Dokument (Underlag)

Ladda upp, hantera och koppla underlag (kvitton, fakturor, bilder) till bokföringsverifikationer i B2B.nu.

Översikt

Dokumentmodulen är din digitala pärm för alla bokföringsunderlag. Här laddar du upp kvitton, leverantörsfakturor och andra dokument som du sedan kopplar till rätt bokföringsverifikation. Du kan också låta AI läsa av belopp, moms och datum och ge ett förslag på kontering – men den funktionen är avstängd från början för nya företag och måste slås på under Inställningar > Underlag (se Slå av eller på AI-tolkning nedan).

Krav: Du behöver behörigheten Bokföring för att komma åt denna modul. För att ladda upp, koppla och ta bort underlag krävs skrivbehörighet.

---

Komma igång

1. Gå till Underlag i menyn.
2. Du ser underlagen i en rutnätsvy. Med knapparna uppe till höger på listan kan du byta till listvy.
3. Som standard visas bara okopplade underlag, alltså de som ännu inte hör till någon verifikation, leverantörsfaktura eller arkivpost. Välj Alla i kopplingsfiltret för att se alla underlag.
4. Ikoner visar filtyp (bild eller PDF) och antal kopplingar.

Har du inte laddat upp något underlag ännu visas en länk till uppladdningsrutan. Är alla underlag redan kopplade visas i stället texten Alla underlag är redan kopplade med knappen Visa alla underlag.

---

Ladda upp underlag

Via dokumentsidan

1. Klicka i uppladdningsrutan högst upp på dokumentsidan och välj en eller flera filer. Tillåtna filtyper:
2. PDF (application/pdf)
3. JPEG (image/jpeg)
4. PNG (image/png)
5. GIF (image/gif)
6. Du kan valfritt ange en Beskrivning för alla uppladdade filer.
7. Klicka Spara filer.

Tips: Du kan välja flera filer på samma gång. Maximal filstorlek är 10 MB per fil.

Många underlag på en gång (från ett tidigare program)

Ska du ladda upp hundratals eller tusentals underlag – till exempel när du flyttar bokföringen från ett annat program – klickar du på Massuppladdning högst upp på dokumentsidan. Där kan du välja en hel mapp eller en ZIP-fil, och filer vars namn börjar med verifikationsnumret (t.ex. A123.pdf) kopplas automatiskt till rätt verifikation. Se Massuppladdning av underlag.

Genom att dra och släppa

Dra filerna från din dator och släpp dem i uppladdningsrutan på dokumentsidan, så hamnar de i listan Valda filer. Klicka sedan Spara filer.

Genom att klistra in från urklipp

Har du en skärmbild eller en kopierad bild i urklippet behöver du inte spara den som fil först. Tryck bara Ctrl + V (Cmd + V på Mac) när du står på dokumentsidan, så läggs bilden till bland de valda filerna med en miniatyrbild. Klicka sedan Spara filer.

Bilden får automatiskt ett filnamn av typen urklipp-20260804-153012.png. Du kan klistra in flera bilder efter varandra -- de läggs till i listan utan att de tidigare försvinner, och du kan blanda inklistrade bilder med filer du valt på vanligt sätt.

Inklistring fungerar överallt där du kopplar underlag eller bilagor:

Obs: Endast PDF, JPG, PNG och GIF kan klistras in. Kopierad text blir inget underlag -- den behöver du spara som fil eller PDF först. I underlagspanelen måste panelen vara öppen för att inklistringen ska hamna rätt.

Via dra och släpp på verifikation

När du skapar en ny verifikation kan du dra och släppa filer direkt i panelen Koppla underlag på verifikationssidan. Filerna laddas upp automatiskt och kan sedan kopplas till verifikationen.

---

Visa underlag

1. Klicka på ett underlag i listan.
2. Du ser:
3. Förhandsgranskning -- bilder visas direkt, PDF-filer visas inbäddade på sidan
4. Filinformation -- filnamn, typ, storlek, uppladdad av, datum
5. Automatisk analys -- resultatet av AI-tolkningen. Kortet visas bara när AI-tolkning är påslagen och underlaget har tolkats eller håller på att tolkas (se nedan)
6. Kopplade verifikationer -- lista över verifikationer som underlaget är kopplat till. Har underlaget markerats som felkopplat på en verifikation visas det under Markerat som felkopplat, med datum, vem som markerade och orsaken
7. Arkivkoppling -- om underlaget också är kopplat till en arkivpost

---

Koppla underlag till verifikation

1. Öppna underlaget.
2. Klicka i sökfältet i sektionen Koppla till verifikation. De senaste verifikationerna visas direkt.
3. Skriv för att söka bland alla företagets verifikationer, på verifikationsnummer (t.ex. A12 eller 12), datum (ÅÅÅÅ-MM-DD eller ÅÅÅÅ-MM för en hel månad), beskrivning eller referens.
4. Välj verifikationen och klicka Koppla.

Finns ingen passande verifikation klickar du Lägg till ny verifikation, så öppnas formuläret med underlaget förvalt. Är AI-tolkningen påslagen och underlaget redan tolkat fylls konteringen i automatiskt.

Ett underlag kan kopplas till flera verifikationer. Kopplingen är permanent -- se nästa avsnitt om du har kopplat fel underlag.

---

Fel underlag kopplat till en verifikation

Ett underlag som är kopplat till en verifikation kan inte tas bort eller kopplas bort. Bokföringslagen (5 kap. 5 §) kräver att en rättelse visar när den gjordes och av vem, och att det ursprungliga underlaget fortfarande går att läsa. I stället markerar du underlaget som felkopplat:

1. Öppna verifikationen.
2. I listan Kopplade underlag klickar du på knappen Markera som felkopplat (cirkeln med snedstreck) bredvid underlaget.
3. Skriv varför underlaget är fel, till exempel "Fel kvitto -- avser verifikation A45". Orsaken måste vara minst 5 tecken.
4. Klicka Markera som felkopplat.
5. Koppla rätt underlag via Koppla underlag. Varje verifikation ska ha ett underlag.

Vad som händer:

• Underlaget flyttas till Felkopplade underlag på verifikationen, med datum, ditt namn och orsaken. Det går fortfarande att öppna och visa.
• Ingenting raderas. Underlaget sparas i sju år som övrigt bokföringsmaterial och kan inte tas bort.
• I underlagslistan får underlaget märket Felkopplat och visas bland de okopplade, så att du kan koppla det till rätt verifikation eller leverantörsfaktura.
• Markeringen ändrar inte verifikationens belopp eller moms. Är själva bokföringen fel gör du en rättelsepost.

Obs: När räkenskapsåret är låst går det inte att markera underlag som felkopplat. En användare med skrivbehörighet för Inställningar kan låsa upp året under Inställningar > Bokföring. Låsta månader hindrar inte markeringen.

Har du markerat fel underlag kopplar du helt enkelt in det igen via Koppla underlag. Den tidigare markeringen ligger kvar i historiken.

---

Redigera underlag

Du kan ändra Beskrivning för ett underlag:

1. Öppna underlaget.
2. Ändra fältet Beskrivning.
3. Klicka Spara.

---

AI-analys (OCR)

Kräver att AI-tolkning är påslagen. AI-tolkningen är avstängd från början för nya företag. Så länge den är avstängd finns ingen AI-analys alls – se Slå av eller på AI-tolkning nedan för hur du slår på den.

B2B.nu kan analysera uppladdade kvitton och fakturor med AI och läsa av belopp, moms, netto och datum, och oftast även leverantörens namn. Utifrån det, och utifrån vad köpet avser, får du ett förslag på kontering mot din kontoplan. Fakturanummer och förfallodag läses inte av -- dem fyller du i själv.

1. Ladda upp ett underlag (PDF eller bild). När AI-tolkningen är påslagen startar analysen automatiskt i bakgrunden.
2. Öppna underlaget. Kortet Automatisk analys visar Pågår medan analysen körs och uppdateras när den är klar.
3. Resultatet visar:
4. Leverantör och datum (om de hittades)
5. Totalt, moms (med momssats) och netto
6. Konfidens -- hur säker tolkningen är
7. Föreslagen kontering (konton ur din kontoplan med debet och kredit)
8. Klicka Skapa verifikation för att öppna en ny verifikation med underlaget och förslaget ifyllt. Med pilknappen bredvid (Analysera om) analyserar du underlaget på nytt.

Misslyckas analysen visas orsaken, märket Misslyckades och knappen Försök igen.

I underlagslistan märks tolkade underlag med en liten trollstav (AI-analyserad) och underlag som tolkas just nu med ett timglas (AI-analys pågår).

Underlag som aldrig har tolkats (till exempel uppladdade medan AI-tolkningen var avstängd) har inget analyskort på underlagets sida, och där finns ingen knapp för att starta en analys. Du kan i stället tolka dem när du kopplar dem:

• I Ny verifikation: koppla underlaget så visas frågan Analysera underlaget med AI? – klicka Fakturaanalys AI. Du kan också klicka på trollstaven bredvid underlaget i listan över kopplade underlag.
• I Ny leverantörsfaktura: koppla underlaget till ett tomt formulär så visas frågan Vill du fylla i uppgifterna automatiskt från underlaget? – klicka Fakturaanalys AI.

Att starta eller göra om en analys kräver skrivbehörighet på Bokföring.

Krav: AI-analysen kräver att B2B.nu:s systemadministratör har konfigurerat en AI-tjänst. Obs: AI-tolkning av underlag har inget med OCR-nummer att göra. OCR-numret är betalningsreferensen på fakturor och fungerar som vanligt oavsett inställningen.

Slå av eller på AI-tolkning

AI-tolkning (OCR) av underlag är avstängd från början för företag som skapats från och med den 2 november 2026. Företag som fanns före dess behåller sin tidigare inställning. Du bestämmer själv om företagets underlag ska få analyseras med AI:

1. Gå till Inställningar och klicka Konfigurera på kortet Underlag (kortet visar AI-tolkning på eller AI-tolkning av).
2. På sidan Underlagsinställningar, under AI-tolkning av underlag (OCR), slår du på reglaget Läs av kvitton och fakturor automatiskt med AI.
3. Klicka Spara ändringar. Meddelandet AI-tolkning av underlag är aktiverad. bekräftar.

Stäng av på samma sätt genom att slå av reglaget och spara.

Vem får ändra? Du behöver behörigheten Inställningar med skrivrätt (administratörer har det alltid). Med bara läsrätt ser du sidan men kan inte spara. Inställningen gäller hela företaget.

• På: nya underlag analyseras automatiskt direkt efter uppladdning. Belopp, moms, datum och konteringsförslag fylls i åt dig på Ny verifikation, Ny leverantörsfaktura och underlagssidan. Underlag som laddades upp medan funktionen var avstängd tolkas inte i efterhand av sig själva – se ovan.
• Av (standard för nya företag): inga underlag skickas till någon AI-tjänst. Uppladdning, koppling till verifikationer, arkivering och säkerhetskopiering fungerar precis som vanligt, men analysknappar (Fakturaanalys AI), tolkningsförslag, kortet Automatisk analys och AI-märkningen på underlagskorten döljs — även för underlag som analyserades innan du stängde av funktionen. Ingen automatisk förifyllning görs i Ny verifikation eller Ny leverantörsfaktura.

Har du flera företag i B2B.nu sätts inställningen per företag – ett nytt extraföretag börjar med AI-tolkningen avstängd.

---

Ladda ner underlag

1. Öppna underlaget.
2. Klicka Ladda ner för att spara filen till din dator.

PDF-filer öppnas direkt i webbläsaren. Bilder visas direkt på sidan.

---

Säkerhetskopiera underlag

Du kan begära en säkerhetskopia av alla underlag som en krypterad ZIP-fil. Detta är användbart för arkivering, byte av system eller att lämna ut materialet till revisor.

Knappen finns på två platser:

• Högst upp på sidan Underlag — knappen Säkerhetskopiera.
• Under Rapporter > sektionen SIE-import & export — länken Säkerhetskopiera underlag.

Så fungerar det

1. Klicka på Säkerhetskopiera och bekräfta i dialogrutan.
2. Säkerhetskopieringen startar i bakgrunden — du kan fortsätta arbeta som vanligt.
3. När ZIP-filen är klar får du ett mail till din inloggade e-postadress med:
4. En säker länk för att ladda ner ZIP-filen.
5. Ett slumpmässigt lösenord (20 tecken) som krävs för att öppna ZIP-filen.
6. Länken är giltig i 48 timmar, sedan raderas filen automatiskt.

Vad ingår i ZIP-filen?

ZIP-filen innehåller alla aktiva underlag (PDF, JPEG, PNG, GIF) som är kopplade till företaget. Borttagna underlag ingår inte.

Krav och begränsningar

• Behörighet: Du behöver behörigheten Bokföring med skrivrätt.
• E-post: Din användare måste ha en registrerad e-postadress — länk och lösenord skickas dit.
• En i taget: Endast en säkerhetskopiering kan pågå per företag åt gången. Vänta tills den nuvarande är klar innan du startar en ny.
• Minst ett underlag: Det måste finnas minst ett underlag att säkerhetskopiera.
• Kryptering: ZIP-filen är AES-256-krypterad. Spara lösenordet säkert — det går inte att återskapa.

Tips: Säkerhetskopian är ett ögonblicksavtryck. Underlag som läggs till efter att begäran skickats ingår inte. Begär en ny kopia om du vill ha senare data.

---

Ta bort underlag

Bara underlag som inte är kopplade till något kan tas bort:

1. Öppna underlaget.
2. Klicka Ta bort.
3. Bekräfta.

Ett underlag som är kopplat till en verifikation eller leverantörsfaktura är bokföringsmaterial och kan inte tas bort. Knappen visas då som Låst. Har du kopplat fel underlag markerar du det som felkopplat på verifikationen (se ovan). Ett underlag som bara hör till en arkivpost kan tas bort när du har tagit bort det från arkivposten.

---

Sök och filtrera

• Sökfältet söker i filnamn och beskrivning.
• Typfilter: Alla typer, Bilder eller PDF.
• Kopplingsfilter: Alla, Kopplade (kopplade till en verifikation, leverantörsfaktura eller arkivpost) eller Okopplade (standard).
• Krysset bredvid Filtrera återställer filtren.

Listan visar 24 underlag per sida.

---

Vanliga frågor

Vilka filformat stöds? PDF, JPEG, PNG och GIF. Maximal filstorlek är 10 MB per fil.

Kan jag klistra in en skärmbild direkt? Ja. Tryck Ctrl + V (Cmd + V på Mac) så läggs bilden i urklippet till som fil. Det fungerar på dokumentsidan och överallt där du kopplar underlag eller bilagor -- se tabellen under "Genom att klistra in från urklipp".

Kan jag koppla ett underlag till flera verifikationer? Ja, ett underlag kan kopplas till obegränsat antal verifikationer. Administratörer och redovisningskonsulter kan koppla samma underlag till upp till 100 verifikationer på en gång: kryssa i dem under Bokföring → Verifikationer, klicka Koppla underlag till markerade…, välj underlaget och klicka Bekräfta val. Det passar till exempel en månads Swish-specifikation från banken.

Underlaget finns inte som fil – vad gör jag? Ange på verifikationen var underlaget finns med Underlaget finns på annan plats…, till exempel kassaregistrets Z-rapport eller bankens Swish-specifikation. Uppgiften sparas med namn och tidpunkt och kommer med i utskrifterna. Se Bokföring.

Jag hittar inte en äldre verifikation när jag ska koppla underlaget Sök på verifikationens nummer (t.ex. A12) eller datum (t.ex. 2025-03-14). Sökningen omfattar alla företagets verifikationer, inte bara de senaste.

Varför ser jag inga underlag i listan? Listan visar som standard bara okopplade underlag. Välj Alla i kopplingsfiltret, eller klicka Visa alla underlag, för att se även de kopplade.

Vad händer om jag tar bort ett underlag? Bara okopplade underlag kan tas bort, så inga verifikationer påverkas. Ett kopplat underlag är låst.

Hur fungerar AI-analysen? När AI-tolkningen är påslagen (Inställningar > Underlag) läser AI-tjänsten av bilden eller PDF:en och försöker hitta belopp, moms, datum och lämpliga bokföringskonton. Resultatet är förslag som du alltid bör kontrollera innan du använder dem.

Varför kan jag inte använda AI-analysen? AI-tolkningen är avstängd från början för nya företag. Gå till Inställningar, klicka Konfigurera på kortet Underlag, slå på reglaget Läs av kvitton och fakturor automatiskt med AI och klicka Spara ändringar. Det kräver behörigheten Inställningar med skrivrätt – be annars en administratör. AI-funktionen kräver också att B2B.nu:s systemadministratör har konfigurerat en AI-tjänst.

Jag har slagit på AI-tolkningen men mina gamla underlag har ingen analys Underlag som laddades upp medan funktionen var avstängd tolkas inte automatiskt i efterhand. Koppla underlaget i Ny verifikation eller Ny leverantörsfaktura och klicka Fakturaanalys AI, så tolkas det.

Är AI-tolkning samma sak som OCR-nummer? Nej. OCR-numret är betalningsreferensen på fakturor. Inställningen för AI-tolkning påverkar bara analysen av uppladdade underlag.