utlägg. När körningen sparas markeras utläggen automatiskt som ersatta i löneunderlaget; tas körningen bort återställs de. Ta bort 4007-raden om utläggen inte ska ersättas i den här körningen — då markeras inget.
• Frånvaro visas som information per anställd (håll muspekaren över för fördelning per frånvarokod) men skapar inga avdragsrader — lägg frånvaroavdrag manuellt i steg 3.
• Ej attesterade timmar visas som varning och ingår inte i det förifyllda — attestera dem först under Tidrapportering → Attestera.

Ändrar du perioden uppdateras underlaget automatiskt. Finns redan en lönekörning för en överlappande period visas en varning så att tid och utlägg inte betalas dubbelt. Du kan även starta från Tidrapportering → Löneunderlag via knappen Skapa lönekörning, som öppnar formuläret med rätt månad förifylld.

Steg 2: Välj anställda

Under Välj anställda listas alla aktiva anställda i en tabell med kolumnerna Anställd, Benämning, Belopp, Antal, Textrad och Summa. Varje anställd har en rad med:

• Kryssruta för att inkludera/exkludera (anställda med lön ifylld är förkryssade)
• Namn (länk till den anställdes redigeringssida) och anställningsnummer, samt eventuellt tidunderlag från tidrapporteringen
• Lönetyp under Benämning (Månadslön eller Timlön)
• Belopp -- månadslönen eller timlönen, som kan ändras direkt i formuläret för denna specifika körning (ören går att ange, t.ex. 187,50 kr/tim)
• Antal -- antal timmar för timanställda (förslag 160 timmar justerat för sysselsättningsgrad, eller attesterade timmar från tidrapporteringen)
• Summa -- förväntad grundlön

Längst ned visas Total beräknad bruttolön. Använd Välj alla / Avmarkera alla för snabb markering.

Steg 3: Lägg till lönearter (tillägg och avdrag)

Under varje anställd finns en tom rad för extra lönerader:

• Sök och välj löneart i fältet Sök löneart... under Benämning -- lönearterna är grupperade i kategorier: Lönearter, Frånvaro, Semester, Ersättningar, Förmåner och avdrag, Korrigeringar
• Ange belopp och/eller antal beroende på löneartens typ. För lönearter som anges i antal (t.ex. 2000 Tjänstledighet dag) fyller du i både antal och à-pris -- beloppet blir antal gånger à-pris. En rad med antal men utan à-pris sparas inte, utan du får ett felmeddelande.
• Fältet Textrad låter dig skriva en fritext som visas på lönebeskedet
• Avdrag och frånvaro dras automatiskt av (negativt belopp)

Så snart du valt en löneart skapas en ny tom rad automatiskt, så du kan lägga till hur många rader som helst per anställd. Ta bort en rad med papperskorgen.

Steg 4: Spara

Klicka Skapa lönekörning. Systemet skapar lönekörningen och beräknar direkt bruttolön, skatt, arbetsgivaravgifter och nettolön för varje anställd. Lönekörningen får status Beräknad -- du behöver inte klicka på någon beräkningsknapp.

---

Beräkning och omberäkning

Lönekörningen beräknas automatiskt när du sparar den. Systemet:

• Beräknar bruttolön utifrån månadslön/timlön, sysselsättningsgrad och eventuella tillägg/avdrag
• Beräknar skatteavdrag via skattetabell (om tabell och kolumn finns) eller via fast skatteprocent
• Beräknar arbetsgivaravgifter baserat på den anställdes födelseår och utbetalningsdatumet:
• Fulla avgifter: 31,42 %
• Har fyllt 67 år vid årets ingång (för 2026: född 1958 eller tidigare): 10,21 % (enbart ålderspensionsavgift)
• Född 1937 eller tidigare: 0 % (inga avgifter)
• Fyller 19--23 år under året (för 2026: född 2003--2007), för lön som betalas ut 1 april 2026 -- 30 september 2027: 20,81 % på högst 25 000 kr per person och månad, och 31,42 % på resten
• Lägger in semesterledighet som registrerats under Semester och börjar inom perioden som semesterrader (se Semester > Ledigheten i lönekörningen)
• Beräknar semestertillägg om semesterdagar tas ut (sammalöneregeln)
• Beräknar nettolön (bruttolön minus skatt plus eventuella skattefria tillägg)

Status blir Beräknad.

Har du ändrat lön, skattetabell eller andra uppgifter på en anställd efteråt, klicka Omberäkna på detaljsidan (längst till höger i stegraden, eller i menyn Ändra). Lönekörningen räknas då om med aktuella uppgifter.

Omberäkning kan göras hur många gånger som helst så länge status är Utkast eller Beräknad. En godkänd lönekörning återställer du först till utkast (se Återställa en lönekörning).

---

Godkänna lönekörning

När status är Beräknad, klicka Godkänn (steg 1). Detta attesterar lönekörningen.

• Den som godkänner registreras med namn och tidpunkt
• Status ändras till Godkänd
• Kräver rollen Admin

En lönekörning med status Utkast (till exempel efter Återställ till utkast) kan inte godkännas -- klicka Omberäkna först.

---

Lägga till en anställd i efterhand

Har du glömt en person, eller anställt någon efter att lönekörningen skapades? Du kan lägga till anställda i en befintlig lönekörning så länge den varken är utbetald eller bokförd (status Utkast, Beräknad eller Godkänd, utan kopplad verifikation).

1. Öppna lönekörningens detaljsida.
2. Klicka Lägg till anställd i rubriken för listan Lönebesked.
3. Sök på namn eller anställningsnummer och välj personen. Endast aktiva anställda som inte redan ingår i körningen visas.
4. Fyll vid behov i avvikande månadslön (månadsavlönad) eller timlön och timmar (timavlönad). Lämnar du fälten tomma används uppgifterna från anställdregistret.
5. Lägg till eventuella tillägg och avdrag under rubriken Tillägg och avdrag. En tom rad visas direkt: sök löneart och ange belopp, eller antal och à-pris beroende på löneartens inmatningssätt. Så snart du valt löneart skapas en ny tom rad, så du kan lägga flera lönearter på samma person (till exempel övertid, milersättning och ett avdrag). Fritext blir radens beskrivning på lönebeskedet. Rader utan löneart eller belopp ignoreras, och Lägg till rad samt papperskorgen finns för att lägga till eller ta bort rader manuellt.
6. Klicka Lägg till.

Lönebeskedet skapas för samma period och utbetalningsdag som övriga i körningen, och hela lönekörningen beräknas om automatiskt (skatt, arbetsgivaravgifter, semester) så att status blir Beräknad.

Om lönekörningen var Godkänd tas godkännandet bort eftersom totalerna ändras. Du behöver därför klicka Godkänn på nytt innan utbetalning. Utlägg från tidrapporteringen förifylls inte i dialogen. Vill du ersätta utlägg via lön för den nya personen lägger du till en rad med löneart 4007 Utlägg manuellt, och markerar utläggen som ersatta i löneunderlaget under Tid > Löneunderlag.

Utbetalda eller bokförda lönekörningar kan inte utökas, och menyn Ändra visas inte för dem. Skapa i så fall en ny lönekörning för samma period med enbart den saknade personen -- systemet varnar för överlappande period men tillåter det.

---

Ändra löneart och lönerader på ett lönebesked

Har du valt fel löneart, angett fel antal eller belopp, eller glömt ett tillägg eller avdrag? Så länge lönekörningen har status Utkast eller Beräknad kan du ändra raderna på varje lönebesked.

1. Öppna lönekörningens detaljsida.
2. Klicka på pennikonen (Ändra lönerader) på raden för den anställda i listan Lönebesked.
3. Under Grundlön kan du ändra månadslönen (belopp) eller, för timavlönade, antal timmar och timlön. Ändringen gäller bara den här lönekörningen -- lönen i anställdregistret påverkas inte.
4. Under Tillägg och avdrag visas personens övriga rader. För varje rad kan du:
5. byta löneart -- skriv i sökfältet och välj en ny löneart,
6. ändra antal, à-pris eller belopp (beroende på löneartens inmatningssätt -- lönearter som anges i antal har alltid även ett à-pris; antal utan à-pris ger ett felmeddelande i stället för att raden försvinner),
7. ändra fritext, som blir radens beskrivning på lönebeskedet,
8. ta bort raden med papperskorgen.
9. Lägg till nya rader i den tomma raden längst ned eller med Lägg till rad.
10. Klicka Spara och beräkna om.

Lönekörningen beräknas om automatiskt (skatt, arbetsgivaravgifter, semester) och får status Beräknad.

Det automatiskt beräknade semestertillägget visas i dialogen men ändras inte där, eftersom det räknas fram vid varje beräkning. Är lönekörningen Godkänd visas inte pennikonen. Använd Ändra → Återställ till utkast först, ändra raderna och godkänn sedan på nytt. Utbetalda eller bokförda lönekörningar kan inte ändras.

---

Skicka lönebesked

När lönekörningen är Godkänd kan du skicka lönebesked till anställda via e-post (steg 2):

Skicka till alla

Klicka Skicka lönebesked (N) där N är antalet anställda som har e-postadress och inte redan fått sitt lönebesked. Du bekräftar i en dialogruta innan utskick.

Skicka till enskild

På varje lönebesked i listan finns en kuvertknapp för att skicka till just den anställde.

Förutsättningar

• Den anställde måste ha en e-postadress registrerad
• Lönebeskedet skickas som PDF-bilaga
• PDF:en skapas alltid på nytt vid utskick, så bilagan stämmer med lönebeskedets aktuella rader även om lönekörningen ändrats eller beräknats om efter en tidigare nedladdning
• Datum och mottägare sparas så att du kan se vilka som redan fått sitt besked

---

Markera som utbetald

När lönekörningen är Godkänd, klicka Markera utbetald (steg 3). Detta:

1. Bokför semesteruttag (uppdaterar de anställdas semestersaldon) för lönebesked med semester. Semesterrader som kommer från en ledighet registrerad under Semester räknas inte en gång till -- de dagarna drogs redan när ledigheten registrerades -- och ledigheten kopplas till lönebeskedet. Dagarna dras från saldot för det semesterår som utbetalningsdagen tillhör -- samma saldo som beräkningen kontrollerade -- även om du markerar körningen som utbetald först efter semesterårsskiftet. Har årsskiftet redan gjorts för det semesteråret går körningen inte att markera som utbetald med semesteruttag (året är låst).
2. Status ändras till Utbetald.

Bokföringen sker inte automatiskt här -- den är ett eget steg (se nedan). Utbetalda lönekörningar kan inte ändras eller tas bort.

---

Bokför lönekörningen

När lönekörningen är Utbetald visas knappen Bokför lönekörning (steg 4). Du väljer själv när körningen ska bokföras -- den bokförs aldrig automatiskt. Klicka för att skapa bokföringsverifikationen i redovisningen med standardkonteringen:

• Debet 7210 Löner = total bruttolön
• Debet 7510 Arbetsgivaravgifter = totala arbetsgivaravgifter
• Kredit 2710 Personalskatt = total skatt, inklusive Frivillig skatt (löneart 5104)
• Kredit 2730 Lagstadgade sociala avgifter = totala arbetsgivaravgifter
• Kredit 1930 Företagskonto/bank = total nettolön
• Debet 7331 Skattefria bilersättningar = skattefria ersättningar som betalas ut med lönen (milersättning, traktamente m.m.); skattefria avdrag på nettolönen minskar beloppet

Frivillig skatt (löneart 5104) är ett förhöjt skatteavdrag som den anställde har begärt. Den dras från nettolönen men är avdragen skatt: den bokförs på 2710 tillsammans med tabellskatten och redovisas i arbetsgivardeklarationens ruta 001. Skattefri Övrig kostnadsersättning (löneart 4004) redovisas i ruta 020. Se Arbetsgivardeklaration för vilka lönearter som hamnar i vilken ruta.

Vid semesteruttag skapas dessutom konteringsrader för att reversera semesterlöneskulden (konto 2920/7290 och 2941/7519). Bokföringsperioden kontrolleras -- om perioden eller räkenskapsåret är låst kan du inte bokföra.

När körningen är bokförd visas Se verifikation (länk till verifikationen) och Ångra bokföring.

Ångra bokföring

Klicka Ångra bokföring om verifikationen blev fel. En bokförd verifikation tas aldrig bort (bokföringslagen) – i stället skapas en rättelsepost på samma datum som vänder alla rader, och den ursprungliga verifikationen markeras som rättad. Perioden nettar då till noll, verifikationsserien får ingen lucka och körningen blir åter utbetald men obokförd, så att du kan bokföra om den.

Du kan inte ångra bokföringen om:

• verifikationen ligger i en låst period eller ett låst räkenskapsår, eller
• verifikationen redan har en rättelse-/korrigeringspost -- hantera då korrigeringen i bokföringen i stället.

Semestersaldon påverkas inte av att ångra bokföringen -- uttaget hör till utbetalningen, inte till bokföringen.

---

AGI-rapport från lönekörning

När lönekörningen är Utbetald visas knappen Deklarera AGI för {månad år} (steg 5, till exempel Deklarera AGI för oktober 2026). Klicka för att gå till arbetsgivardeklarationen för aktuell period. Se dokumentationen för Arbetsgivardeklaration (AGI).

---

Visa lönebesked (PDF)

Varje anställds lönebesked kan visas och laddas ner som PDF. Gå till lönekörningens detaljsida och:

• Klicka på ögonknappen bredvid den anställde för att expandera lönebeskedet i sidan
• Klicka PDF för att ladda ner en PDF-fil med lönebeskedet
• PDF:en skapas från lönebeskedets aktuella rader varje gång du laddar ner eller skickar den

---

Återställa en lönekörning

Om en lönekörning har status Beräknad eller Godkänd kan du återställa den till Utkast:

1. Gå till lönekörningens detaljsida.
2. Öppna menyn Ändra längst till vänster i stegraden och klicka Återställ till utkast. Bekräfta.
3. Status ändras tillbaka till Utkast och godkännande rensas.

Utbetalda lönekörningar kan inte återställas.

---

Ta bort en lönekörning

Lönekörningar med status Utkast, Beräknad eller Godkänd kan tas bort:

1. Gå till lönekörningens detaljsida.
2. Klicka Ta bort lönekörning i rutan Farozon längst ner i vänsterkolumnen.
3. Bekräfta i dialogrutan.

All data raderas permanent: lönekörningen, alla lönebesked och alla lönerader.

Utbetalda lönekörningar kan inte tas bort.

---

Detaljsidan för en lönekörning

Detaljsidan visar en stegindikator med stegen Godkänn, Skicka lönebesked, Markera utbetald, Bokför och AGI, knappen Omberäkna och menyn Ändra (Lägg till anställd, Omberäkna, Återställ till utkast) samt:

• Period -- periodstart, periodslut och utbetalning
• Summering -- antal anställda, total bruttolön, total skatt, total nettolön, arbetsgivaravgifter och total kostnad
• Historik -- när körningen skapades, beräknades, godkändes (och av vem) och betalades ut
• Anteckningar -- om du skrivit någon anteckning
• Farozon -- knappen Ta bort lönekörning (visas inte för utbetalda körningar)
• Lönebesked -- lista per anställd med bruttolön, skatt, nettolön, arbetsgivaravgift (Arb.avg) och Semester, och knappar för att visa lönebeskedet (ögat), ändra lönerader (pennan), ladda ner PDF och skicka lönebeskedet
• Kostnadssammanställning -- att utbetala, skatt att betala, arbetsgivaravgifter och total kostnad för arbetsgivaren
• Betalningsinformation -- de betalningar som ska göras, med clearing- och kontonummer per anställd och totalt att utbetala

Skriva ut lönekörningen

Klicka Skriv ut uppe till höger på detaljsidan för att skriva ut lönekörningen på A4, till exempel för attest eller som bilaga till löneverifikationen. Utskriften innehåller period, utbetalningsdag och status, en lönelista per anställd (bruttolön, skatt, nettolön, arbetsgivaravgift och semester) med summor, en lista över utbetalningar med clearing- och kontonummer samt rader för underskrift (Attesterad av och Datum).

---

Söka och filtrera lönekörningar

Överst på listan kan du filtrera:

• År -- välj utbetalningsår (kalenderåret för utbetalningsdatumet, inte räkenskapsåret)
• Status -- filtrera på Utkast, Beräknad, Godkänd eller Utbetald

Listan visar Nummer, Period, Utbetalningsdatum, antal Anställda, Bruttolön, Skatt, Nettolön och Status. Trippelpunktsmenyn på en rad har Visa och, för administratörer, snabbstegen Beräkna (utkast), Godkänn (beräknad) och Markera betald (godkänd). Papperskorgen tar bort en lönekörning som inte är utbetald.

---

Hantera lönearter

En löneart är en benämning på en rad som kan läggas till på ett lönebesked -- till exempel Månadslön, Övertid, Bilförmån eller Sjukavdrag. B2B.nu levereras med ett komplett standardregister, men du kan lägga till egna lönearter och anpassa de befintliga.

Du hittar sidan via Lön → Fler → Lönearter (eller direkt på /payroll/pay-types).

Du behöver behörighet till modulen Lön. För att skapa, ändra eller ta bort lönearter krävs skrivbehörighet (write).

Översikt

Lönearterna är grupperade efter en sifferserie där den första siffran i koden styr kategorin:

För varje löneart visas koden, namnet, typ, egenskaper (t.ex. Skattepliktig, Semestergr., AGA), om den är Aktiv samt hur många gånger den används på lönebesked. En löneart är märkt System om den är systemstyrd, annars Egen.

Skapa en egen löneart

1. Klicka Ny löneart.
2. Fyll i fälten:

1. Klicka Skapa löneart.

Egna lönearter blir direkt valbara i listan Lägg till lönearter när du skapar en lönekörning.

Redigera en löneart

Klicka Redigera på raden, ändra fälten och klicka Spara.

Systemlönearter

Lönearter märkta System används av automatiska beräkningar för lön, semester och AGI. För dessa är koden och typen låsta och de kan inte tas bort -- du kan bara ändra namnet och om de ska vara aktiva. Övriga inställningar (skattepliktig, AGI-ruta osv.) visas men går inte att ändra, eftersom beräkningarna är beroende av dem.

Ta bort en löneart

Egna lönearter som inte används på något lönebesked kan tas bort med papperskorgsknappen. Om en löneart redan har använts går den inte att ta bort -- inaktivera den i stället (slå av Aktiv) så att den inte längre kan väljas, samtidigt som historiken på tidigare lönebesked bevaras.

---

Vanliga frågor

Kan jag ändra en lönekörning efter att den beräknats? Delvis. Du kan lägga till anställda inklusive deras tillägg och avdrag med knappen Lägg till anställd (se avsnittet ovan) och omberäkna befintliga lönebesked med aktuella löne- och skatteuppgifter. Lönearter, antal och belopp för en person som redan ingår ändrar du med pennikonen (Ändra lönerader) så länge status är Utkast eller Beräknad. Vill du ta bort en person: ta bort lönekörningen och skapa den på nytt.

Jag glömde en anställd i en godkänd lönekörning -- vad gör jag? Klicka Lägg till anställd på lönekörningens detaljsida. Godkännandet tas bort, körningen beräknas om och du godkänner den på nytt. Är körningen redan utbetald skapar du i stället en ny lönekörning för samma period med bara den personen.

Hur hanteras timanställda? Timanställda beräknas med antal timmar gånger timlön. Standardvärdet är 160 timmar per månad justerat för sysselsättningsgrad. Du kan ändra antalet timmar direkt i formuläret.

Vad händer om skattetabell saknas? Om skattetabell och kolumn inte är ifyllda, eller om tabelldata inte hittas, används den fasta skatteprocenten istället (standard 30% om inget annat anges).

Hur betalar jag ut lön utan skatteavdrag, t.ex. till en ungdom med låg inkomst? Öppna den anställde under Anställda, klicka Redigera, välj Fast procent och ange 0 som skatteprocent. Spara och klicka sedan Omberäkna på lönekörningen (är den godkänd: Ändra → Återställ till utkast först). Skatteavdraget blir då 0 kr. Lönen utan skatteavdrag förutsätter att den anställde lämnat Skatteverkets intyg Intyg för utbetalning av lön utan skatteavdrag (SKV 434) eller har ett beslut om jämkning. Spara intyget hos företaget. Arbetsgivaravgifter betalas ändå.

Varför har skatten och arbetsgivaravgifterna ören? Skatteavdraget görs i hela kronor, både från skattetabellen och med fast procent. Arbetsgivaravgifterna visas med ören på lönebeskedet och i bokföringen, eftersom de räknas per anställd. I arbetsgivardeklarationen (AGI) räknas avgiften på hela månadens underlag och örena stryks, så det belopp du betalar till skattekontot är i hela kronor. Skillnaden är oftast bara några ören.

Kan jag skicka lönebesked till bara en anställd? Ja, varje lönebesked har en individuell skicka-knapp. Du behöver inte skicka till alla på en gång.

Hur vet jag vilka lönebesked som redan skickats? Skickade lönebesked markeras med datum och mottagaradress. Knappen visar hur många som ännu inte skickats.

Varför kan jag inte markera som utbetald? Kontrollera att lönekörningen har status Godkänd och att bokföringsperioden inte är låst. Om perioden är låst måste du öppna den under bokföringsinställningar.

Vad kostar en anställd totalt? Se raden Total kostnad på detaljsidan. Den inkluderar bruttolön plus arbetsgivaravgifter.

Hur lägger jag till en egen löneart? Gå till Lön → Fler → Lönearter och klicka Ny löneart. Ange en unik kod (3--6 siffror), namn och typ samt egenskaper som skattepliktig och AGI-ruta. Se avsnittet Hantera lönearter.

Varför kan jag inte ändra koden eller ta bort en viss löneart? Lönearter märkta System används av automatiska beräkningar och har låst kod och typ -- de kan inte tas bort. Egna lönearter som redan använts på lönebesked går inte heller att ta bort; inaktivera dem i stället.