Anställda
Senast uppdaterad 10 november 2026
Innehåll
- Översikt
- Komma igång
- Lägga till en anställd
- Personuppgifter
- AGI – identitet och arbetsplats
- Anställningsuppgifter
- Lön och skatt
- Bankuppgifter för löneutbetalning
- Anteckningar
- Importera anställda
- Visa en anställd
- Redigera en anställd
- Ytterligare fält vid redigering
- Ta bort en anställd
- Begränsningar
- Söka och filtrera
- Vanliga frågor
- Bilder och skärmdumpar
Hantera dina anställda i B2B.nu -- lägg till nya, redigera uppgifter och håll personalregistret uppdaterat.
Översikt
Under Anställda ser du hela personalregistret med statistik överst:
- Totalt anställda -- alla registrerade, oavsett status
- Aktiva -- antal anställda med aktiv status
- Total månadslön -- summan av det som betalas ut i månadslön till aktiva anställda (månadslönen × sysselsättningsgraden)
Listan visar varje anställds anställningsnummer, namn, e-post, avdelning, anställningsform, månadslön (heltid) och status (Aktiv/Inaktiv).
Komma igång
- Gå till Anställda i menyn.
- Klicka på Ny anställd för att registrera din första medarbetare.
- Fyll i åtminstone Förnamn och Efternamn (obligatoriska fält markerade med *).
- Klicka Spara anställd.
Du behöver behörighet till modulen Anställda för att komma åt den här sidan.
Lägga till en anställd
Klicka Ny anställd uppe till höger. Formuläret är indelat i sektioner:
Personuppgifter
| Fält | Beskrivning | Obligatoriskt |
|---|---|---|
| Förnamn | Den anställdes förnamn | Ja |
| Efternamn | Den anställdes efternamn | Ja |
| Personnummer | Kan skrivas med eller utan sekel och bindestreck, t.ex. 811218-9876. Datum och kontrollsiffra kontrolleras och numret sparas alltid som ÅÅÅÅMMDD-XXXX. Krävs för korrekt skatteavdrag och arbetsgivardeklaration. | Nej |
| Anställningsnummer | Tilldelas automatiskt om du lämnar fältet tomt. Måste vara unikt. | Nej |
| E-post | Används för att skicka lönebesked. | Nej |
| Telefon | Kontaktnummer. | Nej |
| Adress | Gatuadress. | Nej |
| Postnummer | Postnummer. | Nej |
| Ort | Postort. | Nej |
AGI – identitet och arbetsplats
Fälten behövs bara i särskilda fall. För en anställd med svenskt personnummer som bor i Sverige lämnar du dem tomma – personnumret räcker för arbetsgivardeklarationen (AGI).
| Fält | När det fylls i |
|---|---|
| Födelsetid (FK222) / Annat ID (FK224) | När den anställde saknar svenskt personnummer och samordningsnummer. Ange bara en identitet (personnummer, födelsetid eller annat ID). Födelsetid anges som ÅÅÅÅMMDDnnn (11 siffror). Med födelsetid eller annat ID måste även förnamn, efternamn, adress, postnummer och ort vara ifyllda. |
| Födelseort (FK077) och Landskod för födelseort (FK078) | Bara tillsammans med födelsetid, och då krävs båda. De kan inte sparas för en anställd med personnummer. |
| Landskod för medborgarskap (FK081) | Bara för medborgarskap som inte är svenskt. Krävs vid födelsetid eller annat ID. Sverige går inte att välja. |
| Landskod för adress (FK221) | Bara när adressen ligger utomlands. Kan inte vara Sverige. |
| Utländskt skatteregistreringsnummer, TIN (FK252) och Landskod för TIN (FK076) | Om den anställde har ett utländskt skatte-id. Ange båda. Landskoden för TIN kan inte vara Sverige. |
| Arbetsplatsens gatuadress och ort (FK245/FK246) och Arbetsställenummer (FK060) | När arbetsplatsen ska anges i arbetsgivardeklarationen. Gatuadress och ort anges tillsammans. |
| Beskattas enligt SINK (särskild inkomstskatt för utomlands bosatta) | Slå på reglaget när Skatteverket har beslutat om SINK för den anställde. Skatteavdraget redovisas då i arbetsgivardeklarationens ruta 274 (SINK) i stället för ruta 001. Ange skattesatsen enligt beslutet som Skatteprocent under Skatteberäkning. A-SINK anges i stället per period under Komplettera underlag i arbetsgivardeklarationen. |
Landskoderna väljs i listor där landet visas med namn. Lägg märke till att SV är landskoden för El Salvador – Sverige är SE.
Anställningsuppgifter
| Fält | Beskrivning | Obligatoriskt |
|---|---|---|
| Anställningsdatum | Datum då anställningen börjar. Föreslås till dagens datum. | Nej |
| Anställningsform | Välj mellan Tillsvidare, Visstid, Timanställd eller Konsult. Standard: Tillsvidare. | Nej |
| Sysselsättningsgrad (%) | Hur stor del av heltid. Standard: 100%. Påverkar löneberäkningen. | Nej |
| Kollektivavtal | Fritext, t.ex. "Teknikavtalet IF Metall". Visas på den anställdes sida och kan ändras under Redigera. | Nej |
| Tjänstepensionsplan | Välj ITP1, ITP2, SAF-LO, KAP-KL eller Annan. Uppgiften sparas för information – pensionspremier beräknas inte automatiskt. | Nej |
| Avdelning | Fritext. Används för filtrering i listan. | Nej |
| Titel/Befattning | Fritext, t.ex. "Säljare" eller "Ekonomichef". | Nej |
| Användarkonto | Kopplar den anställde till ett inloggningskonto (sök på namn eller e-post). Kopplingen gör att tid och utlägg från Tidrapporteringen kan hämtas in i lönekörningar och matchas i löneunderlaget. Ett konto kan bara vara kopplat till en anställd. | Nej |
Lön och skatt
Välj först Lönetyp -- antingen Månadslön eller Timlön:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Månadslön (heltid) | Lönen i kronor per månad vid 100 % sysselsättning. Vid deltid betalas den ut efter sysselsättningsgraden – under fältet visas vad som betalas ut, t.ex. 23 600 kr vid 80 % av 29 500 kr. |
| Timlön | Belopp i kronor per timme. |
Välj sedan Skatteberäkning -- antingen Skattetabell eller Fast procent:
- Skattetabell: Ange tabellnummer (t.ex. 32) och Kolumn (1--6, där 1 är Normal). Tabelldata hämtas från Skatteverket.
- Fast procent: Ange Skatteprocent (t.ex. 30%). Används istället för skattetabell. Ange 0 för lön utan skatteavdrag (kräver intyget SKV 434 eller jämkningsbeslut från den anställde). Skatten räknas i hela kronor.
Bankuppgifter för löneutbetalning
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Clearingnummer | Bankens clearingnummer (4 siffror). |
| Kontonummer | Den anställdes bankkontonummer. |
Bankuppgifter krävs för att kunna betala ut lön.
Anteckningar
Fritt textfält för interna noteringar om den anställde.
Importera anställda
Klicka Importera uppe till höger i listan (kräver skrivbehörighet till Anställda). Sidan Importera anställda har två sätt:
Importera från CSV
- Välj en CSV-fil (semikolon, komma eller tab som avgränsare).
- Klicka Importera.
Kolumnerna matchas automatiskt på rubrikerna, till exempel förnamn, efternamn (eller namn, som delas upp i för- och efternamn), personnummer, epost, telefon, adress, postnummer, ort, anställningsdatum, anställningstyp, avdelning, befattning, månadslön, timlön, skattetabell och skattekolumn. Hela listan över rubriker visas på sidan. En kolumn för förnamn eller namn måste finnas. Klicka Ladda ner exempelfil för en mall.
Klistra in data
Klistra in en rad per anställd i fältet Klistra in personaldata, till exempel direkt från Excel, och klicka Importera. Personnummer, e-postadresser och telefonnummer känns igen automatiskt, och resten tolkas som namn (förnamn efternamn).
Rader med ett personnummer som redan finns i företaget hoppas över, så ingen anställd läggs in två gånger. Efter importen visas hur många som importerades och hur många som hoppades över (dubbletter eller tomma rader). Komplettera sedan varje anställd med de uppgifter som saknas under Redigera.
Visa en anställd
Klicka på en anställds namn i listan för att se detaljsidan. Här visas:
- Personuppgifter -- namn, personnummer, anställningsnummer, kontaktuppgifter, adress
- Anställningsuppgifter -- anställningsdatum, anställningsform, sysselsättningsgrad, avdelning, titel
- Löneuppgifter -- månadslön eller timlön
- Skatteuppgifter -- skattetabell, kolumn och eventuell fast skatteprocent
- Bankuppgifter -- clearingnummer och kontonummer
- Semester -- sammanfattning med betalda dagar kvar, obetalda dagar kvar, sparade dagar, dagar per år och beräkningsmetod. Klicka Detaljer för att gå till semesteröversikten.
- Lönehistorik -- de senaste 12 lönebeskedens period, utbetalningsdatum, bruttolön, skatt och nettolön (oavsett år)
- Årssummering -- totalt antal lönebesked, bruttolön, skatt och nettolön för innevarande kalenderår (bara godkända och utbetalda lönekörningar)
- Anteckningar -- eventuella fritextanteckningar
Redigera en anställd
- Gå till den anställdes sida och klicka Redigera, eller välj Redigera i trippelpunktsmenyn i listan.
- Formuläret visar samma fält som vid nyskapande, plus följande tillägg:
Ytterligare fält vid redigering
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Slutdatum | Fyll i vid uppsägning eller visstidsslut. |
| Status (Aktiv anställd) | Avmarkera för att inaktivera. Inaktiva syns i listan med grå bakgrund och statusen "Inaktiv". |
| Födelsedatum | För anställda som saknar svenskt personnummer. Används för beräkning av arbetsgivaravgifter. |
| Semesterdagar per år | Minst 25 dagar enligt Semesterlagen (paragrafen 4). Standard: 25. Max: 40. |
| Semesterlöneberäkning | Välj Automatisk (rekommenderas), Sammalöneregeln (tvingad) eller Procentregeln (tvingad). |
- Klicka Spara ändringar.
Tips: Inaktivera en anställd istället för att ta bort om det finns lönehistorik.
Ta bort en anställd
Det finns två sätt:
- Från redigeringssidan: Scrolla ned till Farozon och klicka Ta bort anställd. Bekräfta i dialogrutan.
- Från listan: Klicka trippelpunktsmenyn till höger om den anställde och välj Ta bort. Bekräfta i dialogrutan.
Begränsningar
- En anställd med lönehistorik (lönebesked) kan inte tas bort. Du får ett felmeddelande: "Kan inte ta bort anställd med lönehistorik. Inaktivera istället."
- Har den anställde andra uppgifter som måste sparas visas "Den anställde har uppgifter som måste sparas och kan inte tas bort. Inaktivera den anställde i stället."
- Borttagning är permanent och kan inte ångras.
Söka och filtrera
Använd filtret ovanför listan:
- Sök -- sök på namn, anställningsnummer eller e-postadress
- Status -- filtrera på Aktiva eller Inaktiva
- Avdelning -- filtrera på specifik avdelning (visas bara om avdelningar finns registrerade)
Klicka Filtrera för att tillämpa, eller klicka X-knappen för att rensa alla filter.
Vanliga frågor
Hur ändrar jag lönetyp från månadslön till timlön? Gå till Redigera och växla mellan Månadslön och Timlön under Lön och skatt. Det gamla värdet rensas automatiskt.
Var hittar jag skattetabellnumret? Skattetabellnumret framgår av den anställdes skattsedel eller kan hämtas från Skatteverkets webbplats. Kolumn 1 är standard för de flesta anställda.
Kan jag ha fler än 25 semesterdagar per år? Ja, du kan ange upp till 40 dagar per år under Semesterinställningar på redigeringssidan. Minst 25 dagar krävs enligt lag.
Vad händer om jag inaktiverar en anställd? Den anställde visas fortfarande i listan (med status "Inaktiv" och grå bakgrund) och all historik bevaras. Den anställde inkluderas dock inte automatiskt i nya lönekörningar.
Hur påverkar sysselsättningsgraden lönen? Månadslönen anges som heltidslön och sysselsättningsgraden justerar löneberäkningen automatiskt. En anställd med 50 % sysselsättning och 30 000 kr i månadslön (heltid) får 15 000 kr i grundlön per lönekörning. Har den anställde en överenskommen deltidslön, t.ex. 15 000 kr för 50 %, anger du heltidslönen 30 000 kr. För timanställda påverkar sysselsättningsgraden bara förslaget på antal timmar (160 h × graden); lönen blir timlön × de timmar du anger.
Varför behövs personnummer? Personnumret krävs för korrekt skatteavdrag via skattetabell samt för arbetsgivardeklarationen (AGI) till Skatteverket. Det används också för att beräkna åldersbaserade arbetsgivaravgifter.
Hur anger jag att en anställd beskattas enligt SINK? Redigera den anställde och slå på Beskattas enligt SINK under AGI – identitet och arbetsplats. Välj Skatteprocent under Skatteberäkning och ange skattesatsen enligt Skatteverkets beslut. Skatteavdraget redovisas då i arbetsgivardeklarationens ruta 274 i stället för ruta 001, varje månad.
Ska jag fylla i landskoderna under AGI – identitet och arbetsplats? Nej, inte för en anställd med svenskt personnummer som bor i Sverige. Landskoderna behövs bara för den som saknar personnummer (födelsetid eller annat ID), har utländskt medborgarskap, bor utomlands eller har ett utländskt TIN. En ifylld landskod skickas med i arbetsgivardeklarationen, så lämna fälten tomma när de inte behövs.
Varför får jag fel när jag sparar födelseland eller medborgarskap för en anställd med personnummer? Födelseort och landskod för födelseort (FK077/FK078) används bara tillsammans med födelsetid och kan inte sparas för en anställd med personnummer. Landskod för medborgarskap (FK081) avser bara medborgarskap som inte är svenskt, så Sverige finns inte i listan. Lämna fälten tomma för en svensk anställd.
Bilder och skärmdumpar
Fler vyer i modulen:
