Produkter & Tjänster

Översikt

I B2B.nu hanterar du dina produkter och tjänster på ett och samma ställe. Registret fungerar som ett artikelbibliotek som du kan använda när du skapar fakturor -- istället för att skriva samma beskrivning, pris och momssats varje gång väljer du helt enkelt en befintlig produkt.

Översiktssidan visar tre statistikkort:

• Totalt aktiva -- antal aktiva produkter och tjänster sammanlagt
• Produkter -- antal aktiva fysiska produkter
• Tjänster -- antal aktiva tjänster

Behörighet: Du behöver behörigheten produkter för att komma åt denna modul.

---

Komma igång

1. Gå till Produkter & Tjänster i huvudmenyn.
2. Klicka Ny produkt/tjänst för att skapa din första artikel.

Du behöver inte registrera produkter innan du fakturerar -- det går att skriva fria rader direkt på fakturan. Men ett produktregister sparar tid och säkerställer att pris och moms alltid blir rätt.

---

Skapa en produkt eller tjänst

1. Klicka Ny produkt/tjänst från produktlistan.
2. Fyll i formuläret:

Grunduppgifter

• Artikelnummer -- valfritt eget artikelnummer (t.ex. "PRD-001"). Lämna tomt om det inte behövs. Varje artikelnummer måste vara unikt.
• Namn (obligatoriskt) -- produktens eller tjänstens namn som visas på fakturan.
• Beskrivning -- fritext som visas på fakturan under produktnamnet.
• Detta är en tjänst -- markera kryssrutan om du säljer tid/arbete istället för fysiska produkter. När du markerar tjänst ändras standardenheten automatiskt till tim (timmar).

Prissättning

• Försäljningspris (obligatoriskt) -- pris per enhet exklusive moms.
• Inköpspris -- valfritt, används för marginalberäkning. Visas inte på fakturan.
• Momssats (obligatoriskt) -- välj bland:
• 25% (standard) -- de flesta varor och tjänster
• 12% -- livsmedel, hotell
• 6% -- böcker, kultur
• 0% -- momsfritt
• Enhet -- välj bland: st (styck), tim (timme), mån (månad), kg (kilogram), m (meter), m² (kvadratmeter), l (liter).

Prisberäkning: I högerspalten visas en automatisk förhandsgranskning med pris exkl. moms, momsbelopp, pris inkl. moms och marginal (om inköpspris angivits).

Bokföring (högerspalten)

• Intäktskonto -- valfritt. Välj ett intäktskonto ur kontoplanen om produkten ska bokföras på ett annat konto än standardkontot för momssatsen (3001 för 25 %, 3002 för 12 %, 3003 för 6 % och 3004 för momsfritt). Lämna tomt för att använda standardkontot.

Kontot följer med fakturaraden när du väljer produkten på en faktura. Intäkten bokförs på kontot när fakturan bokförs (fakturametoden) eller när betalningen bokförs (kontantmetoden), och en kreditfaktura vänder samma konto.

Momssats på kontot: Kontots momssats i kontoplanen (Inställningar > Kontoplan -- klicka på pennan vid kontot) måste stämma med produktens momssats -- annars bokförs intäkten på standardkontot så att momsrapporten blir rätt. En produkt med 25 % moms behöver alltså ett konto med momssats 25 %, och en momsfri produkt ett konto med momssats Momsfri eller utan momssats. Konton märkta med en ruta för export, EU-handel eller omvänd moms (t.ex. 3105, 3108, 3231) används aldrig för inrikes försäljning. Formuläret visar en varning när momssatserna inte stämmer.

Klicka Skapa produkt för att spara.

---

Snabbskapa produkt från fakturan

Du behöver inte lämna fakturaformuläret för att skapa en ny produkt.

1. Klicka Ny produkt i fakturaformuläret (bredvid Lägg till rad).
2. Fyll i i dialogen som öppnas:
3. Namn (obligatoriskt)
4. A-pris (obligatoriskt)
5. Enhet (obligatoriskt) -- st, tim, mån, kg, m, m², l
6. Moms (obligatoriskt) -- 25%, 12%, 6% eller 0%
7. Beskrivning -- valfritt
8. Klicka Spara produkt.

Produkten skapas och läggs automatiskt till som en ny rad på fakturan. Den får automatiskt ett artikelnummer i formatet PRD-001, PRD-002 osv.

---

Redigera en produkt

1. Klicka på produktens namn i produktlistan, eller klicka Redigera i menyn (tre prickar) till höger.
2. Ändra önskade fält.
3. Klicka Spara ändringar.

Du kan ändra alla fält, inklusive:

• Namn, beskrivning och artikelnummer
• Pris och momssats
• Enhet och bokföringskonto
• Status -- kryssrutan Aktiv. Inaktiva produkter visas inte vid fakturering.
• Typ -- ändra mellan produkt och tjänst med Detta är en tjänst
• Intäktskonto -- välj -- Standardkonto -- för att återgå till standardkontot för momssatsen

OBS: Ändringar påverkar inte redan skapade fakturor. Befintliga fakturarader behåller det pris, den momssats och det intäktskonto som gällde vid faktureringstillfället.

---

Ta bort en produkt

1. Klicka på menyn (tre prickar) vid produkten i listan och välj Ta bort, eller öppna produkten och klicka Ta bort produkt.
2. Bekräfta borttagningen.

Viktigt: Om produkten används i befintliga fakturor kan den inte tas bort. Istället inaktiveras den automatiskt och du får ett meddelande om att produkten inaktiverats.

Inaktiva produkter:

• Visas inte vid fakturering
• Kan filtreras fram i produktlistan med filtret Inaktiva
• Kan återaktiveras via Redigera

---

Bulk-borttagning

Administratörer kan ta bort eller inaktivera flera produkter samtidigt.

Behörighet: Kräver rollen admin.

1. Markera produkterna du vill ta bort med kryssrutorna i listan. En åtgärdsrad visar hur många produkter som är markerade.
2. Klicka Ta bort och bekräfta.
3. Produkter som inte används i fakturor tas bort permanent.
4. Produkter som används i fakturor inaktiveras istället -- du får en sammanfattning av resultatet.

---

Importera produkter

Klicka Importera på produktlistan. Du kan importera på två sätt:

Importera från CSV

1. Välj filen under CSV-fil. Semikolon (;), komma (,) och tab fungerar som avgränsare.
2. Låt Hoppa över dubbletter (kollar artikelnummer) vara ikryssad om produkter med ett artikelnummer som redan finns ska hoppas över.
3. Klicka Importera.

Kolumnerna matchas automatiskt på rubrikraden:

Klicka Ladda ner exempelfil för en färdig mall.

Klistra in data

Klistra in rader direkt från Excel eller Google Sheets i rutan Klistra in produktdata, en produkt per rad i ordningen Namn, Pris, Momssats (%), avgränsade med semikolon eller tab -- t.ex. Konsulttjänst;1200;25. Klicka Importera.

---

Sök och filtrera

På produktlistan kan du:

• Söka på namn, artikelnummer eller beskrivning
• Filtrera på typ -- Alla typer, Produkter eller Tjänster
• Filtrera på status -- Aktiva, Inaktiva eller Alla
• Sortera -- på Namn, Artikelnr, Pris eller Skapad

Klicka Filtrera för att tillämpa filter. Klicka Rensa (X-knappen) för att återställa alla filter.

Listan visar 25 produkter per sida med sidnavigering i botten.

---

Produkter på fakturan

När du skapar en faktura kan du använda produkter på två sätt:

Menyvalet Skapa faktura på en produkts rad i produktlistan öppnar ett nytt, tomt fakturaformulär där du sedan väljer produkten på en rad.

1. Välj befintlig produkt -- börja skriv i fältet Artnr (artikelnummer) eller Beskrivning på en fakturarad så visas matchande produkter. Välj en produkt och fälten fylls i automatiskt (artikelnummer, beskrivning, pris, enhet, moms).
2. Fritext -- skriv valfri beskrivning och ange pris, enhet och moms manuellt.

Oavsett metod kan du alltid justera alla fält på raden efter att produkten valts -- t.ex. ändra antal, pris, rabatt eller beskrivning. Raden är kopplad till produkten så länge artikelnumret står kvar; töm fältet Artnr om du vill göra raden till en fri rad.

Artikelnumret skrivs ut i kolumnen Artnr på faktura- och offert-PDF:en och skickas med som säljarens artikelnummer när fakturan skickas som e-faktura (Peppol). Samma sak gäller när du redigerar ett fakturautkast.

På offerter: På en standardoffert i CRM väljer du produkten genom att börja skriva dess namn i Beskrivning. À-pris, Enhet och Moms fylls i från produkten. Se CRM.

---

Lagerföring

Har företaget aktiverat lagerhantering (Inställningar > Lager) finns kortet Lager på varorna:

• Lagerför artikel – saldot följs under Lager och minskar när en faktura med varan skickas. Gäller bara varor, inte tjänster.
• Ingående lagersaldo – antal i lager när du börjar lagerföra varan.
• Beställningspunkt – varan markeras på lagersidan när saldot når hit.

Produktlistan får kolumnen Lagersaldo. Lagerföringen kan bara stängas av när saldot är 0, och en vara med lagerhistorik inaktiveras i stället för att tas bort. Utan aktiverad lagerhantering syns inget av detta. Läs mer i guiden om lager.

---

Vanliga frågor

Måste jag registrera produkter för att kunna fakturera?

Nej, du kan skriva fria rader direkt på fakturan. Men ett produktregister sparar tid och minskar risken för fel.

Vad händer med fakturor om jag ändrar priset på en produkt?

Inget. Befintliga fakturor behåller det pris som gällde när fakturan skapades. Prisändringen gäller bara för nya fakturor.

Vad är skillnaden mellan produkt och tjänst?

Funktionellt fungerar de likadant i systemet. Skillnaden är främst för din egen kategorisering och filtrering. Tjänster får automatiskt enheten tim (timmar) som standard istället för st (styck).

Kan jag ha produkter utan artikelnummer?

Ja, artikelnumret är valfritt. Vid snabbskapande från fakturan tilldelas automatiskt ett nummer i formatet PRD-001. En produkt utan artikelnummer väljs via fältet Beskrivning, och Artnr-kolumnen på fakturan blir då tom för den raden.

Varför är Artnr-kolumnen tom på min faktura?

Kolumnen visar artikelnumret för rader som är kopplade till en produkt. Den blir tom om raden är en fri rad eller om produkten saknar artikelnummer. Ge produkten ett artikelnummer under Produkter och välj den på fakturaraden via fältet Artnr.

Hur fungerar marginalberäkningen?

Om du anger både Försäljningspris och Inköpspris beräknas marginalen automatiskt som: (Försäljningspris - Inköpspris) / Försäljningspris x 100%. Marginalen visas i prisförhandsgranskningen men är bara informativ och syns inte på fakturan.

Vad innebär "Intäktskonto"?

Det är det bokföringskonto som intäkten från produkten bokförs på -- på fakturan vid fakturametoden och på betalningen vid kontantmetoden. Om du inte anger något används standardkontot för momssatsen (3001, 3002, 3003 eller 3004). Det här är användbart om du t.ex. vill bokföra fakturerade frakter på 3520 eller faktureringsavgifter på 3540 i stället för på 3001. Ge då kontot momssats 25 % i kontoplanen -- konton utanför 3001–3004 saknar ofta momssats från början.

Hur styr jag betalningarna till rätt intäktskonto?

Ange intäktskontot på produkten under Produkter & Tjänster och välj produkten på fakturaraden. Vid kontantmetoden bokförs intäkten när betalningen registreras -- på fakturan, via bankmatchning eller via AI-kopplingen -- och då används radens intäktskonto. Fria rader utan produkt bokförs på standardkontot för momssatsen.

Varför bokfördes intäkten på standardkontot fast produkten har ett intäktskonto?

Kontrollera följande:

• Momssatsen på kontot stämmer inte med fakturaradens momssats. Sätt rätt momssats på kontot under Inställningar > Kontoplan (pennan vid kontot, kräver skrivbehörighet för Inställningar) eller välj ett annat konto på produkten.
• Kontot är inaktivt eller är inte ett intäktskonto.
• Fakturan har omvänd skattskyldighet (EU-kund eller omvänd byggmoms) eller är momsfri export. Då används alltid systemets konton (3108, 3105 respektive 3231), eftersom momsdeklarationens rutor bygger på dem.
• Fakturaraden skapades innan produkten fick sitt intäktskonto. Kontot sparas på raden när fakturan skapas eller när ett utkast ändras. Äldre fakturor -- och kreditfakturor och betalningar av dem -- bokförs därför på samma konto som tidigare.

Vill du flytta en redan bokförd intäkt till rätt konto öppnar du verifikationen och klickar Skapa rättelsepost. Reversera intäktsraden och lägg till en ny rad med samma belopp på rätt intäktskonto. Rör inte momsraderna -- momsen påverkas inte när intäkten flyttas mellan två konton med samma momssats.

---

Bilder och skärmdumpar

Fler vyer i modulen: