Skapa en leverantörsfaktura

En leverantörsfaktura är en faktura du fått från en annan part — t.ex. ett kvitto, en hyresfaktura eller en konsultfaktura. I B2B.nu kan du registrera den manuellt, låta AI fylla i den från ett uppladdat underlag (om AI-tolkning är påslagen), eller skapa den direkt från e-fakturainkorgen (Peppol). Den här guiden tar dig genom hela flödet från registrering till betalning.

Öppna leverantörsfakturalistan

Klicka på Leverantörsfakturor i sidomenyn. Här ser du alla leverantörsfakturor för det valda räkenskapsåret, med nyckeltalen Väntar, Godkända, Förfallna och Att betala överst.

Listan visar datum, leverantör, leverantörsfakturanummer, beskrivning, förfallodag, status och belopp. Du kan filtrera på status, leverantör och datum eller söka på fakturanummer och beskrivning.

Välj registreringsmetod

Klicka på Ny leverantörsfaktura uppe till höger för att registrera en ny leverantörsfaktura.

Du har tre vägar in:

• Manuell registrering — du fyller i alla fält själv. Snabbast om det är ett enkelt kvitto.
• AI-tolkning av underlaget — koppla en PDF eller bild, så fylls datum, belopp, moms, beskrivning och ett förslag på kostnadskonto i automatiskt. Du behöver bara kontrollera och justera. Funktionen är avstängd från början för nya företag och slås på under Inställningar > Underlag (reglaget Läs av kvitton och fakturor automatiskt med AI, sedan Spara ändringar). När den är avstängd fylls ingenting i automatiskt.
• E-fakturainkorgen — om du tagit emot fakturan via Peppol behöver du inte registrera den manuellt. Se nästa steg.

Hämta från e-fakturainkorgen (om aktuellt)

Om er motpart skickar e-faktura via Peppol hamnar fakturan i E-fakturainkorg (knappen finns överst på leverantörsfakturalistan) — då behöver du inte registrera den manuellt.

Öppna fakturan i inkorgen och klicka Skapa leverantörsfaktura. Formuläret Ny leverantörsfaktura från e-faktura öppnas med e-fakturans uppgifter ifyllda (leverantör, fakturanummer, datum, belopp, moms och rader). Finns avsändaren inte som leverantör läggs den till automatiskt när du sparar. Kontrollera och klicka Bokför leverantörsfaktura.

Fyll i grunduppgifterna

Vid manuell registrering eller efter AI-tolkningen fyller du i (eller granskar):

• Leverantör — sök på namn. Lämna tomt för utgifter utan leverantör.
• Leverantörsfakturanummer — leverantörens eget nummer.
• Leverantörsfakturadatum och Förfallodatum — förfallodatumet räknas fram från leverantörens betalningsvillkor.
• Valuta och Växelkurs — för fakturor i annan valuta än SEK hämtas kursen från Riksbanken.
• Momstyp — Svensk moms på fakturan eller omvänd skattskyldighet för inköp från utlandet och byggtjänster. Förvalt efter leverantören.
• Beskrivning — vad fakturan avser.

Lägg till fakturarader och konteringar

Varje rad under Specifikation konteras mot ett kostnadskonto. Har leverantören ett standardkonto fylls det i på rad 1.

• Kostnadskonto — sök på kontonummer eller namn. Skriver du bara siffror visas konton som börjar på dem (62 ger 62xx).
• Beskrivning — vad raden gäller (t.ex. "Kontorshyra mars 2026").
• Belopp (exklusive moms) och Moms (0 %, 6 %, 12 %, 25 %). Momsbelopp och Totalt räknas ut automatiskt.
• Resultatenhet (frivilligt) — visas om du har resultatenheter.

Klicka Lägg till rad för fler rader. Med kryssrutan Spara kontot på rad 1 som standardkonto för denna leverantör får nästa faktura från leverantören samma konto automatiskt.

Koppla underlag

Klicka Koppla underlag bredvid Beskrivning. I panelen Underlag kan du välja ett befintligt underlag, dra och släppa en fil, klicka för att välja en fil eller klistra in en skärmbild med Ctrl + V. Klicka Bekräfta val. Underlaget visas sedan i en förhandsgranskning bredvid formuläret.

Är AI-tolkningen påslagen och formuläret tomt fylls uppgifterna i från underlaget när du kopplar ett underlag. Har underlaget inte tolkats än visas frågan Vill du fylla i uppgifterna automatiskt från underlaget? — klicka Fakturaanalys AI. Leverantörsfakturanummer, valuta och momstyp fyller du alltid i själv.

Underlaget krävs enligt bokföringslagen för att verifikationen ska vara fullständig.

Granska och bokför

Klicka Bokför leverantörsfaktura. Med fakturametoden får fakturan status Godkänd direkt och en verifikation skapas i bokföringen: kostnadskontona och ingående moms i debet mot konto 2440 — Leverantörsskulder i kredit. Med kontantmetoden skapas ingen verifikation förrän fakturan är betald.

På detaljsidan ser du nu hela fakturan, underlaget, konteringen och länken till verifikationen.

Godkänna en väntande faktura

Fakturor som du registrerar i formuläret godkänns direkt. En faktura med status Väntar på godkännande (t.ex. skapad från en annan kanal) godkänner du med knappen Godkänn på fakturan. Då skapas verifikationen.

Registrera betalningen

När fakturan är betald — öppna leverantörsfakturan och klicka Registrera betalning.

• Belopp att betala — förifyllt med det som återstår. Ett lägre belopp ger en delbetalning.
• Betalt i SEK — bara för faktura i annan valuta: beloppet som drogs från bankkontot.
• Betalningsdatum — datumet betalningen lämnade banken.
• Betald från konto — t.ex. 1930 (förvalt).
• Referens (valfritt).

En ny verifikation skapas automatiskt som minskar skulden på konto 2440 mot bankkontot. Status uppdateras till Betald (eller Delvis betald).

Bankmatchning som alternativ

Om du i stället importerar bankhändelser via Bank → Importera fler kan du matcha utbetalningen mot leverantörsfakturan: sök fram fakturan i fältet Sök lev.faktura... bredvid transaktionen och klicka Matcha och bokför. Betalningen registreras och bokförs då automatiskt — du behöver inte registrera den på fakturan. Se Bank och Momsrapport och bankavstämning.

Vanliga frågor

Vad händer om AI-tolkningen läser fel? Du kan ändra alla fält innan du bokför. Kontrollera alltid datum, belopp, moms och konto.

Varför fylls ingenting i från underlaget? AI-tolkningen är avstängd från början för nya företag. Slå på den under Inställningar > Underlag (kräver behörigheten Inställningar med skrivrätt). Förifyllningen görs bara när exakt ett underlag är kopplat och formuläret är tomt.

Kan jag splittra en faktura på flera konteringar? Ja — lägg till flera fakturarader och kontera dem mot olika konton.

Hur hanterar jag kreditfakturor från leverantör? Registrera kreditfakturan som en ny leverantörsfaktura med minustecken på radernas belopp (t.ex. -200). Bokföringen blir spegelvänd jämfört med en vanlig faktura. Pengarna tillbaka registrerar du med Registrera återbetalning, eller så kvittar du krediten mot en annan faktura från samma leverantör med Kvitta mot faktura. Se Utgifter, avsnittet Kreditfaktura från leverantör.

Vad gör jag om jag dubbelregistrerat en faktura? Öppna den felaktiga fakturan och klicka Avslå. Är den bokförd skapas en rättelsepost som reverserar verifikationen. En bokförd verifikation kan inte raderas.