Utgifter (Leverantörsfakturor)
Innehåll
Registrera, godkänn, betala och folj upp leverantörsfakturor och utgifter i B2B.nu.
Översikt
Utgiftsmodulen hanterar dina leverantörsfakturor från registrering till betalning. När en utgift godkänns skapas automatiskt en bokföringsverifikation enligt fakturametoden. Vid betalning skapas en separat betalningsverifikation.
Krav: Du behöver behörigheten Leverantörsfakturor för att komma åt denna modul.
Komma igång
- Gå till Leverantörsfakturor i menyn.
- Du ser en lista över alla utgifter för det aktuella räkenskapsåret.
- Hogst upp visas fyra nyckeltal: Väntande, Godkanda, Förfallna och Obetalt totalt.
Skapa ny utgift
- Klicka på Ny utgift (eller +-knappen).
- Fyll i fakturauppgifterna:
| Fält | Obligatoriskt | Beskrivning |
|---|---|---|
| Leverantör | Nej | Sök och välj leverantör. Knappen Ny leverantör lät dig skapa en direkt. |
| Fakturanummer | Nej | Leverantörens eget fakturanummer |
| Fakturadatum | Ja | Måste ligga inom aktuellt räkenskapsår |
| Förfallodag | Ja | Måste ligga inom aktuellt räkenskapsår |
| Beskrivning | Nej | Fritext, max 500 tecken |
- Lägg till specifikationsrader -- varje rad innehåller:
| Fält | Obligatoriskt | Beskrivning |
|---|---|---|
| Kostnadskonto | Ja | Välj från kontoplanen (t.ex. 5010 Lokalhyra) |
| Belopp (exkl. moms) | Ja | Måste vara storre än 0 |
| Momssats | Ja | 0%, 6%, 12% eller 25% |
| Momsbelopp | Automatiskt | Beräknas automatiskt baserat på belopp och momssats |
| Beskrivning | Nej | Fritext för raden |
| Resultatenhet | Nej | Om du har resultatenheter kan du tilldela en per rad |
- Koppla underlag (valfritt) -- Välj befintliga dokument/underlag att koppla till verifikationen.
- Klicka Spara.
Automatisk bokföring: Utgiften godkänns automatiskt vid skapande och en bokföringsverifikation skapas direkt: - Debet kostnadskonto = belopp exkl. moms - Debet konto 2640 (Ingående moms) = momsbelopp - Kredit konto 2440 (Leverantörsskulder) = totalbelopp
Godkänna utgift
Om en utgift har status Väntande (t.ex. skapad från en annan kanal):
- Öppna utgiften.
- Kontrollera att ett kostnadskonto är valt.
- Klicka Godkänn.
Vid godkännande skapas en bokföringsverifikation automatiskt. Perioden får inte vara låst.
Avsla utgift
- Öppna en väntande eller godkand utgift.
- Klicka Avsla.
Om utgiften redan är bokförd skapas en rättelsepost som reverserar den ursprungliga verifikationen.
Markera som betald
- Öppna en godkand utgift (eller delvis betald).
- I betalningssektionen fyller du i:
| Fält | Obligatoriskt | Beskrivning |
|---|---|---|
| Betalningsdatum | Ja | Måste ligga inom räkenskapsåret |
| Betalningsreferens | Nej | T.ex. OCR-nummer eller betalningsID |
| Bankkonto | Ja | Välj från dina 19xx-konton (t.ex. 1930 Företagskonto) |
| Belopp | Ja | Kan vara hela beloppet eller en delbetalning |
- Klicka Registrera betalning.
Automatisk bokföring av betalningen: - Debet konto 2440 (Leverantörsskulder) = betalt belopp - Kredit valt bankkonto = betalt belopp
Delbetalningar stods. Statusen ändras till Delvis betald tills hela beloppet är betalt.
Redigera utgift
En utgift kan redigeras så länge den inte är:
- Bokförd (har en kopplad verifikation)
- Betald eller delvis betald
För bokförda utgifter: använd rättelsepost i bokföringsmodulen för att korrigera.
Ta bort utgift
En utgift kan bara tas bort om den inte är betald och inte har en kopplad verifikation.
- Öppna utgiften.
- Klicka Ta bort.
- Bekräfta.
Sök och filtrera
- Sokfältet söker i fakturanummer, beskrivning och utgiftsnummer.
- Statusfilter: Väntande, Godkand, Betald, Delvis betald, Avslagen.
- Leverantörsfilter: Välj en specifik leverantör.
- Datumfilter: Ange Från-datum och/eller Till-datum.
Utan filter visas utgifter för aktuellt räkenskapsår.
Visa utgift
På en utgifts detaljsida ser du:
- Fakturainformation -- leverantör, datum, belopp, status
- Specifikationsrader -- alla kostnadsrader med konto, belopp och moms
- Kopplade underlag -- bilder/PDF:er kopplade till verifikationen
- Betalningshistorik -- alla registrerade betalningar med verifikationsnummer
- Aterstaaende belopp -- hur mycket som återstår att betala
- Skapad av / Godkand av -- vem som registrerade och godkande utgiften
Vanliga frågor
Varfor kan jag inte redigera en utgift? Om utgiften är bokförd (godkand med verifikation) eller betald kan den inte redigeras. Använd en rättelsepost i bokföringen istället.
Vad händer vid delbetalning? En delbetalningsverifikation skapas. Statusen ändras till Delvis betald. Du kan göra fler betalningar tills hela beloppet är reglerat.
Varfor står det att perioden är låst? Fakturadatumet eller betalningsdatumet ligger i en period som är låst för bokföring. Kontakta en administratoor för att lasa upp perioden, eller välj ett datum i en öppen period.
Kan jag koppla underlag (kvitton/fakturor) till en utgift? Ja, du kan välja befintliga underlag vid skapande av utgiften. Underlagen kopplas till bokföringsverifikationen.
Bilder och skärmdumpar
Fler vyer i modulen:
