Semester

Hantera semesterbalans, registrera ledighet, följ upp frånvaro och exportera semesterskuld -- allt enligt Semesterlagen.

---

Översikt

Under Semester ser du en samlad bild av alla aktiva anställda med deras semesterbalans för valt semesterår:

• Anställda -- antal aktiva anställda
• Semesterår -- aktuellt semesterår (t.ex. 2025/2026)
• Period -- start- och slutdatum för semesteråret

Tabellen Semestersaldon visar för varje anställd:

• Anställd -- namn
• Betalda dagar -- intjänade betalda semesterdagar för semesteråret
• Använda -- uttagna betalda dagar
• Kvar -- betalda semesterdagar som kan tas ut (förskott inräknat, ej utlagda och sparade dagar avdragna)
• Obetalda -- antal obetalda dagar som återstår
• Sparade -- dagar sparade enligt paragraf 18
• Förskott -- eventuella förskottsdagar
• Detaljer -- knapp till den anställdes semestersida

Du kan filtrera listan med:

• Semesterår -- välj ett specifikt år eller "Aktuellt"
• Sök anställd -- sök på namn

---

Komma igång

1. Se till att du har registrerade anställda (se Anställda).
2. Gå till Semester i menyn (under Lön).
3. Saknar någon anställd semestersaldo för semesteråret visas en ruta överst: klicka Skapa semestersaldon för att skapa saldon för alla aktiva anställda som saknar det.
4. Klicka på en anställd för att se detaljerad semesterinformation.

Du behöver behörighet till modulen Lön för att komma åt semestermodulen.

Skapa semestersaldo

Varje anställd har ett semestersaldo per semesterår. Det första saldot skapas på något av följande sätt:

• Skapa semestersaldon på översikten (alla aktiva anställda som saknar saldo för det valda semesteråret, konsulter undantagna)
• Skapa semestersaldo på den anställdes semestersida
• Automatiskt när du registrerar ledighet eller sparar dagar för ett semesterår som saknar saldo

Saldot räknas fram från anställningstiden under intjänandeåret (föregående semesterår): betalda dagar = 25 × anställningsdagar / dagar i intjänandeåret, avrundat uppåt. Resterande dagar upp till semesterrätten blir obetalda. Är den anställde anställd efter den 31 augusti under själva semesteråret ger semesterlagen bara rätt till 5 dagar det året. Därefter skapar Semesterårsskiftet nästa års saldo automatiskt.

Kräver rollen Admin och skrivbehörighet till Lön.

---

Anställds semesterdetalj

Klicka på en anställd i semesteröversikten. Du ser:

Saldokort

Fyra kort överst visar:

• Betalda kvar -- betalda semesterdagar som kan tas ut: intjänade dagar plus förskott, minus uttagna, ej utlagda och sparade dagar. Sparade dagar tas ut via Sparade dagar och räknas därför inte här. Samma antal visas som "Tillgängligt" när du registrerar ledighet.
• Obetalda kvar -- antal obetalda dagar kvar
• Sparade dagar -- totalt sparade dagar (antal perioder anges)
• Metod -- beräkningsmetod (Sammalön eller Procentregeln) samt semestertillägg per dag

Paragraf 26 a-varning

Om den anställde har betalda semesterdagar som ännu inte lagts ut eller sparats, och de tillsammans med nästa års intjänade dagar blir fler än 25, visas en påminnelse: "N betald(a) semesterdag(ar) måste läggas ut eller sparas före semesterårets slut – annars ska de betalas ut." Påminnelsen visar också hur många betalda dagar som ännu inte lagts ut och hur många som tjänas in till nästa år. Det antal som fortfarande överstiger 25 när semesteråret är slut registreras för utbetalning vid årsskiftet. Själva utbetalningen gör du i nästa lönekörning med lönearten 3004 Semesterersättning slutlön. Beloppet anger du själv.

Intjänade dagar

En detaljerad beräkning visar:

Om den anställde anställts efter den 31 augusti under semesteråret visas information om reducerad semesterrätt (paragraf 4: högst 5 dagar det semesteråret).

Överst på sidan finns knapparna Anställd (till den anställdes kort), Frånvaro (till frånvarosidan) och Registrera ledighet.

Saldohistorik

Tabell med den anställdes semestersaldon för alla semesterår: År, betalda (Bet.), använda (Anv.) och obetalda (Obet.) dagar samt om året är Låst efter semesterårsskiftet.

Ledighetshistorik

Tabell med alla registrerade ledigheter som visar period, antal betalda/obetalda/sparade dagar och status.

Frånvaroperioder

Lista med alla registrerade frånvaroperioder (sjukdom, föräldraledighet m.m.), även perioder i tidigare eller kommande semesterår, med typ, period och antal kalenderdagar. Klicka Hantera (eller pennknappen på en rad) för att gå till frånvarosidan där du ändrar perioder och ser takräkningen.

Sparade dagar

Detaljerad lista över sparade dagbuckets med årtal, antal dagar och hur många som förbrukats.

Transaktionslogg

Komplett historik över alla semestertransaktioner -- intjänande, uttag, justeringar och makuleringar.

---

Registrera ledighet

Kräver rollen Admin.

1. Gå till den anställdes semestersida.
2. Klicka Registrera ledighet (knappen uppe till höger). Dialogen Registrera semesterledighet öppnas.
3. Fyll i formuläret:

1. Klicka Registrera.

Systemet:

• Kontrollerar att angivet antal dagar inte överstiger arbetsdagar i perioden
• Drar dagarna från saldot för det semesterår ledigheten infaller i (inte dagens semesterår) och skapar det saldot om det saknas
• Kontrollerar att det finns tillräckligt semestersaldo
• Avvisar ledighet i ett semesterår som är låst efter årsskiftet
• Delar automatiskt ledigheten om den sträcker sig över ett semesterårsskifte (dagarna fördelas proportionellt)
• Beräknar semestertillägg vid sammalöneregeln
• Visar varningar om saldot inte räcker

Ledigheten i lönekörningen

En registrerad ledighet kommer med automatiskt i den lönekörning vars period innehåller ledighetens första dag (för en körning för december räknas alltså ledighet som börjar i december). När lönekörningen beräknas läggs ledigheten in som semesterrader på lönebeskedet:

• Betalda och sparade dagar blir raden Betald semester uttag med antal dagar. Semestertillägget räknas fram automatiskt (sammalöneregeln).
• Obetalda dagar blir raden Obetald semester avdrag med 4,6 % av månadslönen per dag.

Raderna byggs om varje gång lönekörningen beräknas och kan inte ändras i lönekörningen -- ändra i stället ledigheten här. Dagarna dras från saldot redan när ledigheten registreras och dras inte en gång till när lönen markeras som utbetald. Lägg därför inte till samma semester för hand i lönekörningen.

Registrerar, ändrar eller makulerar du en ledighet som hör till en lönekörning som redan är Beräknad eller Godkänd, återställs lönekörningen till Utkast och du får ett meddelande om att den behöver beräknas om. När lönekörningen markeras som utbetald kopplas ledigheten till lönebeskedet och kan inte längre ändras.

Ändra en ledighet

Klicka på redigeringsknappen bredvid en ledighet i historiktabellen. Du kan ändra datum och antal dagar. Semestersaldot uppdateras automatiskt med differensen.

Ledigheter kopplade till en utbetald lönespecifikation kan inte ändras.

Makulera en ledighet

Klicka på papperskorgen bredvid en ledighet. Bekräfta i dialogrutan. Semestersaldot återställs.

Ledigheter kopplade till en utbetald lönespecifikation kan inte makuleras. Semesterår som är låsta kan inte heller ändras.

---

Frånvaro

Frånvaroregistreringen påverkar hur semesterdagar intjänas. Frånvaro som är "semestergrundande" (t.ex. sjukdom, föräldraledighet) ger fortsätt semesterintjänande upp till lägstadgade tak.

Registrera frånvaro

Kräver rollen Admin.

1. Gå till den anställdes semestersida.
2. Klicka Frånvaro uppe till höger för att gå till frånvarosidan och klicka där Ny frånvaro. (Du kan också klicka Ny under Frånvaroperioder direkt på semestersidan.) Dialogen Registrera frånvaro öppnas.
3. Fyll i:

1. Klicka Registrera.

Systemet visar takräkning -- hur många dagar av taket som redan förbrukats och hur många som återstår. Tak som uppnåtts visas i rött. Tak per år räknas per semesterår (samma år som intjänandeåret, enligt företagets semesterinställning) och gäller det semesterår som perioden infaller i. En period som sträcker sig över ett semesterårsskifte delas: dagarna före skiftet räknas mot det ena årets tak och resten mot nästa års. Ryms perioden inte inom taket avvisas den med ett meddelande om hur många dagar som återstår.

Ändra och ta bort frånvaro

Gör ändringar på frånvarosidan (knappen Frånvaro på den anställdes semestersida). Där listas alla perioder.

• Klicka pennknappen för att redigera en frånvaroperiod. Du kan byta frånvarotyp, datum, ensam vårdnadshavare, barnets födelsedatum och anteckning. Töm anteckningen för att ta bort den. Taket kontrolleras mot den frånvarotyp du väljer.
• Klicka papperskorgen för att ta bort (bekräfta i dialogrutan). Det går också från semestersidan.

---

Spara semesterdagar (paragraf 18)

Anställda kan spara semesterdagar från ett år till ett annat enligt Semesterlagens paragraf 18.

Kräver rollen Admin.

1. Gå till den anställdes semestersida.
2. Under Sparade dagar, klicka Spara. Dialogen Spara semesterdagar öppnas.
3. Ange:
4. Semesterår -- förifyllt med det aktuella semesteråret, som dagarna sparas från (kan inte ändras)
5. Antal dagar -- hur många dagar som sparas
6. Klicka Spara.

Dagarna läggs i en bucket (behållare) med årtal. När sparade dagar används förbrukas de i FIFO-ordning (äldst först).

---

Semesterberäkning

Gå till Semester och klicka Semesterberäkning. Överst visas fyra kort:

• Anställda -- antal aktiva anställda
• Total semesterskuld -- summan av alla anställdas semesterskulder
• AG-avgifter semester -- summan av arbetsgivaravgifterna på semesterskulden
• Totalt inkl. AG-avgift -- totalkostnaden

Därunder visas tabellen Semesterberäkning för alla anställda med:

Längst ned i tabellen visas raderna Totalt, AG-avgifter och Totalt inkl. AG.

Du kan välja semesterår i rullgardinsmenyn. Intjänandeåret (föregående semesterår) visas automatiskt.

---

Semesterskuld (Liability Report)

Gå till Semester och klicka Semesterskuld. Denna rapport visar:

Totalsammanställning

Tre kort överst:

• Total semesterskuld -- totalt belopp med kontohänvisning (konto 2920)
• AG-avgifter semester -- totalt belopp med kontohänvisning (konto 2941)
• Total skuld -- summan inklusive arbetsgivaravgifter

Konteringssammanställning

Tabell med konton och belopp för bokföring av semesterskulden.

Arbetsgivaravgifter

Avgiftssatserna som gäller på valt datum, med åldersgrupp (födelsedatum), beskrivning och sats i procent.

Detaljerad tabell per anställd

Varje anställd visas med betalda/obetalda dagar kvar, sparade dagar, dagslön, semesterskuld, AG-avgift och totalt.

Datumfilter

Välj Per datum för att se semesterskulden vid ett visst datum.

Exportera CSV

Klicka Exportera CSV för att ladda ner rapporten som CSV-fil. Filen innehåller:

• Anställd
• Betalda dagar kvar
• Obetalda dagar kvar
• Sparade dagar
• Semesterlön/dag (kr)
• Total semesterskuld (kr)
• AG-avgift (kr)
• Total skuld inkl. AG-avgift (kr)

Skriva ut som bokslutsspecifikation

Klicka Skriv ut uppe till höger för att skriva ut semesterskulden på A4 per valt datum, till exempel som specifikation till bokslutet. Utskriften visar datum och semesterår, konteringssammanställningen (konto för semesterlöneskuld och upplupna arbetsgivaravgifter), en tabell per anställd med summor, hur skulden beräknas samt rader för Avstämd av och Datum.

---

Semesterårsskifte

Årsskiftet rullar över semestersaldon till nästa år.

Kräver rollen Admin.

1. Gå till Semesterskuld.
2. Klicka Årsskifte följt av det semesterår som senast avslutades (till exempel Årsskifte 2025/2026 när semesteråret 1 april 2025 -- 31 mars 2026 har tagit slut). Knappen väljer alltid det året, oavsett vilket datum du valt under Per datum.
3. Bekräfta i dialogrutan -- denna åtgärd kan inte ångras.

Årsskiftet kan inte göras för ett semesterår som pågår. Försöker du ändå visas ett meddelande om när året tar slut. När årsskiftet redan är gjort för alla anställda står det Årsskifte ÅÅÅÅ/ÅÅÅÅ klart och knappen går inte att klicka.

Systemet:

• Beräknar nya saldon för alla anställda som har ett saldo för det avslutade året
• Skapar nya balansrader för det nya semesteråret. De betalda dagarna räknas på anställningstiden under året som avslutas (det blir intjänandeår för det nya semesteråret) -- samma beräkning som i Semesterberäkningen. En person som anställts mitt i året får alltså betalda dagar i proportion till sin anställningstid och resten som obetalda, och en person som slutar under det nya året behåller hela det intjänade antalet.
• Låser det avslutade semesteråret. Därefter kan ingen ledighet eller lönekörning med semesteruttag längre belasta det året. Registrerar du ledighet med datum i ett låst semesterår avvisas den med meddelandet "Semesteråret ... är låst efter årsskiftet".

Antal bearbetade anställda visas i ett bekräftelsemeddelande.

---

Semesterinställningar

Kräver rollen Admin.

Gå till Inställningar och sedan Semester (eller direkt via sökvägen Inställningar > Semester).

Semesterår

Avvikelse från lagens semesterår kräver kollektivavtal enligt paragraf 3. Med Lagens standard sparas semesteråret alltid som 1 april -- 31 mars, och övriga inställningar (konton, max sparade dagar m.m.) kan sparas utan att du fyller i startmånad och startdag.

Semesterdagar och beräkning

Bokföringskonton

Dessa konton används vid bokföring av semesterlöneskuld och vid omvänd kontering vid semesteruttag.

---

Beräkningsmetoder

B2B.nu stöder två metoder för semesterlöneberäkning:

Sammalöneregeln

Används för anställda med fast månadslön och oförändrade anställningsvillkor. Den anställde behåller sin vanliga månadslön under semestern plus ett semestertillägg per dag.

Procentregeln

Används om anställningsvillkoren ändrats under intjänandeåret (t.ex. byte mellan heltid och deltid, löneändring) eller för timanställda. Semesterlönen beräknas som en procent av den sammanlagda lönen under intjänandeåret.

Automatisk väl

Med inställningen Automatisk (standard) väljer systemet rätt metod baserat på om anställningsvillkoren ändrats under intjänandeåret. Du kan tvinga en specifik metod per anställd under Redigera anställd > Semesterlöneberäkning.

---

Vanliga frågor

Vad är intjänandeåret? Intjänandeåret är semesteråret innan det aktuella. Om semesteråret är 2025/2026 (1 april 2025 -- 31 mars 2026) är intjänandeåret 2024/2025 (1 april 2024 -- 31 mars 2025). Det är under intjänandeåret som semesterdagarna tjänas in.

