Importera öppna poster (obetalda fakturor från tidigare system)
Senast uppdaterad 5 november 2026
Innehåll
Översikt
När du byter till B2B.nu från ett annat bokföringsprogram (Fortnox, Visma, Bokio, Björn Lundén m.fl.) flyttar du bokföringen med SIE-import. SIE-filen innehåller saldot på kundfordringar (1510) och leverantörsskulder (2440), men inte de enskilda fakturorna som är obetalda.
Med Importera öppna poster lägger du upp de obetalda kund- och leverantörsfakturorna i B2B.nu. Då kan du:
- registrera betalningar och matcha dem mot banken,
- skicka påminnelser på obetalda kundfakturor,
- se fakturorna i kundreskontran och leverantörsreskontran.
Fakturorna bokförs inte när de importeras. Saldot finns redan i den ingående balansen från SIE-importen. När en importerad faktura betalas bokförs bara betalningen: bank mot kundfordringar (1510) eller leverantörsskulder (2440).
Du hittar funktionen under Bokföring > Verifikationer > Fler > Importera öppna poster, via länken på SIE-importens resultatsida, eller genom att söka på "öppna poster".
Behörigheter: Du behöver skrivbehörighet för Bokföring, och dessutom skrivbehörighet för Fakturor (kundfakturor) eller Leverantörsfakturor (leverantörsfakturor).
Steg för steg
- Importera bokföringen med SIE-import först, så att kundfordringar och leverantörsskulder finns i den ingående balansen.
- Ta ut en lista över obetalda fakturor ur det gamla programmet per brytdatumet – oftast sista dagen innan du började bokföra i B2B.nu. Rapporten heter ofta Kundreskontra, Leverantörsreskontra eller Öppna poster. Spara den som CSV, eller markera listan i Excel och kopiera den.
- Gå till Importera öppna poster och välj om du importerar kundfakturor eller leverantörsfakturor.
- Ange brytdatum och vilket system listan kommer från.
- Ladda upp CSV-filen, eller klistra in listan från Excel (inklusive rubrikraden). Max 2 MB och 5 000 fakturor.
- Klicka på Förhandsgranska. Ingenting sparas ännu.
- Kontrollera förhandsgranskningen (se nedan) och klicka på Importera.
Importera kundfakturor och leverantörsfakturor var för sig – en lista per typ.
Vilka kolumner behövs?
Första raden ska vara kolumnrubriker och därefter en faktura per rad. B2B.nu känner igen de vanliga rubrikerna från Fortnox, Visma, Bokio m.fl. Du kan också ladda ner en mall från sidan.
Obligatoriska kolumner:
- Fakturanummer (för leverantörsfakturor: leverantörens fakturanummer, inte det gamla systemets löpnummer)
- Kundnummer eller kundnamn (leverantörsnummer eller leverantörsnamn)
- Fakturadatum
- Förfallodatum
- Fakturabelopp inkl. moms
Valfria kolumner:
- Kvar att betala (saldo/restbelopp). Saknas kolumnen räknas hela beloppet som obetalt. En faktura med 0 kvar hoppas över.
- Organisationsnummer
- Valuta och Valutakurs – för fakturor i annan valuta än SEK måste du ange kursen som fordran/skulden är bokförd till i det gamla systemet (SEK per 1 enhet).
- Moms 25 %, Moms 12 %, Moms 6 % – momsbeloppen per momssats.
- OCR-nummer (för leverantörsfakturor: OCR/betalningsreferens)
- Er referens (kundfakturor) eller Beskrivning (leverantörsfakturor)
- Kostnadskonto och Bankgiro (bara leverantörsfakturor)
Belopp får skrivas med svenskt format (1 234,50) och datum som 2025-12-31, 2025/12/31 eller 31.12.2025.
Stämmer inte kolumnerna kan du välja rätt kolumn för varje fält i förhandsgranskningen och klicka på Uppdatera förhandsgranskningen.
Förhandsgranskningen
Förhandsgranskningen visar:
- Hur många fakturor som importeras, hur många som har fel och hur många som redan är betalda och hoppas över.
- Hur många nya kunder eller leverantörer som skapas.
- Avstämning mot huvudboken: summan kvar att betala i listan jämförs med saldot på kundfordringar (1510–1518, utom 1513) eller leverantörsskulder (2440–2449) per brytdatumet. Konto 1519 Osäkra kundfordringar räknas inte in.
- Varje faktura med status och eventuella fel eller varningar. Rader med fel visas först.
Om summan inte stämmer med huvudboken
Du kan importera ändå, men måste då bekräfta det med en kryssruta. Vanliga orsaker till en differens:
- fakturor med fel i listan (de importeras inte),
- fakturor daterade efter brytdatumet,
- öppna kreditfakturor eller förskott (importeras inte – registrera dem för hand),
- att den ingående balansen på 1510/2440 inte stämmer med det gamla programmets reskontra.
Hur kunder och leverantörer matchas
Varje rad matchas mot befintliga kunder eller leverantörer i den här ordningen:
- Kundnummer/leverantörsnummer
- Organisationsnummer
- Exakt namn
Finns ingen träff skapas en ny kund eller leverantör med namn, nummer och organisationsnummer från listan. Saknas nummer får den nästa lediga nummer. Heter flera kunder exakt samma sak får raden ett fel – lägg då till kundnummer eller organisationsnummer i listan.
Moms på de importerade fakturorna
- Med momskolumner delas fakturan upp per momssats och får företagets standardkonton för försäljning (Inställningar > Bokföring > Standardkonton). Fakturan kan då krediteras som vanligt.
- Utan momskolumner importeras fakturan som ett belopp utan momsfördelning. Betalningar, påminnelser och bankmatchning fungerar, men fakturan kan inte krediteras i B2B.nu. Behöver du kreditera den bokför du krediteringen med en manuell verifikation.
Importerade fakturor räknas inte i momsrapporten när du använder fakturametoden – momsen redovisades i det gamla systemet.
Kontantmetoden
Använder företaget kontantmetoden bokförs intäkt/kostnad och moms när fakturan betalas. Då gäller:
- Listan måste ha momsbelopp per momssats.
- Importen fungerar bara om kundfordringar resp. leverantörsskulder saknar saldo per brytdatumet (det vanliga vid kontantmetoden). Har det gamla systemet bokfört fakturorna på 1510/2440 skulle momsen bokföras en gång till vid betalningen, och importen stoppas. Kontakta supporten i det fallet.
- Leverantörsfakturor utan kostnadskonto (varken i listan eller som standardkonto på leverantören) får konto 6990, och kostnaden bokförs där vid betalningen.
- Delbetalda leverantörsfakturor importeras inte, eftersom hela fakturan bokförs när den blir fullt betald. Registrera dem för hand med det obetalda beloppet. Delbetalda kundfakturor går bra – varje betalning bokför sin andel av intäkt och moms.
Fakturanummer
Importerade kundfakturor behåller sitt fakturanummer från det gamla systemet. Ett nummer som redan finns i B2B.nu ger ett fel på raden. Ligger importerade nummer i B2B.nu:s egen nummerserie (samma prefix, t.ex. F0042) flyttas nästa fakturanummer förbi dem, och förhandsgranskningen visar vilket nummer nästa faktura får.
Efter importen
- Fakturorna har statusen Obetald eller Delbetald och syns i kund- och leverantörsreskontran.
- På fakturan står att den är en importerad öppen post utan egen verifikation.
- Importerade kundfakturor kan inte skrivas ut, visas som PDF eller skickas från B2B.nu – originalet finns i det gamla systemet. Påminnelser fungerar, men skickas utan PDF av fakturan.
- Importerade leverantörsfakturor kan inte redigeras eller tas bort en och en. Är något fel, ångra importen och importera igen.
- Öppna kreditfakturor och överbetalningar importeras inte. Registrera dem för hand.
- ROT/RUT-fakturor importeras som vanliga fakturor. Begäran om utbetalning från Skatteverket sköts i det gamla systemet.
Ångra en import
Under Tidigare importer på sidan Importera öppna poster ser du alla importer. Öppna en import för att se fakturorna och klicka på Ångra import.
Ångra tar bort alla fakturor i importen. Kunder och leverantörer som skapades finns kvar. Ingenting i bokföringen påverkas.
En import kan bara ångras så länge ingen av fakturorna har fått en betalning, kreditering, kvittning eller påminnelse. Samma lista kan inte importeras två gånger – ångra den tidigare importen först.
Vanliga frågor
Bokförs något när jag importerar? Nej. Saldot på 1510/2440 kommer från SIE-importens ingående balans. Bara betalningar bokförs, mot 1510/2440.
Vad ska jag välja som brytdatum? Datumet listan gäller per – oftast dagen innan ditt första räkenskapsår i B2B.nu börjar, t.ex. 2025-12-31 om du börjar bokföra i B2B.nu 2026-01-01. Byter du mitt i ett år är det dagen till och med vilken du har importerat verifikationerna.
Varför stämmer inte summan med huvudboken? Se avsnittet Om summan inte stämmer med huvudboken ovan.
Kan jag importera fakturor i euro? Ja, om listan har valuta och den kurs som fakturan är bokförd till i det gamla systemet. Vid betalningen bokförs kursdifferensen som vanligt.