Bokföring - Användardokumentation

Översikt

Bokföringsmodulen i B2B.nu är hjärtat i ditt företagande. Har hanterar du alla verifikationer, kontoplanen, huvudboken och periodlåsningar. Modulen följer Bokföringslagen (BFL) och är anpassad för svenska småföretag.

Du når bokföringen via Bokföring i huvudmenyn. Översiktssidan visar statistik för aktuellt räkenskapsår: antal verifikationer, intäkter, kostnader och resultat. Därifrån kan du snabbt navigera till alla delar av bokföringen.

Behörigheter: Du behöver behörigheten accounting för att komma åt bokföringen. För att skapa rättelseposter krävs rollen admin eller accountant.

---

Komma igång

1. Skapa ett räkenskapsår under Inställningar > Bokföring om du inte redan har ett.
2. Granska bokföringsinställningar -- momsperiod och bokföringsmetod (faktura- eller kontantmetoden).
3. Skapa minst en verifikationsserie under Inställningar > Bokföring (t.ex. serie A för manuella verifikationer).
4. Fyll i ingående balanser via Bokföring > Ingående balanser om du har balanser från föregående är.
5. Importera befintlig bokföring via SIE-import om du byter från ett annat program.

Tips: När du skapar din allra första verifikation visas en påminnelse om att fylla i ingående balans och granska inställningarna.

---

Verifikationer

Skapa en ny verifikation

1. Gå till Bokföring > Verifikationer och klicka Ny verifikation.
2. Fyll i:
3. Serie (obligatoriskt) -- välj den verifikationsserie du vill använda. Verifikationsnumret tilldelas automatiskt.
4. Datum (obligatoriskt) -- verifikationsdatumet. Måste ligga inom ett aktivt räkenskapsår.
5. Beskrivning (obligatoriskt, max 500 tecken) -- beskriv vad verifikationen avser.
6. Lägg till konteringsrader:
7. Välj Konto med hjolp av sokfunktionen. Du kan skriva kontonumret direkt eller söka på namn.
8. Ange Debet eller Kredit för varje rad. Systemet visar kontosaldo i realtid.
9. Om du har resultatenheter (RE) kan du välja en per rad.
10. Klicka Lägg till rad för fler rader. Minst två rader krävs.
11. Systemet visar Differens och en statusindikator. Verifikationen måste vara balanserad (debet = kredit) för att kunna sparas.
12. Klicka Spara verifikation.

Tangentbordstips: På sista raden fylls det balanserande beloppet i automatiskt när du trycker Enter eller Tab. När verifikationen är balanserad kan du trycka Enter igen för att flytta fokus till Spara-knappen.

Koppla underlag (dokument)

Du kan koppla kvitton, fakturor och andra underlag till en verifikation:

1. Klicka Koppla underlag när du skapar eller visar en verifikation.
2. En panel öppnas dar du kan:
3. Ladda upp nya filer genom att dra och slappa dem, eller klicka för att välja. Tillagna format: PDF, JPG, PNG, GIF (max 10 MB).
4. Välja befintliga underlag genom att klicka på dem i rutnatet.
5. Klicka Bekräfta väl för att koppla de valda underlagen.

Du kan även använda AI-analys (Fakturaanalys AI) för att automatiskt analysera ett uppladdat underlag och få förslag på kontering.

Visa och filtrera verifikationer

På Verifikationer-sidan kan du:

• Söka på beskrivning, referens eller verifikationsnummer i fältet Sök.
• Filtrera på Är, Månad, Typ (Manuell, Faktura, Utgift, Betalning, Bank, Lön) och Serie.
• Sortera genom att klicka på kolumnrubrikerna: Nr, Datum, Beskrivning, Belopp eller Typ.
• Klicka på ett verifikationsnummer för att se alla detaljer.

Redigera en verifikation

Enligt Bokföringslagen (BFL 5 kap 5 par.) får en bokförd verifikation inte ändras i efterhand. Därför galler:

• Samma dag som verifikationen skapades kan du redigera den via Redigera-knappen. Du kan andra datum, beskrivning, referens och konteringsrader.
• Administrativa uppgifter (datum, beskrivning, referens) kan ändras även efter bokföringsdagen -- klicka Redigera på verifikationsdetaljsidan.
• Konteringsrader efter bokföringsdagen kan bara ändras genom att skapa en rättelsepost.

