Kunder

Översikt

Kundmodulen i B2B.nu låter dig hantera alla dina kunder -- både företag och privatpersoner. Här registrerar du kunduppgifter, kontaktpersoner och faktureringsvillkor. Kundlistan ger dig snabb överblick med antal kontakter, affärer och totalt fakturerat belopp per kund.

Behörighet: Du behöver behörigheten kunder för att komma åt denna modul.

---

Komma igång

1. Gå till Kunder i huvudmenyn.
2. Klicka Ny kund för att skapa din första kund manuellt, eller använd Importera för att lägga upp flera kunder samtidigt.

---

Skapa en ny kund

1. Klicka Ny kund från kundlistan.
2. Fyll i formuläret:

Grunduppgifter

• Kundkategori -- välj Företag eller Privatperson med knapparna längst upp. Valet styr vilka fält som visas.

Företagskund:

• Företag/Förening/Organisation (obligatoriskt) -- företagsnamnet
• Orgnr -- organisationsnummer i formatet XXXXXX-XXXX
• Hämta uppgifter -- klicka för att automatiskt fylla i adress, momsnummer m.m. från offentliga register (se avsnittet Företagsuppslag nedan)

Privatperson:

• Namn (obligatoriskt) -- personens namn
• Personnummer -- format ÅÅÅÅMMDD-NNNN. Krävs för ROT/RUT-avdrag vid fakturering. Saknas det kan du fylla i det direkt på fakturan när du väljer ROT/RUT -- då sparas det på kundkortet automatiskt.

Gemensamma fält:

• Gatuadress, Postnummer, Ort -- kundens adress
• Referens -- kontaktperson eller "Er referens"
• E-post -- används vid fakturaskick via e-post
• Telefon
• Land -- Sverige är förvalt. Listan innehåller Norden, EU-länder och övriga vanliga länder.
• Kundtyp -- Inrikes (Sverige), EU eller Export (utanför EU). Styr momshantering vid fakturering. Ändras automatiskt när du byter land.
• Momsreg.nr -- VAT-nummer (visas för företag). Krävs för EU-kunder vid omvänd skattskyldighet.
• Byggföretag – omvänd betalningsskyldighet för byggtjänster -- kryssruta för svenska företagskunder. Den visas när omvänd byggmoms är påslaget under Inställningar > Bokföring > Momsredovisning. Är den ikryssad förväljs omvänd byggmoms på nya fakturor till kunden (ingen moms debiteras, köparen redovisar momsen). Valet kan alltid ändras på varje enskild faktura.
• Webbplats

E-faktura (visas för företag):

• Peppol-adress -- kundens adress i Peppol-nätverket, t.ex. 0007:5567891234. Lämna tomt för att härleda den från organisationsnumret (0007 = Sverige). Förstoringsglaset bredvid fältet slår upp kunden i e-fakturanätverken (Peppol/Visma/EDI).
• Extern EDI-operatör och Extern EDI-identifierare -- fyll i om kunden tar emot e-faktura via en annan operatör (t.ex. CGI eller INEXCHANGE) och uppslaget inte hittar kunden. Båda fälten måste anges tillsammans. Se E-faktura.

Anteckningar

• Fritext för interna anteckningar om kunden. Visas inte för kunden.

Kundnummer (högerspalten)

• Kundnummer -- lämna tomt för automatiskt nummer (nästa lediga). Du kan ange ett eget nummer. Varje kundnummer måste vara unikt.

Faktureringsvillkor (högerspalten)

• Betalningsvillkor -- antal dagar (standard 30). Används som förfallodatum på fakturor.
• Kreditgräns -- valfritt. Lämna tomt för ingen gräns.
• Standardrabatt -- rabatt i procent som kan appliceras som standard vid fakturering.

Klicka Skapa kund för att spara.

---

Företagsuppslag

B2B.nu kan automatiskt hämta företagsuppgifter från offentliga register. Det finns två sätt:

Sökning via organisationsnummer

1. Skriv in organisationsnumret i fältet Orgnr.
2. Klicka Hämta uppgifter.
3. Systemet fyller automatiskt i namn, adress, postnummer, ort, momsnummer, e-post och telefon (om tillgängligt).

Sökning via företagsnamn

1. Börja skriv företagsnamnet i fältet Företag/Förening/Organisation (minst 3 tecken).
2. En lista med matchande företag visas nedanför fältet.
3. Klicka på rätt företag i listan.
4. Systemet hämtar och fyller automatiskt i alla tillgängliga uppgifter.

