Skapa och skicka en kundfaktura

I den här guiden visar vi hela flödet för att fakturera en kund — från att skapa fakturan till att skicka den som PDF/e-post eller e-faktura via Peppol, och slutligen registrera betalningen. B2B.nu bokför automatiskt när fakturan skickas och kopplar verifikationen till fakturan.

Förbered: kontrollera företagsuppgifter

Innan första fakturan — se till att Företagsuppgifter är ifyllda. Gå till Inställningar → Företag och kontrollera adress, organisationsnummer, F-skatt, bankgiro/plusgiro, Swish, IBAN och eventuell logotyp. På samma sida ställer du in fakturanummerprefix, betalningsvillkor, påminnelseavgift, standardreferens och standardmeddelande.

När du skapar din första faktura visar formuläret rutan Tips för första fakturan med en länk till företagsuppgifterna.

Öppna fakturalistan

Klicka på Fakturor i sidomenyn (/invoices). Här ser du alla fakturor med status, belopp och betalt belopp. Fyra statistikkort visar Skapade (utkast), Skickade, Förfallna och Utestående.

Klicka på "Ny faktura"

Tryck Ny faktura uppe till höger. Tomt fakturaformulär öppnas.

Välj kund

I fältet Välj kund kan du:

• Söka efter befintlig kund på namn, kundnummer eller organisationsnummer.
• Har föreningen ett medlemsregister kan du även välja en medlem (märkt Medlem i listan). Ett kundkort skapas automatiskt för medlemmen när fakturan sparas.
• Klicka Ny kund för att lägga upp en helt ny kund. På kundformuläret kan du klicka Hämta uppgifter för att fylla i företagets uppgifter från organisationsnumret.

Förfallodatum (enligt kundens betalningsvillkor) och Er referens hämtas automatiskt från kundkortet. För en svensk privatperson visas rutan ROT/RUT-avdrag under kundfältet, och för en svensk företagskund visas reglaget för omvänd byggmoms om företaget har slagit på det (se Fakturering).

Sätt fakturadatum och betalningsvillkor

• Fakturamall — vilken mall PDF:en ska använda. Standardmallen är förvald.
• Fakturadatum — dagens datum föreslås. Verifikationen dateras med fakturadatumet när fakturan bokförs.
• Förfallodatum — beräknas automatiskt utifrån kundens betalningsvillkor (t.ex. 30 dagar).
• Valuta — SEK är förvalt. Väljer du en annan valuta visas Växelkurs, som hämtas från Riksbanken.
• Vår referens / Er referens — kontaktpersoner hos ert företag respektive kunden.

Lägg till fakturarader

Klicka Lägg till rad för varje produkt/tjänst. Du kan antingen:

• Välja en upplagd produkt genom att skriva i Artnr (artikelnummer) eller Beskrivning — beskrivning, pris, enhet och momssats fylls i automatiskt. Raden är kopplad till produkten så länge artikelnumret står kvar.
• Skriva en helt fri rad med egen text och eget pris.
• Klicka Textrad för en rubrik eller förklaring utan belopp, och flytta raden med pilarna ↑/↓.
• Klicka Ny produkt för att snabbskapa en produkt utan att lämna formuläret.

Per rad anger du:

• Antal och Á-pris — summan beräknas automatiskt.
• Enhet — t.ex. st, tim eller mån.
• Rabatt (frivilligt) — i procent.
• Moms — 0 %, 6 %, 12 % eller 25 %.

Totalbeloppen längst ner (Netto, Moms, Öresavrundning, Totalt) uppdateras direkt.

Anteckningar

• Meddelande till kund — text som visas på fakturan, t.ex. tackmeddelande eller betalningsinstruktioner.
• Interna anteckningar — visas bara för er, inte för kunden.

Vill du skicka med egna PDF-filer, t.ex. en tidrapport eller ett avtal, väljer du dem i skicka-dialogen (se nedan). De bifogas inte i själva fakturaformuläret.

Spara fakturan

Klicka Skapa faktura. Fakturan sparas med status Skapad (utkast) och en PDF skapas. Utkastet är inte bokfört och kan redigeras fritt (Redigera faktura) eller tas bort (Ta bort utkast).

Förhandsgranska som PDF

Klicka Visa PDF under Åtgärder på fakturasidan för att se hur fakturan ser ut för kunden. Layouten styrs av vald fakturamall (se Inställningar → Dokumentmallar).

Skicka fakturan

Du kan skicka på tre sätt:

• E-post — klicka Skicka faktura. Ange Till (kundens e-post är förifylld), Ämne och valfritt Meddelande. Under Extra bilagor kan du klicka Bifoga underlag och välja upp till fem egna PDF-filer. Fakturans PDF bifogas alltid automatiskt. Klicka Skicka faktura.
• E-faktura (Peppol) — när fakturasidan öppnas kontrollerar B2B.nu automatiskt om kunden kan ta emot e-faktura. Kan kunden det visas Skicka e-faktura under Åtgärder (och E-faktura i menyn Fler). Se E-faktura.
• Utskrift — om du skriver ut och postar fakturan själv, eller har skickat den på annat sätt. PDF:en öppnas och fakturan markeras som skickad.

Fakturan får status Skickad. Vid fakturametoden bokförs den nu: kundfordran på 1510 Kundfordringar, intäkten på försäljningskontot (eller produktens intäktskonto) och momsen på utgående moms. Vid kontantmetoden bokförs fakturan först när den betalas. Har företaget lagerhantering dras lagerförda varor från lagret när fakturan skickas.

Registrera betalning

När kunden betalat — öppna fakturan och klicka Registrera betalning.

• Belopp — förifyllt med det som återstår. Ändra vid delbetalning.
• Betalningsdatum — när pengarna kom in.
• Betalningssätt — Bankgiro/PlusGiro, Swish, Kort, Kontant eller Annat.
• Referens och Anteckning — valfria.

Vid full betalning sätts status till Betald, vid delbetalning Delbetald. En verifikation skapas automatiskt som flyttar beloppet från kundfordringar till bankkontot. Har du stängt av Bokför kundbetalningar automatiskt under Inställningar > Bokföring > Bokföringsmetod markeras fakturan bara som betald, och du kan kryssa i Skapa verifikation för betalningen för att bokföra just den betalningen.

Påminnelser och kreditfakturor

Från fakturasidan kan du också:

• Skicka påminnelse — du skickar påminnelsen själv när kunden inte har betalat. Påminnelsen får påminnelseavgiften från Inställningar > Företag och ett nytt förfallodatum 10 dagar framåt. Kan göras flera gånger.
• Kreditera faktura — skapar en kreditfaktura, hel eller delvis (valda rader och antal), som kvittas mot originalet. Använd när en redan skickad faktura är fel.
• Kopiera (i menyn Fler) — öppnar ett nytt fakturaformulär med samma kund och rader, t.ex. för en återkommande kund.

Vanliga frågor

Hur ändrar jag fakturanummer? Fakturanumret tilldelas automatiskt i en obruten löpserie och kan inte ändras på en enskild faktura. Prefix och nästa nummer i serien ställer du in under Inställningar → Företag (Fakturanummerprefix och Nästa fakturanummer).

Vad gör jag om kunden vill ha en specifik referens på fakturan? Använd fältet Er referens för kundens interna referens, eller skriv det i Meddelande till kund.

Kan jag schemalägga återkommande fakturor? Nej, det finns ingen schemaläggning av kundfakturor. Kopiera fakturan med Kopiera i menyn Fler när det är dags att fakturera igen.

Hur fungerar det med utländska kunder? Skapa kunden med rätt land och kundtyp. För en EU-kund med VAT-nummer gäller omvänd skattskyldighet och momsen blir 0 %, och försäljningen kommer med i Periodisk sammanställning under Rapporter. Kunder utanför EU faktureras utan moms. Vill du fakturera i kundens valuta väljer du Valuta på fakturan.

Varför minskade inte lagret när jag sparade fakturan? Lagret och bokföringen påverkas först när fakturan skickas (e-post, e-faktura eller Utskrift), inte när utkastet sparas.