Skapa rättelsepost (reversering)

Om du upptacker ett fel i en bokförd verifikation:

1. Öppna verifikationen och klicka Skapa rättelsepost.
2. Du ser de ursprungliga konteringsraderna med omvand debet/kredit (reverseringen).
3. Du kan välja vilka rader som ska reverseras och lägga till nya korrekta konteringsrader.
4. När du sparar skapas två verifikationer i en transaktion:
5. Reverseringsverifikation -- speglar originalet med omvand debet/kredit.
6. Korrigeringsverifikation -- innehåller de nya korrekta raderna.
7. Originalverifikationen markeras som Reverserad.

Krav: Rollen admin eller accountant krävs för att skapa rättelseposter.

Kopiera en verifikation

För att återkomma till liknande transaktioner:

1. Klicka Kopiera på verifikationsdetaljsidan eller i verifikationslistan.
2. En ny verifikation skapas med samma datum, beskrivning, referens och konteringsrader som originalet.
3. Du kan redigera alla fält innan du sparar.

---

Kontoplan

Gå till Bokföring > Kontoplan för att se alla konton. Kontoplanen följer BAS-kontoplanen och är uppdelad i fem kontotyper:

• Tillgångar (1xxx) -- t.ex. bank, kundfordringar, lager
• Skulder (2xxx) -- t.ex. leverantörsskulder, skatteskulder, moms
• Eget kapital (2xxx) -- t.ex. aktiekapital, balanserad vinst
• Intäkter (3xxx) -- t.ex. försäljning, övriga intäkter
• Kostnader (4-8xxx) -- t.ex. varuinkop, personalkostnader, hyra

Du kan söka på kontonummer eller namn, och filtrera på kontotyp. Varje konto visar aktuellt saldo för räkenskapsåret.

---

Huvudbok

Bokföring > Huvudbok visar alla transaktioner för ett specifikt konto. Du kan:

• Välja konto och tidsperiod.
• Se ingående balans, alla verifikationsrader och utgående balans.
• Klicka på verifikationsnumret för att öppna verifikationen.

---

Ingående balanser

Ingående balanser är saldona vid räkenskapssarets början. Du hittar dem via Bokföring > Ingående balanser.

1. Välj Räkenskapsår i rullgardinsmenyn.
2. Fyll i ingående saldo för varje konto som har ett saldo.
3. Använd knappen Hämta UB från [forega är] för att automatiskt hämta utgsende balanser från det föregående året som ingående balanser.
4. Systemet kontrollerar att balansräkningen stämmer: Tillgångar = Skulder + Eget kapital. Om det inte stämmer visas en differens.
5. Klicka Spara balanser.

---

Periodlåsning

Periodlåsning forhindrar att verifikationer ändras eller skapas i en lasert period.

1. På bokföringsöversikten, under Periodlåsning, välj Är och Månad.
2. Klicka Las period.
3. En bekraftelsedialog visas -- när du bekräftar kan perioden inte längre ändras.

Läsa perioder visas i listan nedanfor med datum för när de listes.

Varning: Periodlåsning kan inte ångras. Se till att allt är korrekt bokfört innan du laser en period.

---

Årsskifte och årsstängning

När du är klar med ett räkenskapsår:

1. Gå till Bokföring > Bokslut & Årsredovisning för den fullstandiga bokslutsprocessen (se separat dokumentation).
2. Alternativt kan du använda den enkla arsstangningen via Bokföring > Årsstängning som stänger resultatkonton mot eget kapital.

---

Vanliga frågor

Kan jag andra en verifikation som skapades igsr? Nej, konteringsrader kan inte ändras efter bokföringsdagen. Använd Rättelsepost istället. Du kan dock alltid andra administrativa uppgifter som datum, beskrivning och referens.

Vad händer om debet och kredit inte är lika? Systemet forhindrar att du sparar en obalanserad verifikation. Knappen Spara verifikation är inaktiverad tills verifikationen är balanserad.

Kan jag se vilka verifikationer som är obalanserade? Ja, på översiktssidan visas en varning om det finns obalanserade verifikationer, med en länk för att visa dem.

Vad är en verifikationsserie? En serie är ett prefix för verifikationsnummer (t.ex. A1, A2, A3...). Du kan ha olika serier för olika typer av transaktioner. Serier skapas under Inställningar > Bokföring.

Vad är en resultatenhet (RE)? En resultatenhet (även kallad kostnadsställe) lät dig fördela intäkter och kostnader på olika delar av verksamheten, t.ex. avdelningar eller projekt.

Hur importerar jag bokföring från ett annat program? Använd SIE-import (se separat dokumentation). De flesta svenska bokföringsprogram kan exportera SIE4-filer.

Vilka filformat stods för underlag? PDF, JPG, JPEG, PNG och GIF. Maxstorlek är 10 MB per fil.

---

Bilder och skärmdumpar

Fler vyer i modulen: