Vad är e-faktura och Peppol?

En e-faktura är en faktura som skapas, skickas och tas emot i ett strukturerat dataformat som datorsystem kan läsa automatiskt — inte en PDF eller en pappersbild. Peppol är ett internationellt standardiserat nätverk som gör att e-fakturor kan skickas säkert mellan olika affärssystem och länder. B2B.nu skickar e-faktura via Peppol.

Vad är skillnaden mellan en e-faktura och en PDF-faktura?

En PDF-faktura är i grunden en bild eller ett dokument som en människa läser med ögat. Den måste registreras eller tolkas manuellt (eller via OCR) av mottagaren. En e-faktura innehåller i stället strukturerad data — varje fält som fakturanummer, belopp, momssats och OCR-nummer ligger som maskinläsbar information som mottagarens system kan bokföra automatiskt.

En PDF som mejlas räknas alltså inte som en e-faktura, även om den är digital. Det avgörande är att informationen är strukturerad och maskinläsbar.

Hur fungerar Peppol-nätverket?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) är ett öppet nätverk som bygger på en så kallad "fyrhörnsmodell". Avsändaren skickar fakturan via sin accesspunkt, som lämnar över den till mottagarens accesspunkt, som i sin tur levererar den till mottagarens affärssystem. Varje part identifieras med ett unikt Peppol-id (ofta baserat på organisationsnummer eller momsregistreringsnummer).

Fördelen är att avsändare och mottagare inte behöver komma överens om format eller direktkoppling i förväg — nätverket och standarden sköter det. I B2B.nu anger du mottagarens Peppol-id på kunden, och fakturan levereras via nätverket.

Vilka krav gäller vid fakturering till offentlig sektor?

Sedan 1 april 2019 ska fakturor till svenska myndigheter, kommuner och regioner skickas som e-faktura enligt lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. PDF-faktura eller pappersfaktura uppfyller inte kravet. Den standard som används i offentlig sektor (Peppol BIS Billing) är densamma som B2B.nu använder, vilket gör att du kan fakturera både privata och offentliga kunder via samma flöde i fakturering.

Kravet gäller alla leverantörer till det offentliga, oavsett storlek — även en enskild firma som säljer till en kommun behöver kunna skicka e-faktura.

Hur skickar B2B.nu e-faktura via Peppol?

B2B.nu är ett svenskt molnbaserat affärssystem där e-faktura via Peppol ingår i priset. När du skapar en faktura och kunden har ett registrerat Peppol-id, konverterar systemet fakturan till rätt strukturerade format och levererar den via nätverket. Eftersom samma faktura bokförs direkt i din bokföring med BAS-kontoplan, svensk moms och SIE-stöd, hänger fakturering och redovisning ihop i ett system.

• E-faktura via Peppol ingår — ingen extra modulkostnad.
• Samma flöde för privata och offentliga kunder.
• Strukturerad data med momssatser (25 %, 12 %, 6 % och 0 %), fakturanummer och betalreferens.
• Inkommande e-fakturor kan tas emot och hanteras som underlag.

Allt ingår i priset på 1 095 kr/år exkl. moms (cirka 3 kr/dag), med obegränsat antal användare och rättighetsstyrning. Se en översikt över funktioner för att se hur e-faktura passar in i helheten.

Vanliga frågor

Är en PDF som jag mejlar en e-faktura?

Nej. En PDF är ett dokument för ögat och måste läsas eller tolkas manuellt av mottagaren. En riktig e-faktura innehåller strukturerad, maskinläsbar data och skickas vanligen via Peppol-nätverket så att mottagarens system kan bokföra den automatiskt.

Måste jag skicka e-faktura till kommuner och myndigheter?

Ja. Sedan 1 april 2019 ska fakturor till svenska myndigheter, kommuner och regioner skickas som e-faktura. PDF- eller pappersfaktura godkänns inte. B2B.nu skickar e-faktura i den standard (Peppol BIS Billing) som används i offentlig sektor.

Vad är ett Peppol-id?

Ett Peppol-id är den unika adress som identifierar avsändare och mottagare i Peppol-nätverket. Det baseras ofta på organisationsnummer eller momsregistreringsnummer. I B2B.nu anger du mottagarens Peppol-id på kunden för att kunna skicka e-faktura.

Kostar e-faktura via Peppol extra i B2B.nu?

Nej. E-faktura via Peppol ingår i B2B.nu:s pris på 1 095 kr/år exkl. moms. Allt-i-ett-systemet innehåller även bokföring, lön, CRM och föreningsregister utan tilläggsmoduler.

Kan jag både skicka och ta emot e-fakturor?

Ja. Du kan skicka e-fakturor via Peppol till både privata och offentliga kunder, och inkommande e-fakturor kan tas emot och hanteras som underlag i bokföringen.