OBS: Företagsuppslaget kräver att funktionen är konfigurerad av administratören. Det finns en begränsning på 10 uppslagningar per minut.

---

Redigera en kund

1. Öppna kunden genom att klicka på namnet i kundlistan.
2. Klicka Redigera i övre högra hörnet (eller Redigera i menyn på kundens rad i listan).
3. Ändra önskade fält och klicka Spara ändringar.
4. Du kan även ändra kundnumret, men det måste förbli unikt.

Du kan dessutom inaktivera en kund genom att avmarkera Aktiv kund under Status vid redigering. Inaktiva kunder kan inte väljas på nya fakturor.

---

Kundsidan

Kundsidan visar en samlad bild av kunden med:

Statistikkort:

• Totalt fakturerat -- summa av alla icke-makulerade fakturor
• Utestående -- obetalda fakturabelopp
• Antal fakturor
• Vunna affärer -- antal affärer på kunden som vunnits

Sektioner:

• Kontaktpersoner -- se avsnittet nedan
• Affärer -- lista över affärer registrerade på kunden (namn, steg, värde, förväntat avslut och ansvarig)
• Senaste fakturor -- de 10 senaste fakturorna. Klicka Visa alla för att se kundens alla fakturor i fakturalistan.
• Aktivitetshistorik -- de 20 senaste aktiviteterna (samtal, e-post, möten m.m.)
• Kontaktuppgifter, Villkor och Anteckningar i högerspalten

Lägga till en aktivitet

Under Aktivitetshistorik klickar du Lägg till och fyller i Typ (Samtal, E-post, Möte, Anteckning eller Uppgift), Rubrik, Beskrivning och vid behov Förfallodatum. Klicka Spara.

Från kundsidan kan du snabbt:

• Klicka Ny faktura för att skapa en faktura direkt för denna kund
• Klicka Ny affär för att registrera en affär på kunden (finns kunden i CRM öppnas CRM-företaget i stället, se nedan)
• Klicka Redigera för att ändra kunduppgifter

---

Kontaktpersoner

Varje kund kan ha flera kontaktpersoner. En kontaktperson kan markeras som Primär.

Lägga till kontaktperson

1. Öppna kundsidan.
2. Under Kontaktpersoner, klicka Lägg till.
3. Fyll i:
4. Namn (obligatoriskt)
5. Titel -- t.ex. "VD" eller "Inköpschef"
6. E-post
7. Telefon
8. Mobil
9. Primär kontakt -- markera om detta är kundens huvudkontakt
10. Klicka Spara.

Om du markerar en kontakt som Primär tas primärstatus bort från eventuell tidigare primär kontakt.

Redigera eller ta bort kontaktperson

• Klicka på menyn (tre prickar) vid kontaktpersonen och välj Redigera eller Ta bort.

---

Importera kunder

Du kan importera kunder på två sätt: via CSV-fil eller genom att klistra in data.

CSV-import

1. Gå till Kunder och klicka Importera.
2. Ladda upp en CSV-fil under Importera från CSV.
3. Systemet stöder avgränsare: semikolon (;), komma (,) och tab.
4. Kolumnerna matchas automatiskt baserat på rubrikerna. Stödda kolumnnamn:

Krav: Filen måste innehålla en kolumn med namn (eller name).

1. Kryssrutan Hoppa över dubbletter (kollar org.nr och kundnummer) är ikryssad från början. Rader vars organisationsnummer redan finns i kundregistret hoppas alltid över. Med kryssrutan ikryssad hoppas även rader över vars kundnummer redan finns; utan krysset importeras de i stället som nya kunder med nästa lediga kundnummer.
2. Kundnummer tilldelas automatiskt om det saknas i filen.
3. Klicka Importera.

Sparat från Excel? Svenska Excel kan spara en kommaavgränsad fil så att hela raden hamnar inom citattecken i första kolumnen. Importen känner igen det och delar upp raden i rätt kolumner, så du behöver inte rätta filen själv. Tips: Du kan ladda ned en exempelfil genom att klicka Ladda ner exempelfil på importsidan.

Klistra in data

1. Gå till Kunder och klicka Importera.
2. Under Klistra in data, klistra in kunddata i textfältet (en rad per kund).
3. Systemet extraherar automatiskt:
4. E-postadresser (t.ex. info@acme.se)
5. Telefonnummer (format +46 eller 0...)
6. Organisationsnummer (format 556xxx-xxxx)
7. Resten tolkas som företagsnamn
8. Klicka Importera.

Dubbletter (baserat på organisationsnummer eller e-postadress) hoppas automatiskt över.

Exempel: Acme AB 556123-4567 info@acme.se 08-123456

---

Sök och filtrera

På kundlistan kan du:

• Söka på kundnummer, namn, organisationsnummer eller e-postadress
• Filtrera på status -- Alla, Aktiva eller Inaktiva
• Sortera -- på Namn, Kundnr, Ort eller Skapad, i ordningen A-Ö eller Ö-A
• Klicka Filtrera för att tillämpa valen

Menyn (tre prickar) på varje rad har Visa, Redigera, Ny faktura, Ny affär, Lägg till i CRM (eller Visa i CRM) och Ta bort.

Listan visar 25 kunder per sida med sidnavigering i botten.

---

Lägg till kunden i CRM

Så länge kunden inte finns i CRM hör affärer som du skapar med Ny affär på kundkortet eller i kundlistan till kundregistret. De visas på kundkortet och under Affärer, men inte i CRM:s Pipeline. Vill du arbeta med kunden i CRM lägger du till den där:

1. Gå till Kunder
2. Klicka på menyn (tre prickar) på kundens rad
3. Välj Lägg till i CRM och bekräfta

Kunden läggs upp som företag i CRM med status Kund, tillsammans med kontaktpersonerna, affärerna och aktivitetshistoriken. Affärerna hamnar i samma pipeline-steg i CRM (steg med samma namn, annars motsvarande vunnet/förlorat steg eller det första öppna steget). Finns det redan ett lead i CRM med samma organisationsnummer kopplas kunden till det i stället för att ett nytt företag skapas.

Kundregistrets uppgifter ändras inte -- affären finns kvar på kundkortet. Ändringar du gör i CRM efteråt (t.ex. flytt mellan pipeline-steg) syns bara i CRM. När kunden finns i CRM står det Visa i CRM i menyn i stället. Kräver skrivbehörighet till CRM.

Nya affärer efteråt: När kunden finns i CRM öppnar Ny affär (på kundkortet och i kundlistans meny) kundens företag i CRM med formuläret för ny affär. Affären skapas då direkt i CRM och syns i Pipeline.

---

Bulk-borttagning

Administratörer kan ta bort flera kunder samtidigt.

Behörighet: Kräver rollen admin.

1. Markera kunderna du vill ta bort med kryssrutorna i listan.
2. Klicka Ta bort i åtgärdsraden som visas och bekräfta.
3. Kunder med fakturor kan inte tas bort -- de hoppas automatiskt över.

---

Ta bort en kund

1. Gå till Kunder och klicka på menyn (tre prickar) på kundens rad.
2. Välj Ta bort och bekräfta.

Viktigt: En kund med kopplad faktura kan inte tas bort. Inaktivera kunden istället genom att ändra statusen till inaktiv vid redigering.

---

Vanliga frågor

Kan jag ändra kundnummer i efterhand?

Ja, gå till Redigera och ändra fältet Kundnummer. Numret måste vara unikt.

Vad händer om jag försöker ta bort en kund med fakturor?

Systemet visar ett felmeddelande och föreslår att du inaktiverar kunden istället. Inaktiva kunder visas inte vid fakturering men historiken bevaras.

Hur påverkar kundtypen fakturering?

• Inrikes -- normal svensk moms tillämpas
• EU -- omvänd skattskyldighet (kräver giltigt VAT-nummer)
• Export -- ingen moms

Kundtypen sätts automatiskt baserat på valt land men kan ändras manuellt.

Stöder systemet Fortnox-export som importfil?

Ja, CSV-importen stöder Fortnox-exportformat. Kolumnerna mappas automatiskt. Obetalda kundfakturor från Fortnox eller ett annat program importerar du separat med Bokföring > Verifikationer > Fler > Importera öppna poster; saknade kunder skapas då automatiskt.

Kan jag importera kunder med personnummer?

Vid CSV-import mappas personnummer inte automatiskt. Använd manuell registrering eller lägg till uppgiften i efterhand via redigering.

Vad innebär "Primär kontakt"?

Den primära kontaktpersonen visas först i listan och kan användas som standardkontakt vid kommunikation.

---

Bilder och skärmdumpar

Fler vyer i modulen: