E-faktura (Peppol)
Innehåll
Skicka och ta emot elektroniska fakturor via Peppol-nätverket. E-fakturor går direkt mellan bokföringssystem — ingen PDF, ingen mejl.
Översikt
B2B.nu är anslutet till Peppol via leverantören Maventa. Med e-faktura aktiverat kan du:
- Skicka e-fakturor från fakturavyn till kunder som är registrerade på Peppol.
- Ta emot e-fakturor från dina leverantörer i en inkorg och omvandla dem till leverantörsfakturor med ett klick.
E-fakturor följer standarden Peppol BIS 3.0 och hanteras helt automatiskt — systemet bygger den strukturerade XML-filen, validerar den och skickar den till mottägarens bokföringssystem.
Krav: Företaget måste vara aktiverat för e-faktura och ha en giltig Peppol-adress (EIA). Kontakta supporten om du vill komma igång.
Komma igång
Innan e-faktura kan skickas eller tas emot måste tre säker vara på plats:
- Maventa-anslutningen är aktiv — administratören på B2B.nu slår på detta för företaget.
- E-faktura är aktiverat för ditt företag — under Inställningar > E-faktura finns en kryssruta för detta samt fältet Peppol-adress (EIA). Utan EIA kan inget skickas.
- Villkor för e-faktura är accepterade — första gången du använder funktionen får du godkänna en kort villkorstext.
När dessa är på plats ser du E-fakturainkorg i sökfunktionen och Skicka e-faktura (Peppol) som ett väl i fakturavyn.
Skicka en e-faktura
- Öppna en faktura du redan skapat (status måste vara Utkast, Skickad, Delbetald eller Förfallen).
- Klicka på Skicka e-faktura (Peppol).
- Systemet gör en automatisk slagning i Peppol-nätverket för att se om kunden är registrerad. Resultatet visas i dialogen:
- Grön markering — mottägaren är tillgänglig på Peppol och fakturan kan skickas direkt.
- Varning — mottägaren hittades inte. Du kan ange en fallback e-post som används om Peppol-leveransen misslyckas (fakturan skickas då som PDF i mejl istället).
- Klicka på Skicka e-faktura.
Fakturan skickas som Peppol BIS 3.0 XML. Du ser sedan en statusrad under fakturan som uppdateras allt eftersom leveransen går igenom Peppol-nätverket.
Kräver behörigheten Fakturor (skriv).
Vad behöver kunden ha?
- Ett organisationsnummer (eller en Peppol-adress på kundkortet under fältet Peppol-endpoint).
- Ett land (Peppol fungerar i hela EU; för svenska kunder används
0007:+ org.nr, för utländska0088:).
Om kunden redan har fakturerats med e-faktura tidigare kommer systemet ihåg Peppol-adressen och hoppar över slagningen.
Kreditfakturor via e-faktura
Kreditfakturor kan skickas som e-faktura på samma sätt. Systemet inkluderar automatiskt referens till originalfakturan i XML:en så att mottägarens system kan matcha krediten mot rätt faktura.
Statusar för skickad e-faktura
Under fakturan visas en leveransstatus:
| Status | Betydelse |
|---|---|
| Pending | Skickad till Maventa, väntar på att tas emot. |
| Sent | Levererad till Peppol-nätverket. |
| Delivery confirmed | Mottägarens system har bekräftat mottagning. |
| Failed | Leveransen misslyckades — felmeddelande visas. |
Status uppdateras automatiskt i bakgrunden. Klicka på Uppdatera status bredvid raden för att hämta senaste status manuellt.
Ta emot e-fakturor (E-fakturainkorg)
Mottagna Peppol-fakturor hamnar i E-fakturainkorg (sök "e-faktura" i sökfunktionen).
Hämta nya fakturor
B2B.nu kollar automatiskt efter nya e-fakturor i bakgrunden flera gånger per dag. Vill du hämta direkt klickar du på Hämta nya i inkorgen.
Filtrera och hantera
Inkorgen har flikar efter status:
- Alla — visar allt.
- Att hantera — nya fakturor som väntar på åtgärd.
- Bokförda — fakturor som kopplats till en leverantörsfaktura.
- Ignorerade — manuellt markerade att inte behandla.
- Fel — fakturor som inte kunde läsas in korrekt.
Skapa leverantörsfaktura från e-faktura
- Klicka på Visa på en rad i inkorgen.
- Granska fakturadata: avsändare, fakturanummer, belopp, förfallodatum, OCR-nummer.
- Klicka på Skapa leverantörsfaktura.
Systemet skapar automatiskt:
- En leverantör (om avsändarens organisationsnummer inte redan finns i registret).
- En leverantörsfaktura med belopp, moms, förfallodatum och OCR-nummer förifyllda.
- En koppling tillbaka till inkorgsraden som nu får status Bokförd.
Du landar direkt i den skapade leverantörsfakturan där du kan granska konteringen och godkänna den för betalning.
Ignorera en e-faktura
Är fakturan felaktig, duplikat eller inte avsedd för ditt företag? Klicka på Ignorera i detaljvyn — raden flyttas till fliken Ignorerade och dyker inte upp i "Att hantera" igen.
Kräver behörigheten Bokföring (skriv) för att skapa leverantörsfakturor eller ignorera.
Vanliga frågor
Hur vet jag om en kund kan ta emot e-faktura? Öppna fakturan och välj Skicka e-faktura (Peppol). Systemet slår automatiskt upp kundens organisationsnummer i Peppol-nätverket och meddelar dig direkt i dialogen.
Vad kostar det? Maventa tar betalt per skickad/mottagen e-faktura. Priserna visas på din abonnemangssida under Fakturahistorik.
Kan jag skicka en e-faktura till en privatperson? Nej. E-faktura via Peppol kräver organisationsnummer — det är en B2B-tjänst. Privatpersoner får fortfarande fakturor som PDF via e-post.
Varför får jag felmeddelandet "Peppol-adress (EIA) saknas"? Företagets egen Peppol-adress är inte ifylld. Gå till Inställningar > E-faktura och fyll i Peppol-adress (EIA) — för svenska företag är det vanligtvis 0007: följt av organisationsnumret utan bindestreck.
Kan en e-faktura som ligger i inkorgen tas bort? Nej, inte manuellt — bokföringslagen kräver att mottagna fakturor arkiveras. Använd Ignorera om du inte ska bokföra fakturan; den sparas men visas inte bland "Att hantera".
Vad händer om mottagningen misslyckas (status: Fel)? XML-filen kunde inte tolkas. Öppna raden och läs felmeddelandet — oftast handlar det om en malformad faktura från avsändaren. Kontakta avsändaren och be dem skicka om, eller skapa leverantörsfakturan manuellt och ignorera inkorgsraden.