Hur beräknas dagslönen? Dagslönen beräknas som månadslön delat med 21,75 (genomsnittligt antal arbetsdagar per månad).

Kan en anställd ha fler än 25 semesterdagar? Ja, du kan ange upp till 40 dagar per år under den anställdes profil. Utöver lagens 25 dagar kan fler dagar avtalas.

Vad händer om semestern sträcker sig över ett årsskifte? Systemet delar automatiskt upp ledigheten i två delar -- en för varje semesterår. Dagarna fördelas proportionellt baserat på arbetsdagar i respektive del.

Kan jag ändra en ledighet som är kopplad till en utbetald lön? Nej, ledigheter kopplade till utbetalda lönespecifikationer kan inte ändras eller makuleras.

Vad betyder "semestergrundande frånvaro"? Vissa typer av frånvaro ger fortsätt rätt att tjäna in semesterdagar, t.ex. sjukdom (upp till 180 dagar per intjänandeår), föräldraledighet och vård av barn. Systemet spårar automatiskt hur många dagar som förbrukats av taket.

Hur fungerar sparade dagar? Anställda kan spara dagar enligt paragraf 18. Sparade dagar förbrukas i FIFO-ordning (äldst först). Paragraf 26 a kräver att dagar som överstiger 25 (inklusive nästa års intjänade) betalas ut.

Hur betalar jag ut semesterersättning varje månad, till exempel 12 % till timanställda? Använd lönearten 3010 Semesterersättning löpande. Lägg till den på den anställde under tillägg och avdrag i lönekörningen och ange beloppet, till exempel 12 % av månadens semestergrundande lön (timlön och semestergrundande tillägg som OB). Beloppet räknas inte ut automatiskt. Lönearten är skattepliktig, redovisas i AGI-ruta 011 och ger arbetsgivaravgift, men är inte semestergrundande. Lönearterna 3000–3002 skapas automatiskt från registrerad ledighet och kan inte väljas för hand. Registrera inte betald semester för en anställd som får semesterersättningen utbetald löpande, annars betalas den ut två gånger. Inställningarna för lönearten, till exempel om den är pensionsgrundande, ändrar du under Lön > Fler > Lönearter.

Hur betalar jag ut semesterersättning när en anställd slutar? Lägg till lönearten 3004 Semesterersättning slutlön på den anställde i den sista lönekörningen och ange beloppet för de betalda semesterdagar som inte har tagits ut. Lönearten räknas inte ut automatiskt. Samma löneart används för dagar som ska betalas ut enligt paragraf 26 a vid semesterårsskiftet. Den är skattepliktig, redovisas i AGI-ruta 011 och ger arbetsgivaravgift, men är inte semestergrundande.

Var hittar jag CSV-exporten av semesterskulden? Gå till Semester > Semesterskuld och klicka Exportera CSV uppe till höger.

Vad gör årsskiftet? Årsskiftet beräknar nya saldon för det kommande semesteråret, baserat på de dagar som tjänats in under det år som avslutas och eventuellt kvarvarande saldo. Det avslutade semesteråret låses. Denna åtgärd kan inte ångras. Årsskiftet görs för det senast avslutade semesteråret och kan inte köras innan semesteråret är slut.

Varför visas "Betalda kvar 0 av 0 dagar"? Den anställde saknar semestersaldo för semesteråret. Klicka Skapa semestersaldo på den anställdes semestersida (eller Skapa semestersaldon på översikten). Saldot skapas också automatiskt när du registrerar ledighet.

Varför får jag "Semesteråret är låst"? Årsskiftet är redan gjort för det semesterår som ledigheten eller lönekörningens utbetalningsdag tillhör. Ett låst år kan inte belastas med fler uttag.

---

Bilder och skärmdumpar

Fler vyer i modulen: