Inställningar

Konfigurera ditt företag, användare, kontoplan, bokföringsinställningar och mer i B2B.nu.

Översikt

Under Inställningar hanterar du allt som gör ditt B2B.nu-konto personligt: företagsuppgifter, användare och behörigheter, kontoplan, räkenskapsår, bankkonton, bokföringsmallar, dokumentmallar, resultatenheter, AI-tolkning av underlag, lager och mycket mer.

Krav: Inställningarna styrs av behörigheten Inställningar: läsbehörighet räcker för att se dem och skrivbehörighet krävs för att ändra. Admin har alltid full tillgång. Användare och roller, Mina företag, E-faktura, Zettle och Semester kräver dessutom rollen Admin.

Vill du att till exempel en inbjuden revisor ska kunna ändra inställningar? Ge den skrivbehörighet för modulen Inställningar (se Ändra roll och behörigheter för en extern användare nedan).

---

Komma igång

1. Klicka på personikonen uppe till höger och välj Inställningar. Valet syns bara om du har behörigheten Inställningar.
2. Du ser en översiktssida med ett kort per inställningsområde: Företag, Mina företag, Användare, Min profil, Kontoplan, Resultatenheter, Bankkonton, Bokföring, Bokföringsmallar, Affärssteg, Dokumentmallar, E-faktura, Zettle, Medlemmar, Underlag, Lager, Semester och AI-koppling. Kort som kräver admin eller en viss modul visas bara för den som har tillgång.
3. Korten visar antal aktiva användare, konton, resultatenheter, bankkonton, verifikationsserier, bokföringsmallar och affärssteg, och om e-faktura, Zettle, LOK-funktioner, AI-tolkning och lager är på eller av.

Min profil och Användare nås också direkt från personikonen.

---

Företagsinställningar

Hantera ditt företags grunduppgifter.

Krav: Behörigheten Inställningar (läs för att se, skriv för att ändra). Admin har alltid tillgång.

Gå till Inställningar > Företag (sidan Företagsinställningar), fyll i uppgifterna och klicka Spara ändringar uppe till höger. Företagsuppgifterna visas på fakturor, offerter och andra dokument. Rutan Förhandsgranskning visar hur namn, adress och kontaktuppgifter ser ut medan du skriver.

Grunduppgifter

Kontaktuppgifter

Bankuppgifter

Logotyp

Klicka på Välj logotyp och välj en bild (JPEG, PNG, GIF eller WebP, max 2 MB). Logotypen sparas direkt när du har valt filen – du behöver inte klicka Spara ändringar. Ett meddelande under fältet visar om uppladdningen lyckades.

Klicka på Ta bort logotyp och bekräfta för att ta bort den. Även det sparas direkt.

Arbetsgivare

Fakturainställningar

---

Användare och roller

Hantera vilka som har tillgång till ditt företag och vad de får göra.

Krav: Admin-roll.

Lista användare

Gå till Inställningar > Användare (eller Användare under personikonen). Sidan har tre delar: Alla användare, Externa användare och Roller. I listan ser du varje användares namn, e-post och roll, och inaktiva användare visas sist.

Skapa ny användare

1. Klicka Ny användare.
2. Fyll i:

1. Företagsåtkomst – har du extraföretag visas en lista där du kryssar i vilka företag användaren ska ha åtkomst till. Det aktuella företaget är förvalt, och minst ett företag måste vara valt.
2. Modulbehörigheter – välj för varje modul:
3. Skriv – kan se och ändra
4. Läs – kan se men inte ändra
5. Ingen – ingen tillgång, modulen syns inte i menyn

Knapparna Alla: Skriv, Alla: Läs och Alla: Ingen sätter samma nivå på alla moduler på en gång.

1. Klicka Lägg till.

Modulerna är ToDo, CRM, Bokföring, Fakturor, Leverantörsfakturor, Bank, Lön, Tidrapportering, Medlemmar, Kunder, Leverantörer, Anställda, Produkter, Lager, Arkiv, AI Rådgivare, Rapporter, Aktivitetslogg och Inställningar.

Admin har alltid full åtkomst till alla moduler. Den nya användaren får ett mejl med en länk för att bekräfta sin e-postadress. Kontot kan användas först när adressen har bekräftats (länken gäller i 7 dagar; försöker användaren logga in innan dess skickas en ny länk). Ett obekräftat konto kan inte heller bjudas in som extern användare till andra företag.

Redigera användare

1. Klicka på Redigera (pennan) bredvid användaren.
2. Ändra namn, e-post, roll, Nytt lösenord, Aktiv användare, Företagsåtkomst eller modulbehörigheterna.
3. Klicka Spara ändringar.

Om du ändrar e-postadressen skickas ett verifieringsmail till den nya adressen. Den gamla adressen gäller tills den nya bekräftats. Det måste finnas minst en aktiv administratör.

Inaktivera användare

1. Klicka på Inaktivera (ikonen med en överstruken person) bredvid användaren.
2. Bekräfta.

Användaren inaktiveras (inte raderas) för att bevara historiken. Den kan inte längre logga in och visas inte i listor där man väljer användare. Samma sak händer om du avmarkerar Aktiv användare under Redigera.

Har användaren åtkomst till andra företag i B2B.nu, till exempel ett extraföretag eller ett företag som har bjudit in den, stängs den bara av i det här företaget. Kontot och åtkomsten till de andra företagen finns kvar, och i listan står Inaktiv i företaget. Du ger åtkomst igen under Redigera: markera företaget under Företagsåtkomst eller välj behörigheter. Var användaren administratör väljer du också rollen igen.

