Arkiv
Innehåll
Organisera avtal, policyer och viktiga dokument i B2B.nu:s arkiv.
Översikt
Arkivmodulen ger dig en strukturerad plats att samla och kategorisera viktiga företagsdokument som avtal, policyer, certifikat och licenser. Du kan koppla uppladdade underlag till arkivposter för att alltid ha rätt fil till hands.
Krav: Du behöver behörigheten Arkiv för att komma åt denna modul.
Komma igång
- Gå till Arkiv i menyn.
- Du ser en lista över alla arkivposter med titel, kategori, datum och antal kopplade dokument.
Skapa ny arkivpost
- Klicka på Ny arkivpost.
- Fyll i uppgifterna:
| Fält | Obligatoriskt | Beskrivning |
|---|---|---|
| Titel | Ja | Beskriv vad posten galler (max 255 tecken) |
| Kategori | Ja | Välj en av: Avtal, Policy, Certifikat, Licens eller Övrigt |
| Datum | Nej | Relevant datum, t.ex. avtalets startdatum |
| Anteckningar | Nej | Fritext för ytterligare information |
- Koppla dokument (valfritt) -- Välj befintliga underlag från dokumentmodulen att koppla till denna post.
- Klicka Spara.
Visa arkivpost
På detaljsidan för en arkivpost ser du:
- Titel, kategori och datum
- Anteckningar
- Kopplade dokument -- lista med filnamn, typ, storlek och möjlighet att ladda ner
- Skapad av -- vilken användare som skapade posten
Harifran kan du ocksa koppla fler dokument eller ta bort kopplingar.
Redigera arkivpost
- Öppna arkivposten.
- Klicka Redigera.
- Andra titel, kategori, datum eller anteckningar.
- Klicka Spara.
Koppla dokument till arkivpost
Vid skapande
När du skapar en ny arkivpost kan du direkt välja dokument att koppla från listan.
I efterhand
- Öppna arkivposten.
- I sektionen Koppla dokument väljer du ett underlag från listan.
- Klicka Koppla.
Ett dokument kan vara kopplat till bade arkivposter och bokföringsverifikationer samtidigt.
Ta bort dokumentkoppling
- Öppna arkivposten.
- Klicka på Ta bort koppling bredvid det dokument du vill avkoppla.
Dokumentet (underlaget) raderas inte -- bara kopplingen till arkivposten.
Ta bort arkivpost
- Öppna arkivposten.
- Klicka Ta bort.
- Bekräfta.
Observera: Dokumentkopplingar tas bort automatiskt, men själva dokumenten (underlagen) bevaras.
Sök och filtrera
- Sokfältet söker i titel och anteckningar.
- Kategorifilter: Välj en specifik kategori (Avtal, Policy, Certifikat, Licens, Övrigt).
- Sortering: Klicka på kolumnrubrikerna för att sortera på titel, kategori, datum, skapad-datum eller antal dokument.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan Arkiv och Dokument? Dokument (Underlag) är enskilda filer som kopplas till bokföringsverifikationer. Arkiv är en organiserad samling av poster (t.ex. avtal) som kan ha ett eller flera dokument kopplade.
Vilka kategorier finns? Fem fasta kategorier: Avtal, Policy, Certifikat, Licens och Övrigt.
Kan jag koppla samma dokument till flera arkivposter? Ja, ett dokument kan kopplas till bade arkivposter och bokföringsverifikationer utan begransning.
Raderas dokumenten om jag tar bort en arkivpost? Nej, bara kopplingen tas bort. Dokumenten (underlagen) finns kvar i dokumentmodulen.