Vad är en verifikation i bokföringen?

En verifikation är det underlag som styrker en affärshändelse och ligger till grund för en bokföringspost. Enligt bokföringslagen ska varje post i bokföringen kunna bekräftas av en verifikation, till exempel en faktura, ett kvitto eller ett kontoutdrag. Verifikationen visar vad som hänt, när och med vilket belopp.

Vad menas med en verifikation?

Begreppet verifikation används i två närliggande betydelser:

• Underlaget – det fysiska eller digitala dokument som styrker affärshändelsen (faktura, kvitto, banktransaktion, lönebesked).
• Bokföringsposten – själva registreringen i bokföringen, ofta kallad verifikation eller verifikat, med ett löpande verifikationsnummer.

En affärshändelse är allt som påverkar företagets ekonomi: ett inköp, en försäljning, en löneutbetalning eller en banköverföring. Varje sådan händelse ska enligt bokföringslagen bokföras, och varje bokföringspost ska ha en verifikation som underlag.

Vad ska en verifikation innehålla?

Bokföringslagen (1999:1078, 5 kap.) anger vilka uppgifter en verifikation normalt ska innehålla. Enligt Skatteverket och Bokföringsnämnden ska en verifikation som regel visa:

1. Verifikationsnummer eller annan identifieringsbeteckning.
2. Datum när verifikationen sammanställdes.
3. När affärshändelsen inträffade (om det skiljer sig från registreringsdatum).
4. Vad affärshändelsen avser – en tydlig beskrivning.
5. Belopp, inklusive eventuell moms.
6. Motpart – kund, leverantör eller annan part när det är relevant.

Verifikationerna ska vara i en ordnad och löpande nummerserie, och det ska vara enkelt att gå från en bokföringspost till det underlag som styrker den. Detta kallas verifikationskedja och är ett krav för att bokföringen ska kunna granskas i efterhand.

Hur hänger debet och kredit ihop med verifikationen?

Svensk bokföring bygger på dubbel bokföring: varje affärshändelse bokförs på minst två konton, ett i debet och ett i kredit, och summan av debet ska alltid vara lika med summan av kredit.

Verifikationen är underlaget som visar vilka konton som ska påverkas. Ett exempel på inköp av kontorsmaterial för 1 000 kr plus 25 % moms:

Här är debet (1 250 kr) lika med kredit (1 250 kr), vilket innebär att verifikationen är i balans. Kontona hämtas från BAS-kontoplanen, som är standard i Sverige. Läs mer om moms och hur den hanteras i bokföringen.

Hur länge ska verifikationer sparas?

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation, inklusive verifikationer, sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller både pappersunderlag och digitala underlag. Skatteverket kan begära fram verifikationer vid en granskning, och Bolagsverket ställer krav på arkivering för bokföringsskyldiga verksamheter.

Hur skapar B2B.nu verifikationer?

B2B.nu är ett svenskt molnbaserat affärssystem där bokföring, fakturering, lön och bank finns i ett och samma system. Verifikationer skapas både automatiskt och manuellt:

• Automatiskt från fakturor och offerter. När du skickar eller registrerar en faktura skapar B2B.nu en verifikation med rätt konton enligt BAS-kontoplanen, inklusive moms.
• Automatiskt från lön. Vid löneutbetalning bokförs lön, arbetsgivaravgift (normalt 31,42 %) och preliminärskatt på rätt konton.
• Från bankmatchning. Banktransaktioner kan matchas mot underlag, varpå en verifikation skapas och stäms av mot kontoutdraget.
• Manuellt med dokumentunderlag. Du kan registrera egna verifikationer och koppla det digitala underlaget (kvitto, faktura) direkt till posten.
• Via SIE-import. Befintlig bokföring och verifikationer kan importeras med SIE-filer, så att du kan flytta in tidigare räkenskapsår.

Alla verifikationer får ett löpande verifikationsnummer och en komplett verifikationskedja till underlaget. All data krypteras och lagras i Sverige. Mer om hur bokföringen fungerar finns i dokumentationen om bokföring.

Vad kostar det att bokföra verifikationer i B2B.nu?

B2B.nu kostar 1 095 kr/år exklusive moms, vilket motsvarar omkring 3 kr per dag. Allt ingår i priset – bokföring, fakturering, lön, CRM, bank och AI-support – och du kan ha ett obegränsat antal användare med rättighetsstyrning. Det finns 14 dagars gratis provperiod. Se hela prislistan för mer information.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan en verifikation och ett verifikat?

I praktiken används orden ofta synonymt. Verifikation är den term som bokföringslagen använder, medan verifikat är ett vanligt vardagsord för samma sak – både underlaget och själva bokföringsposten.

Måste varje bokföringspost ha en verifikation?

Ja. Enligt bokföringslagen ska varje affärshändelse bokföras och varje bokföringspost styrkas av en verifikation. Utan underlag går det inte att verifiera att posten är korrekt, vilket är ett krav vid Skatteverkets granskning.

Kan flera affärshändelser samlas i en verifikation?

Ja, likartade affärshändelser kan i vissa fall sammanställas i en gemensam verifikation, till exempel en dagskassa eller en samlingsverifikation för flera kvitton. Det ska då tydligt framgå vilka händelser som ingår.

Hur länge måste jag spara mina verifikationer?

Räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller både pappersunderlag och digitala underlag, och B2B.nu lagrar dina verifikationer krypterat i Sverige.

Skapar B2B.nu verifikationer automatiskt?

Ja. När du fakturerar, kör lön eller matchar banktransaktioner skapar B2B.nu verifikationer automatiskt med rätt konton enligt BAS-kontoplanen, inklusive moms. Du kan även registrera verifikationer manuellt och koppla underlag till dem.