Du kan inte inaktivera ditt eget konto eller den sista administratören.

Ta bort användare permanent

Klicka på papperskorgen (Ta bort permanent) bredvid användaren och bekräfta. Det kan inte ångras. Poster som användaren har skapat, till exempel verifikationer och fakturor, finns kvar, men namn, e-postadress, inloggning och åtkomst tas bort. Vill du bara stänga av användaren väljer du Inaktivera i stället.

Roller

B2B.nu har tre inbyggda roller:

• Admin -- full tillgång till allt (systemroll som inte kan ändras)
• Redovisare -- anpassade behörigheter
• Användare -- anpassade behörigheter

Skapa egen roll

1. Klicka Lägg till roll under Roller.
2. Ange Rollnamn och välj Färg.
3. Sätt standardbehörigheter per modul för rollen.
4. Klicka Lägg till roll.

När du tilldelar rollen till en användare kan du fortfarande justera behörigheter individuellt.

Redigera och ta bort roller

• Inbyggda roller (Admin) kan inte ändras eller tas bort.
• Egna roller kan redigeras, men kan bara tas bort om inga användare har rollen.

Externa användare (gäståtkomst)

Du kan bjuda in personer via e-post, till exempel en revisor, bokföringskonsult eller kollega, för att ge dem tillgång till ditt företag. Personen behöver inte ha något konto på B2B.nu.

Krav: Rollen admin.

1. Klicka Bjud in via e-post under Externa användare.
2. Ange personens E-postadress.
3. Välj roll (admin är inte tillåten för inbjudna användare). Rollens standardbehörigheter fylls i under Modulbehörigheter.
4. Justera behörigheterna per modul vid behov, till exempel Skriv för Inställningar.
5. Klicka Skicka inbjudan.

Vad som händer sedan beror på om personen redan har ett konto:

• Har ett konto på B2B.nu: personen får ett mejl om inbjudan, loggar in och accepterar eller avböjer den på sidan Inbjudningar. Hen visas under Externa användare och byter till ditt företag via företagsväljaren.
• Saknar konto: personen får ett mejl med en personlig länk. Via länken väljer hen namn och lösenord, godkänner villkoren och skapar kontot. Kontot blir då en användare i ditt företag med rollen och behörigheterna du valde, och visas i listan Användare. Länken gäller i 14 dagar och kan bara användas en gång. E-postadressen räknas som bekräftad, så inget extra bekräftelsemejl skickas. Det kostar inget för den inbjudna.

Behörigheterna du valde gäller när inbjudan accepteras.

Finns det ett konto med adressen som inte är bekräftat eller är avstängt kan det inte bjudas in. Personen behöver först bekräfta sin e-postadress eller återställa lösenordet.

Väntande inbjudningar via e-post

Inbjudningar till personer utan konto visas under Väntande inbjudningar via e-post i kortet Externa användare, med roll, när mejlet skickades och hur länge länken gäller.

• Skicka igen (pilarna) skickar ett nytt mejl med en ny länk som gäller i 14 dagar. Den tidigare länken slutar fungera. Använd det om mejlet inte kommit fram eller om länken har gått ut.
• Återkalla (krysset) tar bort inbjudan. Länken i mejlet slutar fungera direkt.

Bjuder du in samma adress igen ersätts den väntande inbjudan, och bara den senaste länken fungerar.

Om personen hinner skapa ett eget konto på B2B.nu innan hen använder länken kopplas inbjudan till det kontot i stället. Personen accepterar den då under Inbjudningar efter inloggning.

Ändra roll och behörigheter för en extern användare

1. Klicka på pennan bredvid den externa användaren i listan Externa användare.
2. Välj en annan roll eller ändra behörigheterna per modul (Skriv, Läs eller Ingen). Byter du roll fylls rollens standardbehörigheter i, och du kan justera dem innan du sparar.
3. Klicka Spara ändringar.

Ändringen gäller direkt, även om användaren är inloggad. Med skrivbehörighet för Inställningar kan den externa användaren till exempel ändra företagsuppgifter, kontoplan, räkenskapsår, bankkonton och mallar. Användare och roller, Mina företag, E-faktura, Zettle och Semester kräver fortfarande rollen admin, som externa användare inte kan få.

Ta bort extern åtkomst

Klicka Ta bort åtkomst (krysset) bredvid den externa användaren.

---

Kontoplan

Hantera ditt företags kontoplan (BAS-kontoplan).

Krav: Behörigheten Inställningar (läs för att se, skriv för att ändra). Admin har alltid tillgång.

Gå till Inställningar > Kontoplan. Du ser alla konton grupperade efter typ:

• Tillgångar (asset)
• Skulder (liability)
• Eget kapital (equity)
• Intäkter (revenue)
• Kostnader (expense)

Skapa nytt konto

1. Klicka Nytt konto.
2. Fyll i:

1. Klicka Spara.

Redigera konto (namn och momskod)

Klicka på pennan bredvid kontot. Du kan byta namn på alla konton. På intäktskonton väljer du också Momskod (försäljningskod), som visas i kolumnen Momssats under Intäkter, och på kostnads- och tillgångskonton en inköpskod som visas i kolumnen Momskod; för skulder och eget kapital är fältet inaktiverat med en förklaring. Vad koderna betyder står under Bokföring > Momskod på intäktskonton och Momskod på inköpskonton. Kontonummer och kontotyp kan inte ändras.

Momssatsen avgör momsrapporten: försäljning på konton med momssats 25 %, 12 % eller 6 % räknas till ruta 05 (egna uttag 3400--3499 till ruta 06). Konton som 3001--3004 har momssats från början. Nya företag har även momskod på bl.a. 3520 (fakturerade frakter), 3540 (faktureringsavgifter) och export-/EU-kontona; i äldre kontoplaner och egna konton saknas den ofta. Bokför du momspliktig försäljning där behöver kontot rätt momssats.

Momssatsen styr också produkternas intäktskonto: en produkt bokförs bara på sitt intäktskonto när kontots momssats stämmer med produktens. Se Produkter & Tjänster.

Obs: Momsrapporten räknas fram ur bokföringen varje gång den visas. Ändrar du momssatsen på ett konto som redan har försäljning påverkas även tidigare perioder när momsrapporten tas fram på nytt.

Aktivera/inaktivera konto

Klicka på paus-knappen bredvid pennan för att inaktivera ett konto, eller på play-knappen för att aktivera det igen. Inaktiva konton visas inte i rullistor men bevaras för historiken.

Ett konto som har bokförts i ett räkenskapsår som inte är låst kan inte inaktiveras – lås räkenskapsåret först. Systemkonton kan inte inaktiveras.

Inaktivera många konton på en gång

Standardkontoplanen innehåller många konton som du kanske aldrig använder. Så här rensar du snabbt:

1. Välj Aktiva utan bokföring i statusfiltret. Då visas bara aktiva konton som aldrig har använts i en verifikation.
2. Avgränsa vid behov med sökfältet eller kontotypsknapparna (t.ex. Kostnader).
3. Markera kontona – det fungerar som i Utforskaren i Windows:

Du kan också klicka på Markera alla synliga, kryssa i rutan i en grupps rubrikrad för att ta alla synliga konton i just den gruppen, eller – utan tangentbord, t.ex. på surfplatta – markera det översta och det nedersta kontot och klicka på Markera mellan i raden längst ned.

1. Klicka på Inaktivera i raden som visas längst ned på sidan och bekräfta.

Samma sätt fungerar åt andra hållet: välj Inaktiva, markera och klicka på Aktivera.

Konton som är bokförda i ett olåst räkenskapsår går inte att markera. Om något konto ändå hoppas över får du ett meddelande med vilka kontonummer det gäller.

---

Bokföringsinställningar

Gå till Inställningar och klicka Hantera på kortet Bokföring. Sidan Bokföring har sex delar, uppifrån och ned: Räkenskapsår, Standardkonton för moms, Standardkonton, Momsredovisning, Bokföringsmetod och Verifikationsserier. Varje del sparas med sin egen knapp, och att spara kräver skrivbehörighet för Inställningar.

Standardkonton för moms

Under Standardkonton för moms väljer du företagets standardkonto för Utgående moms 25 %, Utgående moms 12 %, Utgående moms 6 % och Ingående moms. Spara med Spara standardkonton för moms.

Sök efter kontonummer eller kontonamn, välj ett aktivt konto och spara. Saknas kontot skapar eller aktiverar du det först under Inställningar > Kontoplan. Bara företagets egna konton inom rätt momsgrupp kan väljas:

Valet används vid framtida automatisk bokföring. Har du angett ett särskilt momskonto i en sparad verifikationsmall används mallens konto i stället. Ändringen gäller bara det aktuella företaget; huvudföretag och extraföretag har egna val.

Redan bokförda verifikationer ändras inte. Momsrapporten räknar med både tidigare och nya momskonton inom respektive momsgrupp, och momsöverföringen tömmer periodens saldo på samtliga momskonton. Kontona 2650 för momsredovisning och 1650 för momsfordran ändras inte här.

Standardkonton

Under Standardkonton väljer du vilka konton systemet bokför på automatiskt. Lämnar du ett fält tomt används BAS-standardkontot som står i fältet. Spara med Spara standardkonton.

Sök efter kontonummer eller kontonamn och välj ett aktivt konto. Försäljningskontona måste ha rätt momskod i kontoplanen (se Bokföring > Momskod på intäktskonton), annars kan de inte väljas.

Så används valen:

• Ändringen gäller nya bokföringsposter. Redan bokförda verifikationer ändras inte.
• En betalning eller kreditering regleras alltid mot det kundfordrings- eller leverantörsskuldkonto som fakturan bokfördes på – även om du har bytt standardkonto efter att fakturan bokfördes.
• Försäljningskontona används för fakturarader utan eget intäktskonto. En produkt med eget intäktskonto bokförs på produktens konto.
• Bank och betalning gäller kundbetalningar som registreras på fakturan. Bankkonton med egen koppling (Inställningar > Bankkonton) bokförs på sitt eget konto.
• Ett konto som du har valt här kan inte inaktiveras i kontoplanen förrän du valt ett annat.
• ROT/RUT-fordran (1513) och kontona för omvänd moms och momsredovisning är fasta.
• Anläggningstillgångar används när en tillgång säljs eller utrangeras under Anläggningstillgångar (se Anläggningstillgångar). Vid försäljning med moms behöver kontot för försäljningspriset momskoden 25 % i kontoplanen.

Räkenskapsår

Hantera företagets räkenskapsår under Inställningar > Bokföring > Räkenskapsår.

• Se alla räkenskapsår med start- och slutdatum, längd i månader (märkt Förkortat, Förlängt eller Automatisk 12 mån) och status
• Klicka Välj för att göra ett år till aktivt räkenskapsår (samma som årsväljaren i sidhuvudet); det aktiva året är märkt Aktivt
• Låsa år för att förhindra ändringar på historiska år
• Skapa nya räkenskapsår med Nytt räkenskapsår
• Ta bort ett år som inte är låst med papperskorgen

Så sätts datumen när du skapar ett räkenskapsår:

Ett år som överlappar ett befintligt räkenskapsår kan inte skapas.

Årsbeteckningen är det år perioden börjar eller slutar, och nästa år får normalt nästa nummer. Undantaget är när ett förlängt år redan täcker hela nästa kalenderår: har räkenskapsår 2023 perioden 2023-07-01 – 2024-12-31 (18 månader) heter nästa år 2025 (2025-01-01 – 2025-12-31) och det finns inget räkenskapsår 2024. Det är helt i sin ordning — beteckningen är bara ett namn, och ingenting bokförs på något "tomt" år. Formuläret föreslår rätt beteckning automatiskt.

Förkortat första räkenskapsår: Startade företaget mitt i året? Det första räkenskapsåret skapas som kalenderår när du registrerar dig. Ändra startdatumet direkt i listan (t.ex. 2026-09-15 – 2026-12-31) och klicka på bocken för att spara.

Omläggning av räkenskapsår (förkortat eller förlängt år): Byter företaget till eller från brutet räkenskapsår blir omläggningsåret kortare eller längre än 12 månader. Klicka på Nytt räkenskapsår, kryssa i Förkortat eller förlängt räkenskapsår (omläggning) och ange slutdatumet. Exempel: från kalenderår till juli–juni skapar du 2027 som 2027-01-01 – 2027-06-30; nästa år blir sedan automatiskt 2027-07-01 – 2028-06-30. Tänk på att aktiebolag och andra företag ofta behöver Skatteverkets tillstånd för att lägga om räkenskapsåret.

Ett förkortat år måste kunna få en egen årsbeteckning (det år perioden börjar eller slutar). Går du från brutet år till kalenderår (t.ex. efter 2025-07-01 – 2026-06-30) finns ingen ledig beteckning för 2026-07-01 – 2026-12-31 — förläng i stället året till 2026-07-01 – 2027-12-31 (18 månader, beteckning 2026). Nästa år blir då 2028 (2028-01-01 – 2028-12-31).

Låsa, låsa upp och återöppna: Klicka på statusen Öppen för att låsa ett år och på Låst för att låsa upp det. Ett år med status Avslutat har gått igenom årsbokslutet och kan inte låsas upp. En användare med skrivbehörighet för Inställningar kan i stället klicka Återöppna på det senaste avslutade året: bokslutsverifikationen vänds då med en rättelsepost (den raderas inte), året blir öppet igen och bokslutet kan göras om. Avslutade år återöppnas i omvänd ordning, det senaste först. Bokslut måste också göras i årsordning — efter en omläggning bokslutas det brutna året (t.ex. 2024 = 2024-05-01 – 2025-04-30) före det förkortade året 2025.

Har ett räkenskapsår tagits bort och ska återskapas? Skapa det med exakt samma start- och slutdatum som tidigare. Verifikationer utanför årets period avvisas vid SIE-import. Behöver du korrigera datumen i efterhand går det bara på det första räkenskapsåret.

Momsredovisning och omvänd byggmoms

Under Inställningar > Bokföring > Momsredovisning väljer du Period: Varje månad, Varje kvartal, Årsvis eller Ej momspliktig, och klickar Spara inställning. Perioden styr vilka momsperioder som föreslås i momsrapporten.

Väljer du Ej momspliktig visar fakturor och offerter utan moms ingen momsberäkning: momsreg.nr (och etiketten bredvid, t.ex. "VAT" eller "Momsreg.nr"), momsbelopp, kolumnen Moms % och momsraderna i summablocket döljs, och "Netto exkl moms" visas som Summa. Själva dokumentmallen ändras inte. Byter du senare till en momsperiod visas momsuppgifterna igen på nya fakturor, utan att du behöver lägga tillbaka något i mallen. En faktura som ändå har moms visar alltid sin moms, och redan utfärdade fakturor behåller det utseende de fick när de skapades.

Där finns också Omvänd betalningsskyldighet för byggtjänster (byggmoms). Den är avstängd från början. Slå på den om företaget säljer byggtjänster till andra företag i byggsektorn och klicka Spara inställning. Då visas reglaget Omvänd betalningsskyldighet – byggtjänster när du skapar en faktura till en svensk företagskund, och kundkortet får förvalet Byggföretag. En sådan faktura skapas utan moms, bokförs på konto 3231 och redovisas i momsdeklarationens ruta 41.

Stänger du av inställningen igen försvinner reglaget från nya fakturor. Fakturor som redan har omvänd byggmoms behåller den, och kundernas sparade förval finns kvar om du slår på inställningen igen.

Bokföringsmetod och kundbetalningar

Under Inställningar > Bokföring > Bokföringsmetod väljer du Fakturametoden eller Kontantmetoden:

• Fakturametoden – intäkter och moms bokförs när fakturan skapas (konto 1510 Kundfordringar), och vid betalning flyttas beloppet från 1510 till bankkontot. Obligatorisk vid omsättning över 3 miljoner kronor.
• Kontantmetoden – ingen bokföring vid fakturering. Intäkter och moms bokförs först vid betalning. Tillåten vid omsättning upp till 3 miljoner kronor.

Metoden kan bara ändras inför ett nytt räkenskapsår, innan något har bokförts i det. Har räkenskapsåret som pågår i dag redan verifikationer är valet låst, och en ruta talar om vilket år som låser det.

Med kontantmetoden ska fakturor som är obetalda vid räkenskapsårets slut bokföras som kundfordran/leverantörsskuld per bokslutsdagen, med momsen i årets sista momsperiod. Det gör du på sidan Obetalda fakturor vid bokslut (i menyn på Bokföring > Verifikationer, och som länk i bokslutets steg 2 och i momsrapporten för årets sista period). När de fakturorna betalas nästa år bokförs betalningen mot 1510/2440 utan ny moms. Se Bokslut.

Där finns också Bokför kundbetalningar automatiskt. Den är påslagen från början. Då skapas en verifikation när du klickar Registrera betalning (eller Registrera återbetalning på en kreditfaktura).

Stäng av den om du hellre bokför betalningarna själv, t.ex. från kontoutdraget. Klicka sedan Spara bokföringsmetod. När du registrerar en betalning markeras fakturan då bara som betald, och betalningen får märket Bokförs manuellt på fakturasidan. Vill du ändå bokföra en enskild betalning kryssar du i Skapa verifikation för betalningen i betalningsrutan.

Obs: En betalning som inte bokförs syns inte i bokföringen förrän du bokför den själv. Med fakturametoden står fordran kvar på 1510 Kundfordringar, så kundreskontran och huvudboken skiljer sig åt tills dess. Med kontantmetoden saknas både intäkten och momsen, även i momsrapporten.

Inställningen gäller bara Registrera betalning på kundfakturor. Betalningar som matchas mot banktransaktioner och betalningar som registreras via AI-kopplingen (ChatGPT/Claude) bokförs alltid.

Verifikationsserier

Hantera verifikationsserier (t.ex. A för manuella, B för fakturor) under Inställningar > Bokföring > Verifikationsserier. Serierna visas per räkenskapsår med kolumnerna År, Kod, Namn, Beskrivning, Typ, Nästa nr, Standard, Aktiv och Ta bort.

• Typ styr vilka verifikationer som hamnar i serien: Ingen, Manuell, Kundfaktura, Betalning, Leverantör, Betalning till leverantör, Bank/Kassa, Lön, Moms, Kassa/POS (Zettle) eller Bokslut.
• Standard markerar vilken serie som är förvald för räkenskapsåret, och Aktiv stänger av en serie utan att ta bort den.
• Klicka Lägg till serie för en ny serie och kryssa i Ta bort för att ta bort en.
• Klicka Spara serier när du är klar.

Verifikationsserierna kopieras automatiskt till nya räkenskapsår.

Nästa nr kan inte sättas till ett nummer som redan används i serien för samma räkenskapsår. Under fältet visas det lägsta tillåtna numret (ett över senast bokförda verifikation), och försöker du spara ett lägre nummer får du ett felmeddelande som talar om vilket nummer som gäller.

Ingående balanser

Ingående balanser ligger inte under Inställningar utan under Bokföring: klicka Fler på sidan Verifikationer och välj Ingående balanser. Där sätter du ingående balanser för konton, till exempel vid byte från ett annat bokföringssystem.

---

Bankkonton

Hantera företagets bankkonton för bankimport och bokföring.

Krav: Behörigheten Inställningar (läs för att se, skriv för att ändra). Admin har alltid tillgång.

Gå till Inställningar > Bankkonton.

Skapa bankkonto

1. Klicka Nytt bankkonto.
2. Fyll i:

1. Klicka Spara bankkonto.

Med pennan ändrar du ett bankkonto (Spara ändring), med paus-/play-knappen inaktiverar eller aktiverar du det, och med papperskorgen tar du bort det.

Standardkonto

Kryssa i Standardkonto på ett bankkonto för att det ska väljas automatiskt vid bankimport och andra åtgärder. Bara ett konto kan vara standard åt gången.

---

Zettle by PayPal

Under Inställningar > Zettle kopplar du företagets Zettle-konto (kortterminal och kassa-app) så att kassaförsäljning, Zettles avgifter och utbetalningar bokförs automatiskt som dagsposter. Se guiden Zettle by PayPal för anslutning, kontoval, felsökning och hur dagsposterna granskas och bokförs.

Krav: Admin-roll.

---

Dokumentmallar

Under Inställningar > Dokumentmallar ändrar du utseendet på faktura, kreditfaktura, offert och lönebesked.

Krav: Behörigheten Inställningar (läs för att se, skriv för att ändra). Admin har alltid tillgång.

• Mina mallar är företagets egna mallar. Färdiga mallar är mallar som du kan förhandsgranska och kopiera med Kopiera till mina mallar (eller Kopiera denna mall för att använda den).
• Klicka Ny mall för en ny mall, ändra innehållet i redigeraren (text, rutor, linjer, bilder, fakturarader och summor) och klicka Spara mall. Ta bort tar bort den valda mallen.
• Välj vilken mall som används: Sätt som standard (faktura), Sätt kreditstandard (kreditfaktura), Sätt offertstandard och Sätt lönebeskedstandard. Knapparna kräver skrivbehörighet för Inställningar.
• Under Preview kan du välja en riktig faktura, offert eller lönekörning och slå på Visa riktig data för att se mallen med dina uppgifter.

Är företaget inte momspliktigt (Ej momspliktig under Bokföring > Momsredovisning) visas en ruta som förklarar att momsuppgifterna döljs på fakturor och offerter utan moms, utan att mallen ändras. Se Fakturering för vilka företagsuppgifter som skrivs ut.

---

E-faktura

Under Inställningar > E-faktura aktiverar du e-faktura via Peppol med reglaget Aktivera e-faktura via Peppol och klickar Spara ändringar. Aktiveringen kräver ett aktivt abonnemang som har betalats minst en gång, och att du accepterar prisvillkoren för e-faktura. Se E-faktura.

Krav: Admin-roll.

---

Underlag (AI-tolkning av kvitton och fakturor)

Under Inställningar > Underlag (sidan Underlagsinställningar) slår du på eller av AI-tolkningen (OCR) av uppladdade underlag för företaget. Inställningen gäller alla användare i företaget.

Krav: Behörigheten Inställningar – läs för att se inställningen och skriv för att ändra den. Admin har alltid tillgång.

Nya företag har AI-tolkningen avstängd från början (gäller företag som skapats från och med 2 november 2026, även extraföretag). Företag som fanns före dess har den påslagen tills någon stänger av den.

Slå på eller av AI-tolkningen

1. Gå till Inställningar och klicka Konfigurera på kortet Underlag. Kortet visar AI-tolkning på eller AI-tolkning av.
2. Slå på eller av reglaget Läs av kvitton och fakturor automatiskt med AI under AI-tolkning av underlag (OCR).
3. Klicka Spara ändringar.

Vad påverkas?

När AI-tolkningen är på analyseras uppladdade underlag automatiskt. Belopp, moms, datum och förslag på kontering fylls i åt dig på Ny verifikation, Ny leverantörsfaktura och underlagssidan. På Ny verifikation finns också knappen Fakturaanalys AI för att analysera ett valt underlag, och på underlagssidan visas en märkning på underlag som är AI-analyserade eller där analysen pågår.

När AI-tolkningen är av skickas inga underlag till någon AI-tjänst. Uppladdning, koppling till verifikationer och arkivering fungerar precis som vanligt, men knappar, tolkningsförslag och statusmärkningar för AI-tolkning döljs, och redan tolkade underlag visar inga förslag. Du fyller i belopp, moms, datum och kontering själv. Även AI-kopplingen (ChatGPT/Claude) får inga tolkningsresultat när funktionen är av.

Obs: Inställningen gäller bara AI-tolkningen av kvitton och leverantörsfakturor. Den har ingenting med OCR-nummer (betalningsreferens) på dina kundfakturor att göra – de skapas som vanligt.

---

Lager

Under Inställningar > Lager (sidan Lagerinställningar) slår du på eller av lagerhanteringen med reglaget Aktivera lagerhantering och klickar Spara ändringar. Funktionen är av från början. Kortet på Inställningar visar Lager på eller Lager av.

Krav: Behörigheten Inställningar – skrivbehörighet för att ändra. Admin har alltid tillgång. För att sedan arbeta i lagret behövs behörigheten Lager.

När lagerhanteringen är på följer du lagersaldot i antal för de varor du markerar som lagerförda under Produkter. Saldot minskar när en faktura skickas och kan återföras vid kreditering. Inleveranser, justeringar, svinn och inventering registrerar du under Lager i menyn. Lagrets värde anger du själv i bokslutet – lagret skapar inga verifikationer.

När lagerhanteringen är av syns inget av lagret i menyn, på produkterna, i fakturaformuläret eller i bokslutet, och fakturor drar inget från lagret. Saldon och historik finns kvar tills du aktiverar funktionen igen.

Obs: Fakturor som skickas medan lagerhanteringen är av dras inte från lagret i efterhand. Slår du på den igen – gör en inventering.

---

Anläggningstillgångar

Under Inställningar > Anläggningstillgångar slår du på eller av anläggningsregistret med reglaget Aktivera anläggningsregistret och klickar Spara ändringar. Funktionen är av från början. Kortet på Inställningar visar Register på eller Register av.

Krav: Behörigheten Inställningar – skrivbehörighet för att ändra. Admin har alltid tillgång. För att sedan arbeta i registret behövs behörigheten Anläggningstillgångar, och för att sälja eller utrangera även skrivbehörighet för Bokföring.

När registret är på visas Anläggningstillgångar i menyn direkt efter Bokföring. Där registrerar du inventarier, datorer, bilar och maskiner från inköpen på konto 1000–1299, säljer eller utrangerar dem med en färdig verifikation och tar fram inventarieförteckning per datum med avstämning mot huvudboken. Avskrivningarna bokförs fortfarande en gång per år i bokslutets steg 4. Se Anläggningstillgångar.

När registret är av syns det inte i menyn, men tillgångarna finns kvar och hanteras i bokslutets steg 4 som tidigare.

Standardkontona för försäljningspris (3973) och restvärde (7973) väljer du under Inställningar > Bokföring > Standardkonton (se ovan).

---

Semester

Under Inställningar > Semester (sidan Semesterinställningar) ställer du in semesterår, semesterdagar och beräkning, bokföringskonton för semesterlöneskuld och sparade dagar, och klickar Spara inställningar. Se Semester.

Krav: Admin-roll och behörigheten Lön (skrivbehörighet för att spara).

---

AI-koppling

Under Inställningar > AI-koppling ansluter du en AI-tjänst (t.ex. ChatGPT, Claude eller Grok) till B2B.nu, ser vilka tjänster som är anslutna och kopplar bort dem. Där finns också Skrivpolicy för AI, som styr om och vad AI:n får skapa och bokföra; den kan bara ändras av en administratör. Se AI-koppling.

---

Bokföringsmallar

Skapa mallar med flera konteringsrader för vanliga verifikationer (t.ex. löner, hyra, momsredovisning) för att snabba upp bokföringen.

Krav: Behörigheten Inställningar (läs för att se, skriv för att ändra). Admin har alltid tillgång.

Gå till Inställningar > Bokföringsmallar.

Skapa mall

1. Klicka Ny mall.
2. Ange Mallnamn (obligatoriskt), valfri Beskrivning och Standardbeskrivning för verifikation (texten förifyller verifikationens beskrivning när mallen används).
3. Lägg till Konteringsrader med Konto, Debet, Kredit och Radbeskrivning. Klicka Lägg till rad för fler rader.
4. Klicka Skapa mall.

I listan kan du redigera en mall (Spara ändringar), inaktivera eller aktivera den, och ta bort den.

När du skapar en ny verifikation väljer du mallen i fältet Mall för att fylla i raderna automatiskt. Du kan också spara raderna i en verifikation som en ny mall med Spara som mall.

Mallar för banktransaktioner

Under Bank kan du bokföra en banktransaktion direkt med en mall. Välj mallen i Bokför med mall... på transaktionens rad och klicka den gröna bocken. Du kan också bokföra flera markerade transaktioner med samma mall. Mallens belopp räknas om till transaktionens belopp, så beloppen i mallen behöver bara visa fördelningen:

• Med moms: ange belopp, till exempel 5020 El debet 80, 2641 Ingående moms debet 20 och 1930 kredit 100. En banktransaktion på 592 kr blir då 473,60 kr kostnad och 118,40 kr moms.
• Bara ett motkonto, till exempel 5010 Lokalhyra mot 1930: belopp behövs inte. Motkontot får hela transaktionens belopp.
• Riktning: en mall med bankkontot i kredit passar utbetalningar och en med bankkontot i debet passar inbetalningar. Väljer du fel mall bokförs ingenting och meddelandet säger att mallen inte balanserar.

En mall utan belopp med flera motkonton kan inte bokföras direkt från banken eftersom fördelningen inte går att räkna ut. Se Bank för hela arbetsgången.

---

Resultatenheter (kostnadsställen)

Fördela intäkter och kostnader på olika delar av verksamheten.

Krav: Behörigheten Inställningar (läs för att se, skriv för att ändra). Admin har alltid tillgång.

Gå till Inställningar > Resultatenheter.

Skapa resultatenhet

1. Klicka Ny resultatenhet.
2. Fyll i:

1. Klicka Spara.

Med pennan ändrar du en resultatenhet, och med paus-/play-knappen inaktiverar eller aktiverar du den.

Resultatenheter kan sedan väljas på verifikationsrader, utgifter och i rapporter.

---

Min profil

Ändra dina personliga inställningar.

Krav: Alla inloggade användare – även utan behörigheten Inställningar, och även när abonnemanget är låst.

Klicka på personikonen uppe till höger och välj Min profil.

Profilinformation

• Namn -- ditt visningsnamn
• E-postadress -- vid ändring skickas ett verifieringsmail. Tills du har bekräftat visas den nya adressen som väntande.

Klicka Spara ändringar.

Byt lösenord

1. Ange Nuvarande lösenord.
2. Ange Nytt lösenord (minst 8 tecken).
3. Ange det igen i Bekräfta nytt lösenord.
4. Klicka Byt lösenord.

BankID-inloggning och tvåfaktorsautentisering

På samma sida aktiverar du BankID-inloggning (knappen Aktivera BankID, kräver ditt nuvarande lösenord) och Tvåfaktorsautentisering (2FA) (knappen Aktivera 2FA). Se BankID och Tvåfaktorsautentisering.

Rutan Kontoinformation visar din roll i det aktiva företaget, status, när kontot skapades och senaste inloggning.

---

Mina företag (Multi-företag)

Om du är administratör kan du skapa och hantera flera företag (extraföretag).

Krav: Admin-roll.

Gå till Inställningar > Mina företag. Varje företag du äger visas som ett kort märkt Huvudföretag eller Extraföretag, med datum när det skapades, abonnemangsstatus och Provperiod t.o.m. eller Betalt t.o.m.. Klicka Byt till för att byta till företaget; det aktiva företaget är märkt Aktivt.

Skapa nytt företag

Ett extraföretag kostar en årsavgift, och företaget skapas först när det är betalt.

1. Klicka Skapa nytt företag.
2. Ange Företagsnamn och Organisationsnummer (organisationsnummer eller personnummer, 10 eller 12 siffror). Fyll valfritt i Gatuadress, Postnummer, Ort, Kontaktperson, Telefonnummer och E-postadress.
3. Välj Fakturamottagare: Det nya extraföretaget eller Nuvarande företag.
4. Klicka Skapa företag. Du kommer till sidan Betala för extraföretag, där du väljer betalningsmetod.

Obetalda beställningar visas under Inväntar betalning med knapparna Betala nu och Ta bort. Se Abonnemang för betalning, fakturamottagare och rabatt.

När betalningen är klar skapas företaget med bland annat standardkontoplan (BAS), första räkenskapsåret, standardroller och verifikationsserier, och du blir administratör i det.

Ta bort företag

1. Klicka Ta bort på företagets kort.
2. Läs igenom varningen och klicka Ja, ta bort ….

Du kan inte ta bort ditt huvudföretag.

Ett borttaget företag inaktiveras direkt: ingen kommer åt det längre, och en eventuell e-fakturamottagning avregistreras. Bokföring, fakturor och filer raderas inte direkt. Kontakta supporten om du vill att uppgifterna raderas permanent. Exportera bokföringen och viktiga underlag innan du tar bort företaget – räkenskapsinformation ska sparas i sju år. Hänvisningar till underlag på annan plats följer inte med i SIE-filen, så skriv också ut Rapporter → Verifikationslista för varje räkenskapsår. Ett betalt abonnemang för företaget återbetalas inte.

Byta företag

Klicka Byt till under Mina företag, eller använd företagsväljaren i sidhuvudet för att snabbt byta mellan dina företag.

---

Inbjudningar och gäståtkomst

Om andra användare bjuder in dig till sina företag ser du det under Inbjudningar.

Klicka på personikonen uppe till höger och välj Inbjudningar (sidan Företag och inbjudningar). Väntande inbjudningar visas också med en siffra vid klockikonen.

• Väntande inbjudningar -- Klicka Acceptera eller Avböj.
• Mina företagskopplingar -- Se alla andra företag du har tillgång till, med din roll och sedan när.
• Lämna -- Tar bort din åtkomst till företaget efter en bekräftelse.

Äger du företaget kan du bara lämna det om det finns en annan administratör; företaget och all data finns då kvar. Finns ingen annan administratör är knappen Lämna avstängd – skapa en först under Inställningar > Användare.

---

Affärssteg (Pipeline)

Hantera stegen för affärerna i kundregistret – de affärer som visas på kundkortet och på sidan Affärer (rubriken Pipeline), som du hittar via sökningen.

Obs: Stegen i CRM-pipelinen ändras inte här utan under CRM → Inställningar (Pipeline-steg). Det är CRM-pipelinen som visas i Översiktens Pipelinevärde och Försäljningstratt.

Krav: Behörigheten Inställningar (läs för att se, skriv för att ändra). Admin har alltid tillgång.

Gå till Inställningar > Affärssteg. Här kan du:

• Se alla steg med namn, färg, typ och sannolikhet (%), och dra dem i rätt ordning
• Skapa nya steg med Lägg till steg
• Redigera eller ta bort befintliga steg
• Välja typ för varje steg: Öppet, Vunnen eller Förlorad. Minst ett steg av typen Vunnen och ett av typen Förlorad måste finnas kvar.
• Ett steg som har affärer kan inte tas bort. Flytta affärerna till ett annat steg först; dina övriga ändringar sparas ändå.

Klicka Spara ändringar när du är klar.

---

Medlemsinställningar

Slå på eller av LOK-funktionerna i medlemsmodulen.

Krav: Behörigheterna Inställningar och Medlemmar.

Gå till Inställningar > Medlemmar. Här finns en enda inställning:

• Visa LOK-funktioner (statsbidrag via Riksidrottsförbundet) — av som standard. Slå på om föreningen är ansluten till Riksidrottsförbundet och söker LOK-statsbidrag. Då visas LOK-etiketter på medlemsformuläret, varningar om saknade bidragsfält och bidragskontroller i rapporten Bidragsunderlag. Övriga föreningar (kultur-, bostadsrätts-, fack-, branschföreningar) lämnar inställningen av. Befintlig data raderas inte — funktionen kan slås på/av när som helst. Klicka Spara ändringar efter att du har ändrat reglaget.

---

Vanliga frågor

Kan jag ändra organisationsnumret? Ja, under Inställningar > Företag (fältet Org.nummer). Observera att detta påverkar alla rapporter.

Varför fylls inga belopp i automatiskt när jag laddar upp ett kvitto? AI-tolkningen är troligen avstängd – nya företag har den avstängd från början. En användare med skrivbehörighet för Inställningar slår på den under Inställningar > Underlag (reglaget Läs av kvitton och fakturor automatiskt med AI) och klickar Spara ändringar.

Var ändrar jag stegen i CRM-pipelinen? Under CRM → Inställningar (Pipeline-steg). Inställningar > Affärssteg gäller affärerna i kundregistret.

Vad händer om jag tar bort en användare? Med Inaktivera stängs användaren av men raderas inte, och all bokförings- och aktivitetshistorik bevaras. Med Ta bort permanent tas namn, e-postadress, inloggning och åtkomst bort, medan poster som användaren har skapat (t.ex. verifikationer och fakturor) finns kvar.

Kan jag importera en kontoplan? Vid skapande av ett nytt företag skapas en standardkontoplan automatiskt. Ytterligare konton läggs till manuellt.

Hur byter jag räkenskapsår? Använd årsväljaren i sidhuvudet. Du kan också gå till Inställningar > Bokföring > Räkenskapsår och klicka Välj på det år du vill arbeta i.

Kan en extern användare bli administratör? Nej, gäståtkomst tillåter inte admin-roll. Du väljer den externa användarens roll och behörigheter per modul när du bjuder in, och kan ändra dem senare med pennan i listan Externa användare.

Min revisor har inget konto på B2B.nu – hur ger jag hen åtkomst? Gå till Inställningar > Användare, klicka Bjud in via e-post och ange revisorns e-postadress, roll och behörigheter. Revisorn får ett mejl med en länk, väljer namn och lösenord och kommer sedan direkt in i ditt företag. Kommer mejlet inte fram, kontrollera skräpposten eller klicka Skicka igen under Väntande inbjudningar via e-post.

Hur ger jag min revisor tillgång till Inställningar? Gå till Inställningar > Användare, klicka på pennan bredvid revisorn under Externa användare och välj Skriv (eller Läs) för modulen Inställningar. Spara. Revisorn ser då Inställningar i menyn.

Vad händer med mina data om jag tar bort ett företag? Företaget inaktiveras och blir otillgängligt för alla, men uppgifterna raderas inte direkt. Kontakta supporten om du vill att de raderas permanent.

---

Bilder och skärmdumpar

Fler vyer i modulen: