Lönekörning och AGI

Den här guiden tar dig genom hela löneprocessen — från att skapa en lönekörning, beräkna skatt och arbetsgivaravgift, godkänna körningen, skicka ut lönespecar, betala ut lönen och slutligen lämna in arbetsgivardeklarationen (AGI) till Skatteverket.

Förbered: kontrollera anställda

Innan första lönekörningen — säkerställ att alla anställda har korrekta uppgifter.

Gå till Anställda och öppna varje anställd. Kontrollera:

• Personnummer, clearing- och kontonummer, anställningsform, sysselsättningsgrad och anställningsdatum.
• Skatteberäkning: skattetabell och kolumn, eller fast procent (vid jämkning eller SKV 434 till exempel 0 %).
• Månadslön (heltid) eller timlön.
• E-postadress, om lönebeskedet ska mejlas.
• Landskoder under AGI – identitet och arbetsplats bara om den anställde saknar svenskt personnummer, bor utomlands eller har utländskt TIN.

Förmåner, traktamenten och andra tillägg och avdrag läggs in som lönearter i lönekörningen, inte på den anställde.

• Användarkonto — kopplas den anställde till sitt inloggningskonto hämtas tid och utlägg från Tidrapporteringen in automatiskt i lönekörningen.

Öppna lönemodulen

Klicka på Lön i sidomenyn (/payroll).

Här ser du alla lönekörningar för valt utbetalningsår och deras status: Utkast, Beräknad, Godkänd och Utbetald. Överst visas antal körningar, total bruttolön, total skatt och arbetsgivaravgifter för året.

Skapa ny lönekörning

Tryck Ny lönekörning.

Fyll i:

• Periodstart och periodslut — den månad lönen avser. Förvalda värden är föregående månad; knapparna Föregående månad och Innevarande månad ställer in perioden snabbt.
• Utbetalningsdatum — när lönen ska betalas ut. Föreslås till den 25:e.
• Anställda — bocka för de som ska ingå. Som standard är alla aktiva anställda med lön ifylld markerade. Månads- eller timlön och timmar kan ändras för just den här körningen, och under varje anställd lägger du till tillägg och avdrag (löneart, belopp eller antal och à-pris, fritext).

Använder företaget Tidrapportering hämtas attesterat tidunderlag in automatiskt för perioden: timanställda får arbetade timmar förifyllda, utlägg att ersätta läggs som en 4007-rad (markeras som ersatta när körningen sparas) och frånvaro visas som information per anställd. Du kan också starta från Tidrapportering → Löneunderlag via knappen Skapa lönekörning.

Klicka Skapa lönekörning.

Beräkna löner

När du skapar körningen beräknas den direkt och får status Beräknad. B2B.nu räknar ut för varje anställd:

• Bruttolön baserad på månadslön (justerad för sysselsättningsgrad) eller timlön × timmar, plus tillägg och avdrag.
• Skatteavdrag enligt den anställdes skattetabell och kolumn, eller med fast procent (även 0 %). Skatten blir alltid hela kronor.
• Arbetsgivaravgift efter födelseår (31,42 % normalt, 10,21 % för den som fyllt 67 vid årets ingång, 0 % för födda 1937 eller tidigare, och 20,81 % på upp till 25 000 kr i månaden för den som fyller 19–23 år under året vid utbetalning 1 april 2026 – 30 september 2027).
• Nettolön att betala ut.

Justera vid behov på lönekörningens detaljsida:

• Ändra lönerader (pennikonen på lönebeskedet, i status Utkast eller Beräknad) — byt löneart, ändra antal, à-pris, belopp eller grundlön, och lägg till eller ta bort rader, t.ex. engångsersättning, OB-tillägg eller frånvaroavdrag. Körningen beräknas om automatiskt.
• Lägg till anställd — lägg till en person som saknas, även efter godkännande (men inte när körningen är utbetald eller bokförd). Godkännandet tas då bort.
• Omberäkna — räkna om med de anställdas aktuella uppgifter, t.ex. efter att du ändrat skattetabell eller skatteprocent.

Granska körningen

Innan godkännande — gå igenom totaler:

• Totala bruttolöner, skatt, arbetsgivaravgifter och nettolöner (rutorna Summering och Kostnadssammanställning).
• Att alla anställda finns med i listan Lönebesked och har rimliga belopp.
• Periodisering — säkerställ att rätt månad är vald.
• Betalningsinformation — clearing- och kontonummer och belopp per anställd. Knappen Skriv ut ger en A4-utskrift för attest.

Godkänn körningen

Klicka Godkänn (steg 1). Detta:

• Attesterar körningen med ditt namn och tidpunkt.
• Gör att lönebesked kan skickas och lönen markeras som utbetald.
• Låser löneraderna. Behöver du ändra något efteråt: Ändra → Återställ till utkast, ändra och godkänn på nytt. En saknad anställd kan ändå läggas till med Lägg till anställd (godkännandet tas då bort).

Godkännandet bokför ingenting — bokföringen sker i ett eget steg efter utbetalning (se nedan).

Skicka lönebesked

Klicka Skicka lönebesked (N) (steg 2) för att mejla lönebeskedet som PDF till varje anställd med e-postadress som inte redan fått sitt. Varje lönebesked har också en egen skicka-knapp, och PDF:en kan laddas ner från listan.

Markera som utbetald

När du faktiskt betalat ut lönen via banken — klicka Markera utbetald (steg 3).

Status blir Utbetald och eventuella semesteruttag bokförs mot de anställdas semestersaldon. Ingen bokföringsverifikation skapas i det här steget — det gör du själv i nästa steg.

Bokför lönekörningen

När körningen är Utbetald klickar du Bokför lönekörning (steg 4) för att skapa löneverifikationen i redovisningen: bruttolöner (7210), arbetsgivaravgifter (7510), källskatt (2710), lagstadgade sociala avgifter (2730) och nettolön mot bankkontot (1930), plus eventuell reversering av semesterlöneskuld. Frivillig skatt (löneart 5104) räknas som avdragen skatt och bokförs på 2710 tillsammans med tabellskatten; skattefria ersättningar bokförs på 7331. Bokföringen sker aldrig automatiskt — du väljer själv när.

Blev något fel? Klicka Ångra bokföring på den bokförda körningen. Verifikationen vänds med en rättelsepost på samma datum, och sedan kan du bokföra om. Det går så länge perioden inte är låst och verifikationen inte redan har en rättelsepost.

Skapa AGI-underlag

När lönekörningen är markerad Utbetald — klicka Deklarera AGI för {månad år} (steg 5, till exempel Deklarera AGI för oktober 2026) på lönekörningen (knappen är inaktiv tills lönen är markerad utbetald) eller gå till Lön → AGI (/agi).

För varje månad ser du alla utbetalda lönekörningar och de individuppgifter (IU) som ska in i AGI:n -- bara lön som är markerad utbetald kommer med. Klicka Ladda upp för kontroll (eller Ladda upp nolldeklaration om ingen lön betalats ut) för månaden -- du kommer till en förhandsgranskning. En nolldeklaration kan lämnas först när månaden är slut; för innevarande och kommande månader utan utbetald lön visas därför Visa i stället.

B2B.nu sammanställer:

• Huvuduppgift (HU) — totala arbetsgivaravgifter och avdragen skatt för månaden.
• Individuppgifter (IU) — en per anställd med detaljerade belopp: kontant lön i ruta 011, förmåner i 012/013/018, övrig kostnadsersättning (löneart 4004) i ruta 020 och avdragen skatt i ruta 001 -- där ingår även frivillig skatt (löneart 5104). Skatteavdraget för en anställd som är markerad Beskattas enligt SINK redovisas i ruta 274. Förmånsrutorna lämnas tomma för den som inte har någon förmån.

Granska underlaget. Justeringar görs i lönekörningen; förhandsgranskningen läser alltid aktuell lönedata. Valideringsfel visas med länk till stället där de rättas, och knappen Rätta underlaget leder till det första felet.

Lämna in AGI till Skatteverket

Stegvisaren på AGI-sidorna följer samma sex steg för varje period:

1. Förutsättningar — registrerad arbetsgivare fr.o.m., telefon och e-post under Inställningar > Företag (båda krävs; saknas de stoppas uppladdningen), omsättningskategorin (över 40 miljoner) under Komplettera underlag och behörigheten hos Skatteverket.
2. Gör klart underlaget — lönen markerad utbetald och förkontroll utan fel. Från förhandsgranskningen öppnar du Komplettera underlag för att ange frånvarodatum och omfattning för VAB/föräldraledighet samt eventuella specialuppgifter. Bekräfta frånvarokontrollen och granska allt.
3. Logga in hos Skatteverket med BankID — klicka knappen i rutan överst på förhandsgranskningen. Inloggningen gäller ungefär en timme.
4. Ladda upp och lås för signering — klicka Ladda upp för kontroll. B2B.nu kontrollerar först att perioden inte redan har ett osignerat underlag hos Skatteverket (påbörjat i e-tjänsten eller uppladdat från ett annat program) -- finns ett sådant laddas inget upp, och du tar bort det i e-tjänsten först. Därefter laddas underlaget upp, kontrolleras, sparas i Eget utrymme hos Skatteverket och låses. Resultatet heter alltid Låst för underskrift, inte inlämnad.
5. Skriv under hos Skatteverket — utanför B2B.nu. Klicka Signera hos Skatteverket eller Kopiera signeringslänk och skicka länken till den som ska skriva under (mottagaren behöver inget konto i B2B.nu). Underskriften görs i Skatteverkets e-tjänst Arbetsgivardeklaration (Mina sidor), menyn Att skriva under (Skriv under digitalt), av en behörig företrädare eller ett deklarationsombud.
6. Hämta kvittensen, klart — klicka Uppdatera status i B2B.nu. När du har fått din kvittens har Skatteverket tagit emot din arbetsgivardeklaration, och perioden visar läget Inlämnad.

Vill du hellre lämna in via fil: klicka Ladda ner XML (när direktinlämningen är avstängd heter periodens knapp Ta fram fil eller Nolldeklaration (fil)), lämna filen i Skatteverkets e-tjänst Arbetsgivardeklaration och skriv under där. Välj sedan Markera som manuellt inlämnad på förhandsgranskningen eller i periodens pilmeny. Bekräfta inlämningen. Perioden får status Manuellt inlämnad – egen bekräftelse utan att något skickas till Skatteverket. Blev markeringen fel (fel månad, eller filen lämnades aldrig in) öppnar du perioden och klickar Ångra markeringen. För en framtida rättelse av en vanlig deklaration behöver du först läsa in den inlämnade XML-filen via Komplettera original.

AGI lämnas senast den 12:e i månaden efter utbetalningsmånaden (den 17:e i januari och augusti; den 26:e för företag med beskattningsunderlag för moms över 40 miljoner kronor; helg flyttar till nästa vardag). Stegvisaren visar deklarationsdagen och hur många dagar som är kvar. Hela flödet, de fem kundlägena och vad du gör när något behöver åtgärd beskrivs i Arbetsgivardeklaration.

Betala in skatt och arbetsgivaravgifter

Skatteverket skickar en betalningsuppmaning till ert skattekonto. Beloppet är summan av:

• Källskatt på lönerna (konto 2710).
• Arbetsgivaravgifter (konto 2730).

Betala enligt företagets förfallodag på skattekontot. När betalningen registreras i banken matchas den mot skatteskuldskontona genom bankavstämningen.

Vanliga frågor

Vad gör jag om en anställd börjat/slutat mitt i månaden? Lägg in start- eller slutdatum på den anställde. Månadslönen räknas inte ner automatiskt efter antal dagar, så ändra månadslönen för just den här körningen i formuläret (eller med Ändra lönerader), eller lägg till ett avdrag. Vid slutlön lägger du till semesterersättning med lönearten 3004 Semesterersättning slutlön.

Hur hanterar jag retroaktiv löneökning? Lägg till en engångsersättning på berörda anställdas rad i körningen, eller skapa en separat justeringskörning.

Vad händer om jag glömt rapportera en bonus? Skapa en kompletterande lönekörning för månaden och markera den utbetald. Är underlaget inte uppladdat ännu kommer bonusen med automatiskt. Är det uppladdat men inte underskrivet tar du bort det med Ta bort på inlämningssidan (heter Ta bort och rätta i B2B.nu när kontrollen hittat fel) och laddar upp igen. Är deklarationen redan signerad visar perioden Behöver åtgärd (lönen har ändrats efter inlämningen) -- klicka Rätta och lämna en rättelse. Avdragen skatt får inte sänkas i en rättelse, och frånvarouppgifter rättas hos Försäkringskassan, inte hos Skatteverket.

Kan jag se historiska lönespecar? Ja — alla lönekörningar finns kvar i Lön-modulen (välj år i filtret). Öppna en gammal körning för att visa, ladda ner eller skicka om lönebeskedet. Den anställdes senaste lönebesked syns också under Lönehistorik på den anställdes sida.

Hur exporterar jag bokföringen från lön till en annan SIE-fil? SIE-export inkluderar automatiskt löneverifikationerna. Se Rapporter för export-flödet.